Processo Organizacional: O que é, Tipos, Importância, Exemplos

O processo organizacional é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Ele define como as atividades são realizadas, como os recursos são utilizados e como os objetivos são alcançados. Mas muitas vezes, esses processos são vistos como uma burocracia desnecessária, que só serve para criar mais trabalho e atrasar as coisas.

No entanto, a verdade é que os processos organizacionais podem ser uma grande oportunidade para as empresas ganharem vantagem competitiva e se destacarem no mercado. Quando bem desenhados e implementados, eles podem ajudar a reduzir custos, aumentar a eficiência, melhorar a qualidade dos produtos e serviços, e ainda garantir a satisfação dos clientes e colaboradores.

Neste artigo, vou abordar o conceito de processo organizacional de forma mais detalhada, apresentando as suas principais características, benefícios e classificações. Vamos mostrar como os processos organizacionais podem ser um diferencial para a sua empresa, ajudando-a a atingir suas metas de forma mais eficaz e eficiente.

Por José Sergio Marcondes – Postado 23/11/2015 atualizado 13/05/2023

O que é Processo Organizacional?

Processo organizacional é uma sequência de atividades inter-relacionadas, que envolve pessoas, informações, equipamentos, insumos e procedimentos e, quando executadas, transformam entradas (insumos) em saídas (produtos ou serviços), que atendem a necessidade de um cliente interno ou externo, e que agregam valor para uma organização.

Processos Organizacionais são atividades estruturadas e coordenadas que ocorrem dentro de uma organização para atender a objetivos específicos. Esses processos podem incluir desde tarefas simples e rotineiras até atividades complexas e estratégicas, e são responsáveis por permitir que a organização alcance seus objetivos de maneira eficiente e eficaz.

Os processos organizacionais são projetados para garantir que as operações da organização sejam realizadas de maneira eficiente e eficaz, com foco na obtenção de resultados de qualidade.

Os processos organizacionais geralmente incluem várias etapas, como a identificação das necessidades, a definição dos objetivos e metas, a alocação de recursos, a execução das atividades planejadas, o monitoramento e o controle dos resultados obtidos, e a avaliação do desempenho do processo.

Esses processos podem ser aplicados em diferentes áreas da organização, como finanças, produção, vendas, recursos humanos, segurança, entre outras. Eles devem ser formalizados e documentados em manuais e procedimentos, a fim de garantir que sejam executados de maneira consistente e padronizada em toda a organização.

Para que serve o Processo Organizacional?

O processo organizacional serve para garantir que as operações e projetos de uma organização sejam realizadas de forma eficiente e eficaz, a fim de alcançar os objetivos da organização. Ele ajuda a identificar e padronizar as atividades críticas para o sucesso da organização, promovendo a eficiência operacional e a melhoria contínua.

Através dos processos organizacionais, é possível mapear e documentar as atividades necessárias para a produção de um produto ou execução de um serviço, estabelecendo os padrões de qualidade e desempenho esperados. Isso ajuda a evitar erros, reduz tempo e custos, além de melhorar a comunicação e a colaboração entre as equipes.

Além disso, o processo organizacional pode ajudar a otimizar a alocação de recursos, evitando o desperdício e maximizando o retorno sobre o investimento. Isso pode ser especialmente importante em tempos de crise ou de restrições orçamentárias, quando as organizações precisam fazer mais com menos recursos disponíveis.

Qual o propósito e objetivo do Processo Organizacional?

Os processos organizacionais têm como propósito principal aumentar a eficiência e eficácia da organização, ou seja, ajudar a empresa a alcançar seus objetivos estratégicos de forma mais rápida, com menor custo e com maior qualidade.

Eles também visam garantir a consistência e padronização das atividades realizadas dentro da organização, o que ajuda a garantir a qualidade e a segurança dos produtos e serviços oferecidos aos clientes.

Além disso, os processos organizacionais também têm como objetivo aumentar a transparência e a visibilidade das atividades realizadas dentro da organização, permitindo que gestores e colaboradores tenham uma compreensão mais clara do que acontece em cada etapa do processo e possam tomar decisões mais informadas e estratégicas.

Outro objetivo importante dos processos organizacionais é promover a melhoria contínua, ou seja, a busca constante por aprimoramentos e aperfeiçoamentos nos processos existentes, visando a aumentar ainda mais a eficiência e eficácia da organização e garantir a sua competitividade no mercado.

Tipos de Processos Organizacionais

Os três tipos principais de processos organizacionais nessa categoria são:

1. Processos Gerenciais ou Estratégicos: são aqueles que envolvem tomada de decisão, planejamento, organização, coordenação e controle das atividades da empresa. São exemplos de processos gerenciais o planejamento estratégico, a definição de políticas e objetivos, o gerenciamento de projetos, a gestão financeira, entre outros. Esses processos são fundamentais para a gestão eficiente e eficaz da empresa.
2. Processos Finalísticos ou Operacional: são processos que envolvem a entrega de valor aos clientes, ou seja, são aqueles que produzem bens e serviços que são oferecidos ao mercado. São exemplos de processos finalísticos a produção de produtos, a prestação de serviços, a venda e distribuição de produtos, entre outros. Esses processos são o coração do negócio da empresa e são fundamentais para sua sobrevivência e sucesso.
3. Processos de Apoio: são aqueles que dão suporte aos processos gerenciais e finalísticos, mas que não estão diretamente envolvidos na produção de bens e serviços ou na tomada de decisão. São exemplos de processos de apoio a gestão de RH, o serviço de TI, na manutenção de equipamentos, a segurança empresarial, conservação de instalações, entre outros. Esses processos são importantes para garantir que a empresa possa realizar suas atividades de forma eficiente e eficaz.

Desdobramento do Processo Organizacional

O desdobramento dos processos organizacionais é uma técnica utilizada para definir e estruturar os processos em níveis cada vez mais detalhados, a fim de garantir uma melhor compreensão e gestão dos mesmos. Esse desdobramento é realizado por meio da decomposição dos processos em:

1. Macroprocesso – termo utilizado para designar um processo organizacional de alto nível que envolve subprocessos, atividades, e tarefas, e geralmente é interdepartamental e transfuncional. Ele representa uma visão geral dos processos de uma empresa, descrevendo as etapas necessárias para atender às suas necessidades e objetivos.
2. Subprocesso – é uma parte do macroprocesso que representa uma atividade específica dentro do processo maior. O subprocesso é um nível intermediário na hierarquia de processos, que pode ser composto por várias atividades, tarefas ou outras sub-atividades. O subprocesso é geralmente mais detalhado e específico do que o macroprocesso.
3. Atividade – é uma etapa específica dentro de um subprocesso, que representa uma sequência lógica de tarefas relacionadas que são executadas para atender a um objetivo específico. A atividade pode ser realizada por uma ou mais pessoas e pode envolver uma variedade de tarefas e recursos.
4. Tarefa – é uma unidade de trabalho específica que precisa ser realizada para concluir uma atividade. É uma ação individual que geralmente é atribuída a um único indivíduo e pode ser uma etapa necessária para atingir um objetivo maior. As tarefas são geralmente simples, diretas e têm uma duração relativamente curta.

O desdobramento dos processos organizacionais é importante porque ajuda a garantir uma melhor gestão e controle dos processos, além de permitir a identificação de oportunidades de melhoria em cada nível de desdobramento.

Qual a Importância do Processo Organizacional?

O processo organizacional é fundamental para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu porte ou segmento de atuação. Ele é responsável por definir a forma como as atividades são realizadas, como os recursos são utilizados e como os objetivos são alcançados.

Além disso, ele também ajuda a garantir a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa e a satisfação dos clientes e colaboradores. A importância do processo organizacional pode ser resumida em alguns pontos-chave:

• Eficiência: os processos organizacionais permitem que as atividades sejam realizadas de forma mais eficiente, reduzindo custos, eliminando desperdícios e aumentando a produtividade da equipe.
• Qualidade: eles ajudam a garantir a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa, estabelecendo padrões e diretrizes para a realização das atividades.
• Tomada de decisão: os processos organizacionais permitem que a empresa tome decisões com base em dados e informações precisas, facilitando a identificação de problemas e oportunidades de melhoria.
• Flexibilidade: podem ser adaptados às necessidades da empresa, permitindo que ela se adapte às mudanças do mercado e do ambiente externo.
• Satisfação do cliente: os processos organizacionais permitem que a empresa atenda às expectativas e necessidades dos clientes, garantindo a sua satisfação e fidelidade.

Quais os Benefícios do Processo Organizacional?

Os benefícios dos processos organizacionais são muitos e variados. Eles ajudam a garantir a eficiência e eficácia dos processos de negócios, permitindo que as organizações produzam produtos e serviços de alta qualidade de maneira consistente e replicável.

Além disso, os processos organizacionais podem ajudar a reduzir os custos operacionais, pois permitem que as organizações identifiquem áreas de desperdício, ineficiência e ineficácia e implementem mudanças para melhorar a produtividade e a rentabilidade.

Outro benefício importante dos processos organizacionais é que eles podem ajudar a garantir a conformidade regulatória e legal.

Ao documentar e padronizar os processos de negócios, as organizações podem facilmente demonstrar que estão cumprindo com as normas e requisitos legais e regulatórios aplicáveis, reduzindo assim o risco de sanções ou multas.

Além disso, os processos organizacionais podem ajudar a promover a transparência e a responsabilidade em toda a organização, permitindo que os gestores monitorem o desempenho e tomem medidas corretivas quando necessário.

Exemplos de Processos Organizacionais

• Processo de vendas: envolve a identificação de oportunidades de venda, prospecção de clientes, elaboração de propostas comerciais, negociação e fechamento de contratos.

• Processo de compras: abrange a identificação de necessidades de suprimentos, pesquisa de fornecedores, solicitação de cotações, avaliação de propostas, emissão de ordens de compra e acompanhamento de entregas.
• Processo de produção: inclui as etapas de planejamento da produção, programação da produção, controle de estoques, preparação de máquinas e equipamentos, execução da produção e inspeção de qualidade.
• Processo de gestão de pessoas: engloba as atividades relacionadas à seleção, contratação, treinamento, avaliação de desempenho, remuneração e desenvolvimento de colaboradores.
• Processo financeiro: envolve as etapas de planejamento financeiro, gestão de fluxo de caixa, gestão de contas a receber e a pagar, elaboração de demonstrativos financeiros e análise de desempenho econômico-financeiro.
• Processo de segurança empresarial – envolve um conjunto de ações planejadas e executadas para garantir a proteção dos recursos físicos, humanos e intelectuais de uma organização. Esse processo engloba desde medidas de prevenção e proteção até a resposta a possíveis incidentes.

Conclusão

O mapeamento e documentação dos processos organizacionais são de extrema importância para garantir que uma organização possa funcionar de forma eficiente e eficaz.

Através da identificação, análise, documentação e melhoria dos processos, uma empresa pode otimizar seus recursos, reduzir custos, aumentar a qualidade dos produtos e serviços e, consequentemente, melhorar a satisfação do cliente.

Se você quiser saber mais sobre como mapear processos organizacionais, confira meu artigo sobre Mapeamento de Processos em que abordo mais detalhes sobre esse assunto. Aproveite para deixar suas dúvidas e sugestões nos comentários abaixo.

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José Sérgio Marcondes – CES
Especialista em Segurança Empresarial
Consultor em Segurança Privada
Diretor do IBRASEP

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Dados para Citação Artigo

MARCONDES, José Sérgio (23 de novembro de 2015). Processo Organizacional: O que é, Tipos, Importância, Exemplos . Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: https://gestaodesegurancaprivada.com.br/processo-organizacional-conceito/– Acessado em (inserir data do acesso).

Referências Bibliográficas

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FALCONI, Vicente. O que importa é resultado. São Paulo: INDG, 2010.

FARIA, Carlos Alberto de. Gestão de processos: metodologias, técnicas e ferramentas para a gestão por processos de negócios. São Paulo: Atlas, 2010.

Mapeamento e Gestão Por Processos – BPM, M.Books; 1ª edição, 2010

Pires, C., & Moraes, F. (2018). Gestão por Processos na Prática. São Paulo: Independente.

Sordi, José Osvaldo de, Gestão por processos, Saraiva Uni, 2017.