Relatório de Ocorrência da Segurança: O que é, Para serve?

A segurança é uma preocupação crescente para empresas de todos os setores. Porém, mesmo com as melhores medidas de segurança em vigor, ainda é possível que hajam ocorrências de segurança. É nesses momentos que a importância do Relatório de Ocorrência da Segurança se torna evidente.

Um Relatório de Ocorrência é um documento detalhado que registra todas as informações relevantes sobre um evento indesejável para segurança, incluindo a natureza do evento, pessoas envolvidas, problemas e danos causados.

Além de ser um documento importante para a gestão de riscos, o Relatório de Ocorrência da Segurança pode ser utilizado para melhorar o sistema de segurança existente na empresa. Neste artigo, vamos explorar os elementos essenciais de um relatório de ocorrência e como criá-lo.

Por José Sergio Marcondes – Postado 19/04/2017 atualizado 18/04/2023

O que são Ocorrências na Segurança?

Ocorrências na segurança de uma organização são eventos indesejados que afetam a segurança de um ativo, incluindo pessoas, bens materiais e imateriais.

Essas ocorrências podem ser de diferentes naturezas, como furtos, roubos, vandalismo, acidentes, danos físicos ou qualquer outro evento que possa comprometer a integridade das pessoas e bens.

As ocorrências na segurança podem ser causadas por diversos fatores, como falhas nos sistemas de segurança, vulnerabilidades nos sistemas de gestão de segurança, ações de criminosos, eventos naturais ou falhas humanas.

Independentemente da causa, é importante que todas as ocorrências sejam registradas e investigadas, a fim de identificar possíveis falhas nos sistemas de segurança e tomar medidas preventivas e corretivas para melhorar a segurança da organização.

Neste contexto, é importante que as ocorrências sejam registradas de forma sistemática e organizada, seguindo um modelo padrão que contenha todas as informações essenciais, como data, horário, local, natureza da ocorrência, pessoas envolvidas, danos causados, entre outras informações relevantes.

O que é um Relatório de Ocorrência da Segurança?

Relatório de Ocorrência é o documento formal de uma organização utilizado regularmente para registrar e comunicar fatos e circunstancias, que de alguma forma, possam interferir negativamente na segurança da organização. É um conjunto de informações utilizado para registar e reportar um determinado evento ou circunstância.

O Relatório visa registrar e informar, de forma sucinta e objetiva, a ocorrência de um determinado fato ou circunstância, criminoso ou não, cujo tenha alguma relevância para a segurança da organização. Ele formaliza uma situação e obrigada a tomada de ações investigativas, corretivas ou preventivas. Serve como base para apuração de responsabilidades e auditorias de segurança.

Características do Relatório de Ocorrência

• Deve seguir o padrão de cada organização – as organizações estabelecem padrões para os seus documentos internos, os quais devem ser observados e seguidos.
• Deve fazer parte do conjunto de documentos oficiais da organização;
• O conteúdo relatado deve ser considerado de acesso restrito as partes interessadas.
• Acesso a conteúdo de R.O. deve ser dado apenas as partes interessadas, levando se em consideração o grau de sigilo de acordo com o teor das informações contidas.
• Cópias do RO deve ser objeto de controle e restrição ao menor número possível.

Conteúdo do Relatório de Ocorrência da Segurança

Não há um modelo padrão de RO para todo as organizações, cada uma segue seu modelo próprio. O modelo sugerido aqui, visa possibilitar condições apropriadas para facilitar e potencializar o processo de gestão de ocorrências, por meio de mensuração de dados estatísticos.

De acordo com a nossa experiência, um formulário adequado para registro de ocorrência deve possuir os seguintes itens.

1. Número do R.O. – A numeração deve ser sequencial e corresponder ao número do Relatório de Ocorrência emitido no ano em questão, seguido do ano com quatro dígitos. Exemplo R.O. Nº 22/2017. A numeração dos ROs devem ser objeto controle.
2. Dados do Emitente – Nome de guerra e registro do colaborar da segurança que procedeu a confecção do Relatório de Ocorrência.
3. Data e hora da emissão do R.O. – Data e horário em que o R.O. foi confeccionado e registrado pela segurança patrimonial no seu Sistema de Controle de Ocorrências.
4. Data e hora da ocorrência – Data e horário que se deu a ocorrência ou que a mesma foi constatada pelo informante da ocorrência.
5. Local da ocorrência – Local em que se deu a ocorrência.
6. Diretoria, Gerencia, Supervisão relacionada – Refere-se a origem ou responsabilidade pela pessoa, objeto ou local envolvido na ocorrência.
7. Assunto da ocorrência – Para um melhor controle e tratamento das ocorrências, elas devem ser agrupadas e classificadas por assuntos de acordo com suas características e particularidades.
8. Descrição da ocorrência – O registro da ocorrência deve ser sucinto e objetivo, e voltado para dados.
9. Parecer da Segurança – Espaço destinado ao parecer e encaminhamento da segurança.
10. Parecer da área envolvida – Espaço destinado ao parecer da área envolvida na ocorrência.

Exemplo de formulário para relatório de ocorrência: Acessando o botão a seguir você poderá baixar o modelo de R.O. acima em formato PDF ou Word, gratuitamente.

Como fazer um Relatório de Ocorrência?

Para você fazer um relatório de ocorrência da segurança, sugiro seguir as seguintes etapas:

• Coletar informações: antes de escrever o relatório, é preciso coletar todas as informações relevantes sobre a ocorrência, incluindo a data, hora e local, natureza do evento, pessoas envolvidas e danos causados. Essas informações podem ser obtidas por meio de entrevistas com testemunhas, inspeção do local da ocorrência, e outros meios.
• Organizar as informações: depois de coletar as informações, organize-as de forma clara e lógica, seguindo um modelo padrão de relatório de ocorrência. É importante que todas as informações sejam precisas e objetivas, evitando conclusões precipitadas ou linguagem subjetiva.
• Escrever o relatório: Inicie o relatório com um resumo da ocorrência, seguido da descrição detalhada do evento, pessoas envolvidas. Inclua fotografias, vídeos, mapas ou outros documentos relevantes como anexos, se necessário.
• Revisar e corrigir: revise o relatório para garantir que todas as informações estejam corretas e claras. Certifique-se de que o relatório siga o modelo padrão e inclua todas as informações relevantes.

Em resumo, um relatório de ocorrência da segurança patrimonial deve ser completo, objetivo, sucinto, claro e seguir um modelo padrão para facilitar sua análise e comparação com outros relatórios. A elaboração de um RO bem feito é fundamental para a tomada de decisão e a melhoria constante dos sistemas de segurança.

Dicas importantes

1. Independentemente do meio utilizado, o mais importante é o conteúdo relatado;
2. O R.O. deve ser simples, objetivo e sucinto, porém capaz de transmitir as informações necessárias para o entendimento da ocorrência;
3. O texto do R.O. deve conter dados suficientes para identificar e localizar as pessoas ou objetos quando estes forem citados;
4. Durante a escrita do R.O. o emitente não deve incluir impressões ou suposições pessoais ou de terceiros, deve-se ater aos fatos identificados ou informados;
5. O R.O. não visa acusar ou defender, e nem explicar o porquê do corrido, ele apenas deve relatar o ocorrido. As investigações posteriores é que vão buscar informações dos porquês e atribuir responsabilidade se for ocaso.

Importância do Relatório de Ocorrência da Segurança

O relatório de ocorrência da segurança é uma ferramenta essencial para a gestão da segurança, pois permite identificar padrões de comportamento, avaliar riscos e tomar medidas preventivas e corretivas para garantir a proteção do patrimônio e das pessoas.

• O relatório pode ser usado como prova em caso de ações judiciais ou para fins de seguros.

• O RO é importante tanto para comunicação e formalização de uma ocorrência, como para, registro do evento;
• Contribui para formação de banco de dados e históricos de ocorrências para estudos futuros e projeções de riscos.
• Formaliza uma situação e obrigada a investigação e tomada de ações corretivas ou preventivas.
• Serve como evidencia e indicativo para apuração de responsabilidades.
• Serve como fornecedor de dados para indicador de desempenho da segurança.

Benefícios do Relatório de Ocorrência da Segurança:

• Registra e formaliza as ocorrências de segurança;
• Possibilita a Identificação das ocorrências que mais se repetem;
• Facilita a avaliação das ocorrências mais relevantes;
• Torna possível a mensuração e direcionamento de ações especificas para reduzir um determinado tipo de ocorrência;
• Ajuda a justificava para investimentos (mostrar o quanto a falta de recursos e investimento tem contribuído para o número de ocorrências);
• Serve como demonstrativo de produtividade (mostrar o quanto as ações ou investimentos na segurança tem contribuído para a redução de um determinado tipo de ocorrência).

Conclusão

Um Relatório de Ocorrência da Segurança é uma ferramenta fundamental para garantir que sua empresa esteja preparada para lidar com incidentes de segurança. É importante lembrar que um relatório completo e detalhado pode ajudar a prevenir ocorrências futuras e garantir a segurança de todos.

Espero que este artigo tenha ajudado a entender a importância do Relatório de Ocorrência da Segurança e como criá-lo de maneira eficaz. Se você está procurando mais informações sobre como gerenciar ocorrências de segurança, recomendo a leitura do meu artigo sobre “Gestão de Ocorrências na Segurança”.

A gestão de ocorrências é uma parte crucial da segurança e pode ajudar sua empresa a estar melhor preparada para enfrentar desafios de segurança. Não perca a oportunidade de aprender mais sobre esse tópico importante.

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Um forte abraço e votos de sucesso!

José Sergio Marcondes – CES – CPSI – Gestor, Consultor e Diretor do IBRASEP. Sou um profissional com competências sólidas nas áreas de segurança privada e gestão empresarial. Conecte comigo nas redes sociais.

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Sugiro a leitura dos artigos a seguir como forma de complementar o aprendizado desse artigo.

Ocorrência de Segurança: O que é, Tipos e Exemplos

Importância do Gerenciamento de Ocorrência na Segurança

Livro de Ocorrência da Segurança Patrimonial: O que é? Como fazer?

Gerenciamento de Riscos de Segurança: O que é, seus Processos

O que é Gestão de Segurança? Quais suas Funções e Processos

Dados para Citação Artigo

MARCONDES, José Sérgio (19 de abril de 2017). Relatório de Ocorrência da Segurança: O que é, Para serve?. Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: https://gestaodesegurancaprivada.com.br/relatorio-de-ocorrencia-da-seguranca-patrimonial/– Acessado em (inserir data do acesso).