Reunião Empresarial/Corporativa – O que é? Importância e Tipos Reuniões

Reunião Corporativa é o encontro de duas ou mais pessoas da organização, com a participação ou não de indivíduos de fora da empresa, com propósito de apresentar, debater e/ou decidir assuntos relativos a algum tema ou realizar alguma atividade relacionada a organização.

Reunião Empresarial é uma ferramenta de comunicação muito importante que tem como objetivo formar um entendimento comum sobre um determinado assunto por meio do compartilhamento ideias, debates, negociação e tomada de decisão.

O que é Reunião?

É o ato e o resultado de reunir (agrupar, aglutinar ou acumular). Seu conceito habitual está associado a um grupo de pessoas que se juntam, seja de forma espontânea ou organizada, por algum motivo.

Reunião se caracteriza pelo encontro entre duas ou mais pessoas com o objetivo de apresentar, debater e discutir assuntos relativos a um tema central escolhido.

Objetivos da Reunião Corporativa?

O objetivo é definido de acordo com o que espera, e pode variar de acordo com as características dos participantes e podem ser:

• Solucionar problemas;
• Resolver pendências;
• Inteirar se sobre assuntos, procedimentos, requisitos, normas etc;
• Compartilhar ideias;
• Comunicar decisões;
• Apresentar, informa-se, discutir ou negociar pontos de vista e/ou necessidades;
• Definir requisitos;
• Propiciar condições favoráveis para tomada de decisões;
• Integrar colaboradores;
• Propiciar desenvolvimentos e capacitações individuais e/ou da própria equipe ;
• Sentir o clima organizacional ou do negocio;
• Etc.

Importância da Reunião de Trabalho

• A reunião de trabalho é uma importante ferramenta de comunicação que tem como objetivo formar um entendimento comum sobre um determinado tema ao compartilhar ideias, discutir, negociar, e tomar decisões.

• São ferramentas fundamentais para promover soluções, mudanças e inovações nas organizações.

• Pode influenciar na qualidade dos produtos ou serviços, gerando economia de dinheiro, aumento da produtividade e ainda aprimorar o sistema de comunicação entre os colaboradores e departamentos .

Quais os Tipos de Reuniões?

A reunião pode ser de acompanhamento, de avaliação, informativa, deliberativa, de criação e de treinamento.

• De Acompanhamento: Tem a finalidade de acompanhar o desempenho de novos colaboradores ou de determinada atividade que se encontra em desenvolvimento.

• De Avaliação: Tem a finalidade avaliar o trabalho dos colaboradores com intuito de fornecimento de feedback, de modo que sejam identificados pontos positivos a serem repetidos e negativos a serem evitados, visando a melhoria contínua.

• Informativas: Tem a finalidade comunicar decisões tomadas, fatos/eventos ocorridos; e receber informações dos colaboradores.

• Deliberativas; visa uma tomada de decisão, tem a finalidade de apresentar um determinado assunto, que requer um tomada de decisão, com objetivo de se obter sugestões de diferentes pontos de vistas e uma solução consensual.

• De Criação É um tipo de reunião mais informal, onde os participantes são estimulados a pensarem em conjunto e lançam ideias abertamente sobre um determinado tema, geralmente são utilizadas as técnicas de brainstorming, são muito utilizados para se descobrir novas estratégias de trabalho.

• De Treinamento: Tem a finalidade de orientar e treinar colaboradores a respeito de comportamento, funcionamento, produto/serviço oferecido e processos da empresa.

Classificação das Reuniões

Elas podem ser classificadas de acordo com a forma, local, assunto, periodicidade, participantes e abrangência.

Existem diferentes tipos de reuniões de trabalho de acordo com a sua natureza e objetivo, que requerem formas especificas de organização, planejamento e condução.

Ao escolher o tipo certo para determinado assunto ou atividade da empresa, o gestor contribui decisivamente para a interação dos colaboradores e maximiza o resultado esperado.

O correto planejamento e condução, resulta em maior comprometimento dos participantes, uma vez que eles não se sentirão perdendo tempo nem atrasando suas atividades.

Quanto a Forma de Execução

A reunião pode ser presencial ou virtual.

• Presencial: É aquela agendada em um local especifico, onde a presença física dos participante se faz obrigatório.

• Virtual: É aquela que acontece sem a necessidade da presença física dos participantes, onde todos os participantes são conectados ao mesmo tempo em um ambiente de interação virtual, podendo haver um ou mais participantes em cada local físico. (
  videoconferência).

Quanto ao Local

A reunião pode ser externa ou interna.

• Externa – São aquelas realizadas fora das dependências da organização e geralmente envolve participantes estranho ao quadro de colaboradores da empresa. Exemplo: Reunião com clientes e fornecedores.

• Interna: São aquelas realizadas nas dependências da empresa, geralmente os participantes são colaboradores da empresa, más podem contar com a participação de outras pessoas também.

Quanto ao Assunto

Uma reunião pode ser classificada conforme o assunto abordado.

• Reunião Administrativa: Visa o tratamento de assuntos relativos a administração da organização;

• Reunião Financeira: Visa o tratamento de assuntos relativos as finanças (dinheiro) da organização;

• Reunião Jurídica: visa tratar assuntos de ordem jurídica, normalmente envolve a participação de representantes do departamento jurídico da organização.

• Reunião de Segurança: Visa tratar assuntos relativos a segurança do trabalho, segurança patrimonial, segurança da informação, entre outros;

• Reunião Comercial: Visa tratar assuntos que envolve a parte comercial da empresa, geralmente referentes a clientes da organização;

• Reunião de Desenvolvimento: Visa tratar e acompanhar o desenvolvimento de um novo produto ou atividade da organização;

• Reunião Operacional: Visa o tratamento de assuntos referente a produção ou a prestação de serviço da organização, geralmente envolve colaboradores da área operacional da organização..

Quanto a Periodicidade

Em relação a periodicidade, a reunião pode ser eventual, programada, extraordinária ou de emergência:

• Eventual: Ocorre somente quando a necessidade de comunicar algo ou para debater algum assunto especifico;

• Programada: Aquela prevista em um cronograma temporário ou permanente. Pode ser periódica: ocorre de forma semanal, quinzenal ou mensal; ou regular: aquela que ocorre todos os dias.

• Extraordinária: Pode ocorrer a qualquer momento, dependendo da demanda exigida. Geralmente ocorre para tratar um assunto que não pode esperar para ser discutido ou comunicado na reunião programada.

• De Emergência: É aquele reunião convocada para tratar um assunto urgente, geralmente ligado a uma situação de emergência da organização, e que requerem ações rápidas, de contingencia e precisas.

Quanto aos Participantes

• Reunião Geral:Envolve todos os colaboradores da organização: empregados e prestadores de serviço.

• Reunião com Empregados: Envolvem somente empegados da empresa e podem ser ainda subdividida em: reuniões de liderança, reunião de supervisores, reunião de gerentes ou reunião de diretores.

• Reunião com Prestador de Serviço: Envolve somente prestadores de serviço da organização e ainda podem ser dividas por empresa prestadoras de serviço.

• Reunião com Fornecedor: Envolve colaboradores das empresas que fornecem algum tipo de produto ou insumo para organização.

• Reunião com Cliente: São aquelas realizadas com os representantes dos clientes da organização.

• Reuniões com Ogão Público: São aquelas realizadas com representantes dos órgãos dos Governos Federais, Estaduais ou Municipais; ou com representantes dos poderes judiciários ou legislativo.

Quanto a abrangência

• Reunião Geral: Envolve todos os departamentos da empresa;

• Reunião Departamental: Envolve apenas um departamento especifico da empresa.

• Reunião Interdepartamental: Envolve mais de um departamento da organização.

• Reunião Grupo de Trabalho: Envolve um grupo de pessoas de um mesmo departamento ou não, com objetivo de atender a necessidades e objetivos especifico de cada membro participante.

• Reunião de Equipes de trabalho: Envolve uma equipe de trabalho, composta por pessoas de um mesmo departamento ou não, com objetivo de atender a necessidades e objetivos especifico da equipe.

Staff da Reunião Empresarial

Uma reunião envolve diversas diversos atores de acordo com seu objetivo e dimensão e uma pessoa pode acumular mais de uma função no planejamento, organização e coordenação.

Solicitante: Aquele que identifica a necessidade, solicita a execução e define se objetivos;

• Organizador: Aquele que assume ou recebe a incumbência de planejar e organizar a reunião;

• Coordenador: Aquele que assume ou recebe a incumbência de coordenar a execução do evento;

• Participantes: Todos aqueles que são convocados para participar da discussão do assunto;

• Auxiliares: Aqueles que auxiliam o coordenador na execução das atividades (pessoa que faz a ata, aquele que demonstra algum tipo de equipamento, etc;

• Apoio: Aqueles que contribuem prestando algum tipo de serviço antes, durante e depois do evento (aqueles que arrumam a sala, pessoal da limpeza, o pessoal do cafezinho, a área de T.I. etc).

Como organizar uma reunião?

A organização de uma requer um planejamento detalhado, prevendo ações antes, durante e após a reunião.

Os principais responsáveis pelo sucesso de uma reunião são o planejamento e coordenação da mesma.

As reuniões são muito úteis para informar ou tomar alguma decisão. Porém quando mal planejadas ou conduzidas, consomem tempo dos participantes, sem trazer resultados proveitosos.

Etapas:

• Definição do objetivo;
• Definição de coordenador;
• Definição da Periodicidade (Freqüência) e duração;
• Definição local;
• Definição da contribuição desejada dos participantes;
• Convocação dos participantes;
• Preparação de uma pautada e distribuição previa aos participantes;
• Coordenação da reunião.

Participação do leitor

Entre na Categoria Reunião de Trabalho e visualize mais artigos relacionados a esse tema, que com certeza serão úteis para você.

Para continuar publicando e disponibilizando os artigos de forma gratuita a todos, solicitamos a colaboração de nossos leitores, fazendo pelo menos uma das práticas a seguir:

• Deixe seu comentário no final dos artigos;
• Curta e compartilhe as publicações com seus amigos pelas redes sociais;
• Visualize mais um artigo, essa pratica reduz nossa taxa de rejeição e melhora nosso posicionamento no Google.
• Cadastre se como leitor e receberá avisos sobre novas publicações em seu e-mail.

Forte abraço e sucesso!

José Sérgio Marcondes – Autor

Referencias Bibliográfcias

NAKANE, A. Técnicas de organizações de eventos. Rio de Janeiro: Editora Infobook, 2000.
THOMSETT, M. C. Reuniões de negócios: como preparar, conduzir e aproveitar ao máximo seu tempo e sua participação. São Paulo: Editora Maltese, 1992.
ASSUNÇÃO, D. D; ZEVE, C. M. D; CABRAL, A. R. Y; NICOLAO, M. Trabalho Cooperativo: Uma Ferramenta de Apoio para Reuniões à Distância. PRÁXIS – Revista de Divulgação Científica (Guaíba), Guaíba, v. 2, p. 1-5, 2005.