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Tudo Sobre Administração De Condomínios: O que é? Objetivo e Funções

Imagem de duas pessoas numa mesa analisando documento. Alusão a administração de condomínios.

A Administração de Condomínios é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos, e a execução das atividades necessárias para o bom funcionamento do Condomínio. É o trabalho em que o administrador do condomínio (Síndico) busca realizar para cumprir e fazer cumprir a Convenção, o Regulamento Interno e as determinações da Assembleia Condominial.

A administração dos Condomínios deverá ser realizada com base no Código Civil, na Convenção e Regulamento Interno do Condomínio, com observância aos princípios das legislação em vigor e das boas práticas da administração.

O que é Administração de Condomínios?

A Administração de Condomínios é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos, e a execução das atividades necessárias para o bom funcionamento do condomínio.

É o trabalho que o administrador do condomínio (síndico) busca realizar para cumprir e fazer cumprir a Convenção, o Regulamento Interno e as determinações da Assembleia Condominial.

Envole itens de manutenção a serem observados, atividades operacionais, gestão de empregados, administração e contabilidade, além da relação com os condôminos e entre eles.

Funções da Administração de Condomínios

A administração do condomínio envolve as cincos funções básicas da administração.

A) Planejamento:

Planejamento refere-se ao ato de constatar a necessidade de realização de uma ação/ atividade, de traçar objetivos e de identificar os meios, os recursos e as condições necessários para sua execução, estabelecendo prazos e metas.

B) Organização:

Organização refere-se ao ato de organizar as atividades, os meios e recursos disponibilizados, de forma a obter os resultados desejados no planejamento, com economia de gastos e potencialização de resultados.

C) Liderança:

Liderança refere-se a habilidade de influenciar as pessoas para trabalharem de forma motivada e cooperativa, visando atingir aos objetivos identificados e estabelecidos, atuando dentro dos princípios do trabalho em equipe.

D) Controle

Controle refere-se a função administrativa de analisar o trabalho que esta sendo desenvolvido, comparando o que foi feito ou está sendo feito, com o que deveria ser feito ou alcançado, por meio de indicadores desempenho.

Tem como objetivo apontar desvios em relação ao planejado e propor alternativas para superar as dificuldades encontradas e atingir os objetivos esperados.

Objetivo da Administração de Condomínios

O principal objetivo da administração do condomínio é suprir as demandas administrativas, jurídicas e burocráticas de um condomínio visando o seu bom funcionamento.

O administrador do condomínio também deve ser um facilitador das relações interpessoais dos condôminos, moradores e frequentadores do condomínio.

Deve primar pelo cumprimento da Convenção e Regulamento Interno do Condomínio a fim de tornar a convivência das pessoas respeitosa e harmônica as necessidades e interesses do coletivo.

O que é necessário para Administrar o Condomínio?

Para realizar a administração do condomínio é necessário que o candidato a vaga de administrador do condomínio tenha alguns conhecimentos e habilidades, tais como:

  • Conhecimento sobre a legislação pertinente ( Código Civil e a Lei 4.591,de 16/12/1954, que dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias);
  • Conhecimentos básicos de administração, envolvendo planejamento, organização, liderança e controle;
  • Habilidade para lidar com números, a fim de cuidar das finanças e contabilidade;
  • Habilidade de liderança, para coordenar os empregados e prestadores de serviço;
  • Habilidade intermediar conflitos.

Tipos de Administração de Condomínios

O processo de administração do condomínio pode ser realizado por síndico natural ou profissional, com ou sem auxilio de prestadores de serviço.

Código Civil

Art. 1.347. A assembléia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.

§ 1º Poderá a assembléia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.


§ 2ª O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção.

1. Sindico Natural

O Síndico Natural é um condômino do próprio condomínio eleito por meio de assembleia. Podendo ter o mandato pelo período de até dois anos. O qual poderá renovar-se.

Segundo o código Civil, o síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção.

Dessa forma o síndico pode, se achar necessário, contratar algum tipo de assessoria ou consultoria para auxilia-lo na administração.

Assessorias/Consultoria que podem ser contratadas

  • Contator: para auxiliar nas obrigações contábeis;
  • Advogado: para auxiliar nas questões de contratado, convenções e assuntos jurídicos;
  • Bombeiro: para questões relacionadas a prevenção e combate a incêndio;
  • Consultor de Segurança: para as questões relacionadas a segurança do condomínio;
  • Empresa de Administração de Condomínio: pessoas jurídicas especializadas em auxiliar os síndicos em assuntos administrativos, financeiros e jurídicos.

2. Síndico Profissional

O sindico profissional é a pessoa física ou jurídica que por seu conhecimento, formação e experiência podem administrar o condomínio de forma profissional, como um prestador de serviço.

3. Empresa Administradora de Condomínio

As administradoras de condomínios são pessoas jurídicas, especializadas em assessoria e prestação de serviços jurídicos, financeiros e administrativos na área de condomínios.

Oferecem a prestação de serviços nessas áreas em apoio a administração do síndico, ficando a ele subordinadas.

Não cabe à empresa administradora tomar decisões pelo condomínio, uma vez que esse papel é único e exclusivo do síndico.

Segundo o Art. 1.348 do Código Civil, o síndico é o responsável direto pelo condomínio, podendo responder civil e criminalmente por problemas na gestão.

Desta forma, existe uma responsabilidade solidária entre condomínio e administradora.

Funções da Administração do Condomínios

  • Cumprir, fiscalizar e fazer cumprir a Convenção e Regimento Interno;
  • Gestão administrativa, que envolve basicamente:
    • cumprir as exigências jurídicas e tributárias;
    • realizar orçamento anual;
    • realizar pagamentos e cobranças;
    • administrar contratos;
    • prestar contas ao Concelho Fiscal do Condomínio e Assembléia Geral e órgãos de fiscalização;
  • Gestão de recurso humanos:
    • administração de empregados e prestadores de serviço;
    • Contratações, aplicações de medidas disciplinares e demissões;
    • Folha de pagamento e benefícios;
    • Administração de contratos;
    • Designação, orientação e fiscalização de serviços e atividades;
  • Gestão predial e de infraestrutura;
    • Manutenções periódicas e preventivas;
    • Manutenção emergencial;
    • Limpeza e conservação de áreas comuns e áreas verdes;
  • Gestão da Segurança do Condomínio:
  • Atender as demandas dos condômino.

Fatores Envolvidos Administração de Condomínios

A administração do condomínio envolve a Assembleia Condominial, a Convenção e o Regulamento Interno do Condomínio, o Síndico (administrador do condomínio) e o Concelho Fiscal.

1. Assembleia do Condomínio

Assembléia Geral é uma reunião onde todos os condôminos são convocados e devem participar, tem como objetivo, inteirar os participantes sobre os assuntos do condomínio e deliberar sobre decisões necessárias.

É por meio da assembleia que se decide quem irá ser o síndico, ou seja, o administrador do condomínio.

A administração do condomínio se baseia no Código Civil e nas orientações e decisões tomada nas Assembleias, que são oficializadas por meio da Convenção Condominial e dos Regulamentos Internos.

Na assembleia são convencionadas as normas que regerão o condomínio, a aprovação das despesas, o valor das contribuições dos condôminos, a prestação de contas, a escolha do síndico e deliberação de decisões necessárias ao bom funcionamento do estabelecimento.

A assembleia de condomínio é o momento em que os condôminos se reúnem para discutir e tomar decisões sobre questões administrativas e que afetam a rotina do condomínio.

1.1 Tipos de Assembleias:

A. Assembleia Geral de Instalação:

É aquela feita para instaurar um condomínio novo , que acabou de ser entregue pela incorporadora. É feita a inscrição de CNPJ junto à Receita Federal, contratação de seguro obrigatório e eleição do primeiro síndico.

B. Assembleia Geral Ordinária:

É aquela que ocorre obrigatoriamente uma vez por ano e é focada na prestação de contas, aprovação das despesas dos últimos 12 meses e a previsão orçamentária para o próximo ano.

Muitos condomínios aproveitam a Assembleia Geral Ordinária para fazer a eleição de síndico, subsíndico e conselho fiscal e para fazer alterações na convenção de condomínio.

C. Assembleia Geral Extraordinária:

É aquela convocada em caráter extraordinário para discutir e aprovar despesas emergenciais, deliberar sobre assuntos emergenciais, e outros que não foram contemplados pela Assembleia Geral Ordinária.

Ela pode ser convocada a qualquer momento, dependendo da demanda exigida.

2. Convenção de Condomínio

A Convenção do Condomínio é o documento que reúne decisões, diretrizes e regras de convivência e de administração do imóvel convencionadas na Assembleia.

A Convenção deverá reunir as assinaturas de titulares de direitos que representem, no mínimo, 2/3 das frações ideais que compõem o condomínio.

A Convenção de Condomínio deverá ser registrada em Cartório de Imóveis, bem como a averbação das suas eventuais alterações. Todo os condôminos devem receber uma cópia atualizada.

É ela que orienta a forma como o condomínio irá funcionar e ser gerenciado. O documento deve ser registrado em cartório de imóveis.

A convenção condominial é sua regulação maior, ela determina como o condomínio irá funcionar e ser gerenciado. Serve como um guia orientador para que o administrador do condomínio possa exercer a sua função com maior autoridade.

2.1 Conteúdo da Convenção

Além de outras normas aprovadas pelos interessados, a Convenção poderá conter:

  • A discriminação das partes de propriedade exclusiva, e as de condomínio, com especificações das diferentes áreas;
  • O destino das diferentes partes;
  • O modo de usar as coisas e serviços comuns;
  • Encargos, forma e proporção das contribuições dos condôminos para as despesas de custeio e para as extraordinárias;
  • O modo de escolher o síndico e o Conselho Fiscal/Consultivo;
  • As atribuições do síndico, além das legais;
  • A definição da natureza gratuita ou remunerada de suas funções;
  • O modo e o prazo de convocação das assembleias gerais dos condôminos;
  • O quorum para os diversos tipos de votações;
  • A forma de contribuição para constituição de fundo de reserva;
  • A forma e o quorum para as alterações de convenção;
  • A forma e o quorum para a aprovação do Regimento Interno quando não incluídos na própria Convenção.

4. Regulamento Interno

O regulamento Interno do condomínio visa disciplinar a rotina diário do estabelecimento e embasa as decisões e ações do síndico. Muito provavelmente, o recurso mais usado no dia-a-dia dos condôminos.

Nele constam as normas de conduta que o síndico, condômino, ocupantes, empregados, prestadores de serviço e visitantes, devem respeitar para garantir o bom funcionamento e a boa convivência no local.

O regulamento interno faz parte dos três documentos que colaboram no estabelecimento de regras para o condomínio, junto com o Código Civil e a convenção do condomínio.

A criação ou alterações do regulamento interno também precisam da aprovação de 2/3 dos condôminos.

4.1 Conteúdo do Regulamento Interno

Os assuntos abordados no regulamento interno pode variar de um estabelecimento para outro, mas a maioria envole:

  • Orientações e normas sobre o uso dos espaços comuns (piscinas, playgrounds, salões de festa);
  • Horário de silêncio, reformas e manutenção;
  • Procedimento para realização de mudanças, obras e reformas;
  • Procedimentos para recebimento de visitantes;
  • Procedimentos de segurança;
  • Regras para convívio com animais;
  • Vagas de estacionamento;
  • Regras sobre aplicação de multas e advertências.

5. Conselho Fiscal do Condomínio

O Art. 1.356 do Código Civil, descreve que poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembléia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.

O conselho fiscal do condomínio é um órgão complementar, de auxílio e controle do trabalho do síndico.

Sua principal função é analisar as finanças do condomínio e emitir pareceres recomendando ou não a aprovação de contas.

O Concelho Fiscal é formado por condôminos que são eleitos por votação em reunião de assembleia, com os votos da maioria dos presentes.

O conselho fiscal tem como objetivo de cuidar da parte da prestação de contas e acompanhar os gastos do condomínio.

Mensalmente, o conselho tem acesso a documentação de prestação de contas do condomínio e faz o seu parecer se os gastos apresentados são os mesmos aprovados em assembleia.

5.1 Responsabilidades do conselho fiscal

  • Eleger o presidente do concelho dentre os concelheiros;
  • Acompanhar e auditar contas, orçamentos e documentação da gestão financeira;
  • Garantir que os recursos arrecadados estão sendo aplicados corretamente;
  • Conferir os balanços de contabilidade;
  • Ajudar na elaboração da previsão orçamentária;
  • Alertar o síndico sobre possíveis irregularidades;
  • Emitir pareceres concordando ou reprovando a prestação de contas anual;
  • Verificar se estão sendo respeitadas as decisões tomadas em assembleia;
  • Emissão do relatório do conselho fiscal de condomínio;
  • Acompanhar o trabalho do síndico e da administradora do condomínio.

Atividades Administrador do Condomínio

Algumas das atividades exercidas pelo administrador do condomínio são:

  • Gerenciar contas a pagar e a receber;
  • Emissão de boletos para pagamentos da taxa condominial, fundo de reserva e multas;
  • Fazer a gestão financeira e tributária;
  • Organizar e alocar arquivos e documentos;
  • Elaborar a previsão orçamentária e os demonstrativos de receitas e despesas do condomínio;
  • Dar suporte na prestação de contas anual;
  • Prestar assessoria jurídica;
  • Atender dúvidas e solicitações dos condôminos;
  • Manejar a folha de pagamento dos funcionários;
  • Redigir cartas, circulares, editais de convocação e atas;
  • Realizar cobranças e gerenciar a inadimplência do condomínio.
  • Gestão financeira do condomínio;
  • Controle da folha de pagamento de funcionários;
  • Organização, pagamento e prestação de contas do condomínio;
  • Organização, pagamento e prestação de taxas condominiais;
  • Cobrança de inadimplentes;
  • Cumprimento das declarações de obrigações fiscais e contábeis do condomínio;
  • Cumprimento de burocracia de questões jurídicas;
  • Assessoria para reuniões de assembleia;
  • Orientar e fiscalizar os serviços manutenção e segurança do condomínio;
  • Etc.

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Sérgio Marcondes

Referencia Bibliográfica

LEI Nº 4.591, DE 16 DE DEZEMBRO DE 1964. Dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias.

Código Civil – LEI No 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002

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Sobre o Autor

José Sergio Marcondes
José Sergio Marcondes

Graduado em Gestão de Segurança Privada, MBA em Gestão Empresarial e Segurança Corporativa. Detentor das Certificações CES (Certificado de Especialista em Segurança Empresarial), CPSI (Certificado Profesional en Seguridad Internacional), CISI (Certificado de Consultor Internacional en Seguridad Integral, Gestión de Riesgos y Prevención de Pérdidas). Mais de 30 anos de experiência na área de segurança privada. Consultor e diretor do IBRASEP, trazendo uma notável expertise em segurança, além de possuir sólidos conhecimentos nas áreas de gestão empresarial.

2 Comentários

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  1. Olá Elaine!
    Obrigado pelo seu comentário.
    Forte abraço e sucesso.

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