Comunicação Empresarial Interna e Externa: O que é, Objetivos e Plano

Comunicação Empresarial compreende um conjunto complexo e sistêmico de atividades, ações, estratégias, produtos e processos, desenvolvidos para informar e reforçar a imagem de uma instituição junto aos seus públicos de interesse ou junto à opinião pública, visando seus objetivos estratégicos.

De forma resumida, a comunicação empresarial tem como objetivo informar o publico interno e externo sobre assuntos de seu interesse, de formar a tornar o seu ambiente de atuação mais favorável aos seus interesses estratégicos.

O Plano de Comunicação Empresarial é o documento resultante do planejamento da comunicação empresarial, que por sua vez, é o ato de planejar como se dará o processo de comunicação na empresa.

Por José Sérgio Marcondes.
Postado 02/07/2020

Índice do Conteúdo

1. O que é Comunicação Empresarial e para que serve?
2. Conceitos de Comunicação Empresarial
3. Objetivos da Comunicação Empresarial
4. Importância da Comunicação Empresarial
5. Comunicação Empresarial como Estratégia de Gestão
6. Tipos de Públicos
7. Componentes da Comunicação Empresarial
8. Ruídos Na Comunicação Empresarial
9. Principais Tipos de Comunicação Empresarial
10. O que é Comunicação Interna?
11. O que é Comunicação Externa?
12. Plano de Comunicação Empresarial
13. Processo de Comunicação Empresarial Empresarial
14. Participação do Leitor
15. Dados para Citação em Trabalhos
16. Referencias Bibliográficas


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1. O que é Comunicação e para que serve?

De acordo com (CHIAVENATO, 2000, p.142) – Comunicação é um processo fundamental entre indivíduos e organizações, uma troca de informações, tornando as mensagens mais claras.

Para SERRA, 2007, p.77, através do processo da comunicação, as pessoas podem comunicar-se em muitos níveis, por muitas razões, com muitos indivíduos, de muitas formas.

O processo de comunicação humana pode ser considerado contingencial pelo fato de cada pessoa ser um micro-sistema diferenciado dos demais pela sua constituição genética e pelo seu histórico psicológico.

Cada pessoa tem suas características de personalidade próprias que funcionam como padrão pessoal de referência para tudo aquilo que ocorre no ambiente e dentro de si mesma.

Segundo Citrin (apud GALLO, 2007, p.09): “A comunicação é a habilidade mais importante que uma pessoa em uma posição de liderança possa ter”.

Para Chiavenato (2000, p.142-143) a comunicação empresarial é um processo administrativo que se serve para dois propósitos:

• Repassar as informações com clareza para que as pessoas possam realizar bem suas tarefas;
• Promover a motivação, cooperação e satisfação das pessoas nos seus respectivos cargos.

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2. Conceitos e Definições de Comunicação Empresarial

O conceito de Comunicação Empresarial compreende um conjunto complexo de atividades, ações, estratégias, produtos e processos, desenvolvidos para informar e reforçar a imagem de uma instituição junto aos seus públicos de interesse ou junto à opinião pública

A definição de Comunicação Empresarial segundo Cahen (2005, p.29): “Comunicação Empresarial é uma atividade sistêmica, de caráter estratégico, ligada aos mais altos escalões da empresa e que tem por objetivos: criar, onde ainda não existir ou for neutra, manter, onde já existir ou, ainda, mudar para favorável, onde for negativa, a imagem da empresa junto a seus públicos prioritários”.

CAHEN (2005, p.29-30), ressalta que na Comunicação Empresarial as ações são permanentes e não momentâneas quando apontada como administrativo-sistêmica.

Sistêmico quer dizer depender o quanto menos possível da ação individual e o quanto mais possível de sistemas implantados.

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3. Objetivos da Comunicação Empresarial

Os principais objetivos da comunicação empresarial são:

• Informar a Opinião Pública;
• Fortalecer a Credibilidade da organização;
• Obter Noticiário Favorável para Empresa;
• Ser Fonte Natural de Noticiário;
• Obter Reconhecimento Positivo e Boa Vontade;
• Abrir e Manter Canais de Comunicação;
• Obter Bons Negócios;
• Motivar Colaboradores;
• Motivar Futuros Colaboradores.

A. Informar a Opinião Pública

A organização empresarial deve buscar informar a opinião nos pontos de vistas: humanístico, administrativo e econômico.

a) Comunicação empresarial do ponto de vista humanístico:

Do ponto de vista humanístico, que a organização é excelente “cidadã”, tanto do país quanto das comunidades onde atua, e que ela promove todos os esforços possíveis e que estiverem ao seu alcance no sentido de contribuir para:

• a obtenção do bem-estar psicossocial;
• o desenvolvimento econômico, social, cultural e educacional;
• a saúde física e mental;
• a proteção do meio ambiental do país, das comunidades e dos indivíduos; e
• valorização de seus empregados fornecendo a estes um sistema justo de política de salários e benefícios.

Informar do ponto de vista tecnológico, que a empresa é totalmente voltada para as necessidades reais de seus clientes, adotando tecnologia de ponta e investindo em pesquisa e desenvolvimento e oferecendo produtos e serviços de excelente qualidade.

b) Comunicação empresarial do ponto de vista administrativo:

Do ponto de vista administrativo, a empresa deve buscar informar que:

• Encara cada um de seus clientes, acionistas e empregados como legítimos beneficiários de seu trabalho, pois está consciente de que neste triângulo repousa sua sustentabilidade;
• É administrada por meio dos mais modernos e eficazes métodos e sistemas, em constante aperfeiçoamento;
• Adota as mais rigorosas políticas para atingir a mais perfeita ética empresarial, bem como repudia atitudes individuais que contrariem esta afirmação, punindo casos isolados com rigor;
• Tem entre seus diretores, gerentes e funcionários, profissionais do mais elevado nível técnico/gerencial;
• Adota como filosofia permanente, uma extensa política de desenvolvimento de empregados, o que a torna excelente empregadora;
• Possibilita e incentiva a cada um de seus empregados as mais amplas possibilidades de aprimoramento e crescimento, profissional e pessoal.

c) Comunicação empresarial do ponto de vista econômico:

A organização deve buscar informar que do ponto de vista econômico, financeiro e mercadológico ela:

• faz parte integrante da economia do país e das comunidades onde atua por meio da geração de empregos, diretos e indiretos;
• fornece produtos e serviços que direta ou indiretamente beneficiam a economia do Pais;
• cumpri suas obrigações fiscais;
• etc.

B. Fortalecer a Credibilidade da Organização

A comunicação empresarial deve ser pontual, verdeira e precisa, de modo que as informações promovam a imagem e os produtos/serviços da organização junto a seus destinatários, a receptividade desejada.

C. Obter Noticiário Favorável para Empresa

A empresa deve atuar de maneira que, tanto os comunicados emitidos pelos mais diversos meios ou como opiniões pessoais de diretorias, sejam veiculados pelos órgãos de imprensa de forma não distorcida e favorável à imagem positiva da empresa.

D. Ser Fonte Natural de Noticiário

A organização deve dispor de canais de comunicação de modo que jornalistas procurem automaticamente a empresa, seja para buscar informações ou opiniões a respeito dos mercados em que esta atua, seja para discutir outros assuntos.

E. Obter Reconhecimento Positivo e Boa Vontade

A comunicação empresarial deve ser feita de modo que os diversos setores formadores de opinião pública, reconheçam os esforços e realizações da empresa, corretamente divulgados, para que tenham em relação a ela uma atitude favorável, capaz de gerar feedbacks positivos e não negativos.

F. Abrir e Manter Canais de Comunicação

Uma empresa que tenha imagem positiva terá facilitada sua comunicação com os mais variados setores formadores de opinião pública, em qualquer nível.

Estes canais são fundamentais para que mensagens emitidas pela empresa sejam recebidas com o mínimo de interferência possível, possibilitando assim os retornos desejados.

G. Obter Bons Negócios

Uma imagem positiva é indispensável para os relacionamentos comerciais diretos e indiretos que a empresa mantém, tanto nos negócios considerados “grandes” quanto nos “pequenos”.

Uma boa comunicação não só matem como propiciar o surgimento de novos clientes.

H. Motivar Colaboradores

Um dos mais eficientes portadores das mensagens preferenciais da empresa é seu público interno: colaboradores, familiares e círculo imediato de relações.

Através desse público interno, em todos os níveis, é possível manter contatos multidirecionais com os demais setores formadores de opinião pública.

Se este público estiver bem informado e, principalmente motivado, aqueles setores receberão as mensagens preferenciais da empresa de forma positiva, com um mínimo de interferência e distorções, criando e mantendo abertos os canais de comunicação.

Colaboradores motivados terão atitudes que refletirão na produtividade da empresa e em seu ambiente em geral.

I. Motivar Futuros Colaboradores

Através da manutenção de uma imagem positiva, cria-se, nas comunidades, o consenso de que “é bom trabalhar naquela empresa”.

Assim, para os diversos cargos, obtêm-se, em termos de recursos humanos, os melhores indivíduos, pois estes já ingressariam na empresa tendo um bom conceito sobre ela, ou seja, pré-motivados.

Empresas que se comunicam bem tendem a atrair talentos.

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4. Importância da Comunicação Empresarial

Percebemos que vivemos em plena sociedade da comunicação quando nos deparamos todos os dias com as tecnologias da informação e comunicação.

Elas assumiram um papel tão fundamental em nossas vidas que não sobrevivemos mais sem elas. (SERRA, 2007, p.10).

Nessa era da informação, provocar mudanças nas empresas torna-se necessário para sua sobrevivência.

Além da informação e transformação é importante, sobretudo, a adaptabilidade.

Para obter sucesso, as empresas não podem ignorar as mudanças ocorridas no ambiente em que atuam e nem separar a comunicação do processo de mudanças.

Quando as transformações acontecem, a comunicação deve atuar em todo o processo, catalisando esforços, disseminando decisões e principalmente deixando toda a organização informada sobre o novo quadro que se está instalando.

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5. Comunicação Empresarial como Estratégia de Gestão

Segundo Argenti (2006, p.69), o sucesso da estratégia de comunicação de uma empresa depende em grande parte do elo entre a estratégia de comunicação e a estratégia geral da empresa. É preciso ter um sólido desempenho da comunicação empresarial para apoiar tais missões e visão.

Para que sejam eficazes, sistemas ou estruturas de comunicação empresarial precisam ter consistência profissional, adequada apresentação, compatibilidade de pensamento, ação e direcionamento.

Bahia (1995, p.17) afirma que esse processo deve ser benéfico para a empresa, empregados e consumidores.

Planejamento estratégico, na empresa, significa definir para onde ela quer caminhar, de modo a realizar os seus objetivos, e em quais atitudes precisa atuar para ser competitiva e crescer no mercado.

Em ambos os casos, os sistemas de informações exercem funções que conduzem ao conhecimento, competência, produtividade, eficácia, qualidade, rentabilidade, responsabilidade social, etc., estabelecendo padrões de conduta e graus de participação.

Para Argenti (2006, p.29), a estratégia de comunicação empresarial eficiente está relacionada à própria organização.

A estratégia organizacional inclui:

• Determinar objetivos: a comunicação gerencial só é bem sucedida se a resposta desejada for obtida do seu público. Para conseguir tal resposta, é preciso pensar estrategicamente sobre a comunicação, incluindo a definição de objetivos claros.
• Decidir que recursos estão disponíveis: a maneira de comunicar depende na maioria das vezes dos recursos disponíveis na empresa, tais como: dinheiro, recursos humanos e tempo.
• Diagnosticar a reputação da organização: a reputação tem base na percepção do público-alvo sobre a organização. A reputação de uma empresa baseia-se em vários fatores, sendo um fator crítico no desenvolvimento de todas as estratégias de comunicação.

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6. Tipos de Públicos da Comunicação Empresarial

Kotler menciona sete tipos de público, que para ele, são grupos de pessoas com interesses na empresa, sendo capazes de causar impacto nos seus objetivos:

1. Públicos financeiros: os principais públicos são bancos, empresas de investimentos e acionistas financeiros. Eles influenciam a capacidade da empresa de obter fundos.
2. Públicos de mídia: divulgam novidades, notícias e opiniões editoriais. Incluem jornais, revistas, estações de rádio e canais de televisão.
3. Públicos governamentais: Os profissionais de marketing devem consultar os advogados da empresa sobre questões de segurança do produto, características da propaganda enganosa e outros assuntos. A administração deve considerar as ações do governo.
4. Grupos de interesse: O departamento de relações públicas pode ajudar a empresa a manter-se em contato com os grupos de cidadãos e de consumidores. As decisões de marketing da empresa podem ser questionadas por organizações de consumidores, grupos ambientalistas, representantes de minorias e outros.
5. Públicos locais: Os públicos locais de uma empresa são os vizinhos e organizações comunitárias. As empresas em geral designam um funcionário para desempenhar a função de relações públicas na comunidade, frequentar as reuniões, responder às perguntas e contribuir para causas úteis.
6. Público geral: A imagem que o público tem da empresa afeta as suas compras, portanto a empresa deve preocupar-se com a atitude do público geral relacionada aos seus produtos e atividades.
7. Públicos internos: Os públicos internos da empresa incluem seus empregados, prestadores de serviço, gerentes e diretores. Quando os empregados se sentem bem na empresa, essa atitude positiva influencia diretamente os públicos externos. As empresas de grande porte utilizam boletins e outros meios para informar e motivar seu público interno.

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7. Componentes da Comunicação Empresarial

• Emissor: Aquele que emite a mensagem para o receptor ou destinatário.
• Codificação: Processo de transformar o pensamento em forma simbólica.
• Mensagem: Conjunto de símbolos que o emissor transmite e que representa e contem a mensagem.
• Mídia: Canais/meios de comunicação através dos quais a mensagem é transmitida do emissor ao receptor.
• Decodificação: processo pelo qual o receptor confere/atribui significado aos símbolos transmitidos pelo emissor.
• Receptor: Aquele que recebe a mensagem através de um dos canais e a decodifica/interpreta para colocá-la em prática.
• Resposta: Refere-se as reações do receptor após ter sido exposto à mensagem.
• Feedback: Retorno da mensagem do receptor ao emissor.
• Ruído: Perturbações e interferências indesejáveis que atrapalham ou até mesmo modificam a mensagem no processo de comunicação.

Segundo Kotler para que haja uma comunicação empresarial eficiente, deve se atentar aos noves elementos da comunicação citados acima, haja visto que, esses possuem capacidade de influenciar de forma positiva ou negativa o resultado do processo da comunicação empresarial.

O processo de comunicação pode enfrentar sérios problemas quando um desses elementos não é respeitado, comprometendo os objetivos e resultados da empresa.

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8. Ruídos Na Comunicação Empresarial

Na maioria das vezes o processo de comunicação sofre bloqueios que aparecem entre os emissores e os receptores. Chiavenato (1999, p.528), denomina estes problemas como barreiras de comunicação.

Quando estas barreiras manifestam, a comunicação pode ficar limitada e restrita, coisa comum dentro de qualquer processo de comunicação.

Quando isso acontece, a comunicação não chega ilesa ao receptor, causando interpretação distorcida da mensagem.

Qualquer que seja o veículo de comunicação é importante saber se ele está ao alcance de percepção do receptor, ou seja, se ele poderá entendê-la.

A comunicação apela para a motivação e fica mais forte quando se junta às aspirações e valores do receptor.

Drucker (1975) menciona que existem quatro pontos fundamentais da comunicação: a percepção, a expectativa, satisfazer as exigências que a comunicação faz e identificar a comunicação da informação, pois são coisas diversas e na verdade até opostas, embora interdependentes.

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9. Principais Tipos de Comunicação Empresarial

Os principais tipos de comunicações empresariais podem ser divididos em comunicação empresarial:

• Verbal;
• Escrita;
• Interna;
• Externa;
• Vertical;
• Horizontal;
• Verbal; e
• Escrita;

a) Comunicação Verbal

A comunicação empresarial verbal é qualquer tipo de forma de comunicação oral utilizada por integrantes da organização. Pode ser utilizada nos seguintes formatos: conversas presencial ou a distância, reuniões, palestras, treinamentos, confraternizações etc..

Nas empresas a comunicação verbal geralmente l é utilizada para a troca de informações interpessoais entre direção, gestores, colaboradores, prestadores de serviço, fornecedores e clientes.

A comunicação verbal quando devidamente planejada e bem executada facilita o diálogo e a compreensão da mensagem a ser transmitida.

Dentro da organização, ela é capaz de tornar o processo de liderança mais eficiente, efetivo e inspirar confiança nos liderados.

b) Comunicação Escrita

A comunicação empresarial escrita é todo tipo de passagem ou troca de informações por meio da linguagem escrita. É considerado um meio formal de comunicação.

É uma das mais populares formas de comunicação dentro de uma empresa. O seu uso correto exige planejamento e controle, devendo ser constantemente aprimorada e adaptada.

Existem diversas formas de aplicação da comunicação escrita nas empresas, dentre elas podemos citar:

• Comunicados Internos;
• Memorandos;
• Relatórios;
• Jornal mural;
• Quadro de avisos;
• E-mail corporativo;
• Agendas compartilhadas;
• Rede Interna;
• Internet;
• Redes sociais;
• Blogs;
• Agenda compartilhada;
• Etc.

c) Comunicação Interna

A comunicação empresarial interna é o processo de comunicação voltado para o público interno da organização empresarial, o pessoal envolvido diretamente no negócio da empresa. Fazem parte todos os colaboradores, prestadores de serviços e liderança da empresa.

d) Comunicação Externa

A comunicação empresarial externa visa a comunicação com o público-alvo externo da organização. O seu objetivo é divulgar novos projetos e disseminar informações que melhorem a percepção da marca, engaje os clientes já existentes e atraia novos.

Pode ser realizada nos formatos abaixo:

• Divulgação de notas;
• Assessoria de imprensa;
• Site e Redes Sociais da organização;
• Propaganda tradicional;
• Marketing online;
• Relações públicas;
• Eventos corporativos.
• Etc.

f) Comunicação Vertical

A Comunicação Empresarial Vertical é aquele de ocorre entre os vários níveis hierárquicos da organização empresarial. Por exemplo: entre diretores e gerentes; lideres e liderados. Ela pode ser dividia em dois fluxos: vertical ascendente e vertical descendente.

A Comunicação Vertical Ascendente é aquela que acontece de baixo para cima dentro da piramide hierárquica da organização, quando um colaborador se comunica com seu gestor/líder.

Envolvem: sugestões de liderados, opiniões, reclamações, envio e apresentação de relatórios, feedbacks, entre outros.

A Comunicação Vertical Descendente é aquela que acontece de cima para baixo dentro da piramide hierárquica da organização. Parte dos níveis superiores para os inferiores, e pode se dar através de instruções, regras da empresa, comunicados, entre outros.

Nesse fluxo descendente, geralmente os colaboradores recebem maior orientação em relação às suas atribuições de cargo, diretrizes e objetivos da organização. Visa o alinhamento das equipes com a cultura e as estratégias da empresa.

g) Comunicação Horizontal

A Comunicação Empresarial Horizontal é aquela que ocorre no mesmo nível hierárquico, entre colaboradores do mesmo departamento ou não. Também é conhecida como comunicação lateral, o que nos remete a um cenário de colaboradores lado a lado, no mesmo nível hierárquico.

Sua função é manter todos os colaboradores informados sobre determinado assunto e facilitar a coordenação de tarefas. Como resultado, obtém-se uma equipe mais colaborativa e coesa. Visa o crescimento mútuo para a melhora do ambiente organizacional.

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10. O que é Comunicação Interna?

Comunicação Interna é o modo de difundir entre os empregados a realidade da empresa, de ampliação dos laços de identidade funcional, de prestação de informações e de estímulo ao debate da realidade social, sem intermediários.

A comunicação interna é utilizada como uma ferramenta estratégica pelas organizações empresariais para atuar em três frentes:

• Humaniza as relações de trabalho;
• Consolidar a identidade da empresa junto aos seus públicos e
• Viabilizar os resultados do negócio.

A função básica da comunicação interna é contribuir para o desenvolvimento e a manutenção de um clima positivo, propício ao cumprimento de metas estratégicas da organização e ao crescimento continuado de suas atividades e serviços e à expansão de suas linhas de produtos. (REGO, 2002, p.54).

A comunicação interna envolve um esforço colaborativo entre os departamentos de comunicação empresarial e de recursos humanos.

Uma das preocupações da atualidade é deixar os colaboradores bem informados sobre as ações de marketing além de unir a força do trabalho em torno de metas e estratégias comuns corporativas.

10.1 Comunicação empresarial com o público interno

A preocupação com o público interno é recente. Antes, as empresas concentravam toda atenção somente no atendimento ao cliente.

atualmente, reconhecem que o sucesso da empresa está mais relacionado com os empregados do que qualquer outro público.

Os colaboradores de hoje esperam que suas opiniões sejam ouvidas e atendidas. Se os gestores reconhecem os valores dos seus subordinados, eles terão mais prazer para trabalhar, de acordo com a visão, objetivos e metas da empresa.

Um desafio para as empresas é fazer com que os colaboradores acreditem na sinceridade das comunicações que estão recebendo.

Para Argenti (2006, p.169), “A comunicação interna no século XXI envolve mais do que memorandos e publicações; envolve desenvolver uma cultura corporativa e ter o potencial de motivar a mudança organizacional”.

10.2 Como melhorar a comunicação Interna?

A organização deve buscar sempre uma comunicação interna eficiente, para isso deve

a) Comunicar em todos os níveis:

A empresa deve buscar comunicar-se em todos os níveis da organização ( da direção ao chão de fabrica) para que a comunicação seja eficaz.

Uma das maiores críticas que os colaboradores fazem às suas empresas é a falta de incentivo e oportunidade à comunicação em todos os níveis.

Uma comunicação interna eficaz gera diálogo na empresa, alimentando um senso de participação e respeito.

“Um líder ruim é o que as pessoas desprezam; o bom líder é o que as pessoas reverenciam, o grande líder é o que as faz dizer: Nós fizemos tudo sozinhos”. (LAO-TSÉ apud ARGENTI, 2006, p.177).

b) Fazer reuniões presenciais regulares:

A empresa deve criar tempo para reuniões presenciais. As reuniões presenciais regulares são maneiras de garantir o acesso dos colaboradores com aos cargos e gerente.

Nessas reuniões devem ser apresentados os resultados e os progressos da empresa e demonstrar intenção de responder às contribuições dos empregados.

c) Comunicar-se de forma on-line

Com o advento das intranets empresariais no final da década de 1990 surgiu um novo canal para se chegar aos colaboradores de forma rápida e abrangente, com notícias sobre eventos e iniciativas importantes da gerência.

Com ela os empregados podem também compartilhar suas visões sobre os programas da empresa e outras atividades que podem desenvolver a confiança.

Para que seja um recurso útil para os colaboradores, as intranets das empresas devem ser dinâmicas, envolventes e estarem sempre atualizadas, porém não deve ser usada para substituir a comunicação pessoal e presencial entre gerência e subordinados.

d) Fazer publicações orientadas aos colaboradores

O meio impresso é outra forma comum de compartilhar informações, particularmente aos colaboradores sem acesso a e-mail. Isso serve para evitar que os mesmos sintam-se marginalizados.

O problema dessas publicações é porque geralmente não são atraentes, não chamam a atenção dos funcionários.

A publicação deve envolver o funcionário, que, hoje, está mais sofisticado, mostrando coisas novas, além do seu ambiente de trabalho e não só a foto do funcionário do mês.

e) Comunicar-se visualmente

Muitas empresas estão desenvolvendo maneiras de se comunicar com os funcionários através de apresentações multimídia, permitindo a interação dos funcionários.

A comunicação visual não precisa ser de alta tecnologia e os gerentes não devem considerar essas despesas supérfluas e sim um investimento para a empresa.

É fácil de implementar e impossível passar despercebida pelo colaborador.

f) Concentrar-se no desenvolvimento interno da marca

O desenvolvimento interno da marca cria um ambiente de trabalho que favorece o comprometimento dos colaboradores com suas funções.

Quando os colaboradores não estão se conectando com a visão da empresa ou as mensagens de marketing internas e externas estão mal-alinhadas é importante lançar campanhas de desenvolvimento da marca.

Concentrar atenção nessa área vai gerar colaboradores com moral mais alto, trazendo melhores resultados para a empresa como um todo.

g) Pensar nos canais informais de comunicação

As conversas particulares nos corredores ou as curiosidades contadas no refeitório devem ser consideradas um veículo de comunicação interna tanto quanto os boletins ou as reuniões com empregados.

Os canais informais de comunicação repassam as mensagens com mais rapidez, divulgando as mudanças acontecidas na empresa.

Para uma comunicação interna eficaz, os emrpgados precisam acreditar de que são ativos importantes para a empresa.

De acordo com Argenti (2006, p.172), para ter sucesso com os empregados é necessário:

• Trocas de informações abertas e sinceras;
• Materiais claros e fáceis de entender;
• Distribuições oportunas;
• Fontes confiáveis;
• Sistemas de feedbacks de mão dupla;
• Claras demonstrações do interesse da liderança sênior por seus subordinados;
• Melhorias contínuas na comunicação;
• Mensagens consistentes em todas as fontes.

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11. O que é Comunicação Externa?

Comunicação externa é o uso que a empresa faz dos meios de comunicação para o fim de tornar conhecidas as suas mensagens externamente. Nesse processo se incluem toda veiculação de informações e todos os comunicados emitidos pela organização empresarial para um público ou uma opinião pública fora dos limites internos.

No âmbito das relações humanas e sociais, como acontece na sociedade moderna, a comunicação externa originária da empresa adquire um conteúdo institucional que abrange o conhecimento entre os empresários, a troca de experiência, a identidade tecnológica e os fatores essenciais de mercado, produção e consumo.

A comunicação externa em uma empresa deve estar disponível para as questões procedentes dos meios de comunicação, pública ou privada.

A empresa deve privilegiar, além do público específico, os setores difusos da sociedade, como consumidores e dona de casa em geral, escolas, trabalhadores, sindicatos, universidades, partidos políticos, igrejas, organizações governamentais e não-governamentais, ou seja, setores sociais de influência aos quais se dirigem as ações institucionais. (BAHIA, 1995, p.33- 34).

Junto aos públicos externos, a comunicação visa construir a informação pertinente e ajustada aos propósitos da organização, divulgando o seu projeto e promovendo as suas performances, colocando-as para apreciação e julgamento ao alcance dos stakeholders, num processo de conquista de visibilidade e legitimidade.

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12. Plano de Comunicação Empresarial

O Plano de Comunicação Empresarial é o documento resultante do planejamento da comunicação empresarial, que por sua vez, é o ato de planejar como se dará o processo de comunicação na organização empresarial.

Planejamento consiste em, estudar antecipamento o cenário de uma ação ou atividade, definindo os objetivos a serem atingidos, e identificando os meios, as ações e estratégias necessárias para o alcance desses objetivos.

O plano de comunicação empresarial deve prever o conjunto das ações da empresa perante o mercado, ou seja, os objetivos de comunicação são definidos a partir dos objetivos de marketing, além de nortear todo o processo administrativo da empresa em relação à comunicação.

Costa; Talarico (1996, p.213), definem que plano de comunicação:

É o conjunto de estudos, análises e estabelecimentos de objetivos que devem ser atingidos através das ações de comunicação, definição das formas existentes neste campo para atingir esses objetivos, ou seja, das estratégias específicas de comunicação e, a elaboração dos planos de cada uma dessas estratégias (propaganda, publicidade/relações públicas e assessoria de imprensa, promoção de vendas/de persuasão ou com fins institucionais e de merchandising etc.) denominados planos de ação.

O plano de comunicação diminui o risco da incerteza de futuro, quando o mercado é extremamente competitivo e está em constante mudança.

O papel do comunicador de marketing consiste, justamente, em prever e atuar, de forma inteligente e estratégica, para alterar o futuro em proveito dos objetivos de seu cliente.

12.1 Etapas Plano de Comunicação Empresarial

Kotler (1994), sugere que o Plano de Comunicação deve ser desenvolvido em oito etapas, que devem ser:

1. Identificar a audiência-alvo;
2. Determinar os objetivos da comunicação;
3. Desenvolver a mensagem;
4. Selecionar os canais de comunicação;
5. Definir o orçamento total de promoção;
6. Decidir sobre o composto promocional;
7. Mensurar os resultados da promoção;
8. Administrar e coordenar o processo de comunicação de marketing.

Já para Dias (2003), existem nove etapas que compõem a elaboração e a
implementação do plano de comunicação, sendo:

1. Análise do problema ou da oportunidade;
2. Definição dos objetivos da comunicação;
3. Seleção do público-alvo da comunicação;
4. Seleção dos elementos do composto de comunicação;
5. Definir a estratégia da mensagem;
6. Definição dos meios de comunicação;
7. Definir o orçamento de comunicação;
8. Implementação do plano;
9. Avaliação dos resultados.

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13. Processo de Comunicação Empresarial Empresarial

Ogden (2002) deixa claro que no processo de desenvolvimento e implementação de um plano de comunicação, executores devem sempre seguir o conceito de marketing e nunca perder o foco, que são as necessidades e os desejos do consumidor.

O autor ainda afirma que a comunicação integrada de marketing é uma expansão do elemento de promoção do mix de marketing. Ela é essencialmente o reconhecimento da importância de comunicar a mesma mensagem para os mercados-alvo.

Dias (2003) aponta que o plano de comunicação de marketing deve ser
coerente com as estratégias do composto de marketing, ou seja, as estratégias de produto, preço e distribuição.

Deve resultar na maneira mais eficaz e efetiva de combinar os elementos de comunicação, como propaganda, promoção de vendas, vendas e relações públicas.

Para um plano eficaz e criativo de comunicação é preciso ter a compreensão do mix de Comunicação e Marketing, pois, sabendo da importância da integração desses elementos, é possível montar um plano de comunicação que ultrapassará a concorrência.

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Forte abraço e sucesso!

José Sérgio Marcondes

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15. Dados para Citação em Trabalhos

MARCONDES, José Sérgio (02 de julho de 2020). Comunicação Empresarial Interna e Externa: O que é, Objetivos e Plano. Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada:https://gestaodesegurancaprivada.com.br/comunicacao-empresarial-definicoes-planos – Acessado em (inserir data do acesso).

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16. Referencias Bibliográficas

ARGENTI, Paul A. Comunicação Empresarial: a construção da identidade, imagem e reputação. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006.

BAHIA, Benito Juarez. Introdução à Comunicação Empresarial. Rio de Janeiro: Mauad, 1995.

DIAS, Sérgio Roberto. Gestão de marketing. São Paulo: Saraiva, 2003.

DRUCKER, P. F. Administração, Tarefas, Responsabilidades, Práticas. São
Paulo: Pioneira, 1975.

CHIAVENATTO, Idalberto. Administração nos Novos Tempos. 2ª Ed., Rio de Janeiro: Campus, 2000.

CHIAVENATO, Idalberto. Administração de empresas. 3. ed. São Paulo: 1997.

CHIAVENATTO, Idalberto. Administração nos Novos Tempos. 2ª Ed., Rio de Janeiro: Campus, 1999.

CITRIN apud GALLO, Carmine. Comunicação é Tudo!: os segredos dos maiores comunicadores de negócio do mundo. São Paulo: Landscape, 2007.

COSTA, Antônio R. e TALARICO, Edison de Gomes. Marketing Promocional. Descobrindo os Segredos do Mercado. São Paulo: Atlas, 1996.

SERRA, Paulo J. Manual de Teoria da Comunicação. Covilhã, 2007.

REGO, Francisco Gaudêncio Torquato do. Jornalismo empresarial: teoria e prática. São Paulo: Summus, 1987.

KOTLER, Philip. Princípios de Marketing. Rio de Janeiro: S.A, 1998. Cahen (2005, p.29):

OGDEN, James R. Comunicação Integrada de Marketing: Modelo Prático para um Plano Criativo e Inovador. São Paulo: Pearson-Prentice Hall, 2002