O que é Procedimento: Definição, Tipos, Exemplos Procedimentos

O procedimento é um dos elementos fundamentais para garantir a eficiência, eficácia e qualidade de diversas atividades de uma pessoa ou organização. Desde a fabricação de um produto até a realização de um serviço, passando pela gestão de recursos dos recursos, os procedimentos estão presentes em todas as etapas do ciclo produtivo.

Mas, afinal, o que é um procedimento? Basicamente, podemos defini-lo como um conjunto de ações sequenciais e padronizadas que devem ser executadas para atingir um determinado objetivo. A falta de procedimentos claros pode levar a uma série de problemas, tais como: erros, retrabalho, perda de produtividade e etc.

Neste artigo, vou abordar em mais detalhes a definição de procedimento, seus principais tipos e características, bem como sua importância para as pessoas e organizações em geral. Leia até o final e descubra como os procedimentos podem ser utilizados para aumentar a eficiência de suas atividades.

Por José Sergio Marcondes – Postado 12/05/2023

O que é Procedimento?

Procedimento pode ser definido como uma sequência de ações, passos ou etapas que são realizados para alcançar um determinado objetivo ou resultado. Na administração, procedimentos são frequentemente usados para padronizar e sistematizar processos para garantir a qualidade, a eficiência e a eficácia nas operações de uma organização.

Procedimentos refere-se a um conjunto de ações sequenciais e padronizadas que devem ser executadas para atingir um determinado objetivo com eficiência e eficácia.

Os procedimentos são usados em várias áreas da administração, incluindo produção, finanças, segurança, recursos humanos, marketing e vendas, entre outras. Eles podem ser documentados em manuais, guias ou fluxogramas, e são usados ​​como referência para os funcionários que executam as atividades.

Os procedimentos servem para orientar as pessoas e garantir que as tarefas sejam realizadas de maneira correta, consistente e uniforme, independentemente de quem as esteja executando.

Definições de Procedimentos de acordo com as Normas ISO

De acordo com a norma ISO 9000:2015, um procedimento é definido como um “modo especificado de realizar uma atividade ou um processo”.

A norma ISO 9001:2015, que é a norma mais conhecida e utilizada da família ISO 9000, também fornece uma definição de procedimento como um “conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam recursos para atender a um objetivo específico”. Ambas as definições destacam a importância dos procedimentos na garantia de um processo padronizado e eficiente, visando a melhoria contínua da qualidade.

Procedimentos são diretrizes e instruções que descrevem passo a passo as atividades necessárias para executar uma tarefa específica. Eles são criados para garantir que as tarefas sejam executadas de forma padronizada, consistente e eficiente, visando a otimização dos processos organizacionais e a redução de erros e retrabalho.

Os procedimentos podem ser aplicados em diversas áreas do conhecimento, desde a gestão empresarial até a realização de procedimentos médicos, e devem ser desenvolvidos levando em consideração as necessidades e objetivos da organização.

Para que serve o Procedimento?

O procedimento é utilizado para padronizar e sistematizar as atividades e processos de uma organização, com o objetivo de garantir a qualidade, a eficiência e a eficácia nas operações. Ele serve como um guia para os funcionários que realizam as tarefas e atividades da organização, fornecendo um conjunto claro e específico de instruções a serem seguidas para realizar uma determinada tarefa ou atividade.

Ao padronizar as atividades e processos através de procedimentos, a organização pode garantir que os resultados obtidos sejam consistentes e confiáveis, independentemente de quem as realize. Além disso, os procedimentos ajudam a reduzir erros e inconsistências nas operações, aumentando a eficiência e reduzindo custos.

Os procedimentos também podem ser usados como uma ferramenta para gerenciamento de risco e controle interno, ajudando a garantir o cumprimento de regulamentações, leis e políticas internas da organização.

Quais áreas que o procedimento pode ser aplicado?

O procedimento pode ser aplicado a diversas áreas do saber, desde que haja a necessidade de padronizar atividades e processos para alcançar um determinado objetivo ou resultado. Algumas áreas em que os procedimentos são comumente aplicados incluem:

1. Administração: a aplicação de procedimentos é amplamente utilizada na administração de empresas, em áreas como gestão de processos, gestão da qualidade, gestão de projetos, gestão de riscos, entre outras.
2. Indústria: a aplicação de procedimentos é comum em indústrias que produzem bens e serviços, com o objetivo de padronizar as atividades de produção, segurança, manutenção, distribuição e logística.
3. Saúde: a aplicação de procedimentos é importante na área da saúde, visando padronizar as atividades de diagnóstico, tratamento, cuidados com o paciente e gestão de processos hospitalares.
4. Tecnologia da informação: na área de Tecnologia da Informação, os procedimentos são aplicados para padronizar atividades relacionadas ao suporte técnico, manutenção de hardware e software, gestão de dados, entre outras.
5. Educação: na educação, os procedimentos podem ser aplicados para padronizar atividades de ensino, elaboração de materiais didáticos, gestão de recursos educacionais e organização de eventos educacionais.
6. Agricultura: na agricultura, os procedimentos podem ser utilizados para padronizar atividades relacionadas ao plantio, colheita, tratamento e processamento de produtos agrícolas.

Essas são apenas algumas áreas em que os procedimentos podem ser aplicados. Na prática, os procedimentos podem ser utilizados em qualquer área em que haja a necessidade de padronizar atividades e processos para garantir a qualidade, eficiência e eficácia das operações.

Quais são os tipos de procedimentos?

Existem diferentes tipos de procedimentos, que podem ser classificados de diversas maneiras. Aqui estão alguns exemplos de tipos de procedimentos:

1. Procedimentos operacionais padrão (POPs): são procedimentos que padronizam as atividades de uma organização em um determinado processo. Os POPs geralmente incluem instruções detalhadas sobre como realizar uma determinada tarefa e podem ser utilizados em diversas áreas, como produção, manutenção, logística, entre outras.
2. Procedimentos de qualidade: são procedimentos que padronizam as atividades relacionadas à garantia da qualidade em uma organização. Esses procedimentos incluem a definição de padrões de qualidade, a realização de testes e inspeções, a gestão de não conformidades, entre outras atividades.
3. Procedimentos administrativos: são procedimentos que padronizam as atividades administrativas de uma organização, como a gestão de documentos, a gestão de pessoas, a gestão financeira, entre outras.
4. Procedimentos de segurança: são procedimentos que padronizam as atividades relacionadas à segurança em uma organização, como a prevenção de acidentes, o uso de equipamentos de proteção, a evacuação em caso de emergência, entre outras.
5. Procedimentos de emergência: são procedimentos que padronizam as atividades a serem realizadas em caso de emergência, como um incêndio, uma inundação, um acidente, entre outras situações.

Esses são apenas alguns exemplos de tipos de procedimentos. Na prática, os procedimentos podem ser adaptados e criados de acordo com as necessidades de cada organização e área de atuação.

Quais são as características de um bom procedimento?

As características de um bom procedimento variam de acordo com a finalidade e a natureza do procedimento, mas em geral, um bom procedimento deve possuir as seguintes características:

• Clareza: um bom procedimento deve ser claro e fácil de entender, para que possa ser seguido de forma consistente e eficaz.
• Objetividade: o procedimento deve ser objetivo e direto ao ponto, evitando linguagem desnecessariamente complexa ou ambígua.
• Precisão: deve ser preciso e detalhado o suficiente para garantir que a atividade seja realizada corretamente, sem deixar espaço para interpretações errôneas.
• Confiabilidade: deve ser baseado em fontes confiáveis e atualizadas, e ter sido testado e validado antes de ser implementado.
• Adequação: o procedimento deve ser adequado às necessidades e especificidades da atividade que se propõe a padronizar.
• Flexibilidade: o procedimento deve ser flexível o suficiente para permitir adaptações e modificações quando necessário, sem comprometer a eficácia e segurança da atividade.
• Consistência: deve ser aplicado de forma consistente em todas as situações em que é necessário, para garantir a qualidade e a padronização das atividades.
• Atualização: deve ser atualizado regularmente, para garantir que esteja alinhado com as mudanças nas necessidades da organização e nas melhores práticas de mercado.

Essas características são fundamentais para garantir que um procedimento seja eficaz e atinja seus objetivos de padronização, qualidade e segurança.

Diferença entre Política, Procedimento e Instrução de Trabalho

Política, procedimento e instrução de trabalho são termos frequentemente utilizados na gestão de processos e na padronização de atividades, mas cada um possui um propósito e abrangência diferente.

• Política: é um documento que estabelece diretrizes e orientações gerais para a tomada de decisões e para o alcance dos objetivos de uma organização. A política pode ser mais ampla e genérica, estabelecendo princípios, valores e missão da empresa, ou mais específica, definindo diretrizes para uma área ou processo em particular.
• Procedimento: é um conjunto de passos sequenciais que devem ser seguidos para realizar uma atividade de forma padronizada e segura. O procedimento pode ser mais detalhado e operacional que uma política, fornecendo instruções precisas para a realização de uma atividade específica.
• Instrução de trabalho: é um documento mais detalhado que descreve passo a passo como realizar uma tarefa específica, incluindo informações como equipamentos e materiais necessários, requisitos de segurança, instruções operacionais e outros detalhes relevantes.

Em resumo, a política estabelece diretrizes gerais para a tomada de decisões, o procedimento descreve o fluxo de trabalho para realizar uma atividade, e a instrução de trabalho fornece instruções detalhadas para realizar uma tarefa específica. Todos esses documentos são importantes para garantir a padronização, qualidade e segurança das atividades realizadas dentro de uma organização.

5 Exemplos de Procedimentos

1. Procedimento para atendimento ao cliente: descreve as etapas a serem seguidas pelos atendentes de uma central de atendimento para registrar e resolver solicitações e reclamações dos clientes, incluindo o uso de scripts padronizados, resolução de problemas comuns e encaminhamento para níveis superiores de suporte, se necessário.
2. Procedimento de segurança para acesso às instalações: descreve as medidas de segurança a serem seguidas pelos funcionários, visitantes e contratados ao acessar as instalações de uma empresa, incluindo o uso de crachás de identificação, procedimentos de controle de acesso, inspeção de bolsas e outros procedimentos para garantir a segurança física dos colaboradores e visitantes.
3. Procedimento de limpeza e manutenção de equipamentos: descreve os passos a serem seguidos pelos funcionários encarregados da limpeza e manutenção de equipamentos, incluindo o uso de produtos de limpeza e EPIs, inspeção visual e testes de funcionalidade, e registros de manutenção preventiva.
4. Procedimento de compras: descreve o processo de compras de uma empresa, incluindo a definição de necessidades, pesquisa de fornecedores, cotações, análise de custos e benefícios, elaboração de pedidos de compra e recebimento de mercadorias.
5. Procedimento de gestão de documentos: descreve o processo de gestão de documentos de uma organização, incluindo a definição de critérios para classificação e armazenamento de documentos, elaboração de procedimentos para gestão de arquivos físicos e digitais, controle de versões e acesso, e disposição final de documentos.

Qual a importância dos Procedimentos?

Os procedimentos são importantes por diversos motivos, entre eles:

1. Padronização: os procedimentos estabelecem um conjunto padronizado de etapas que devem ser seguidas em uma determinada atividade, o que ajuda a garantir que todos realizem a tarefa da mesma forma.
2. Consistência: com um procedimento bem definido e seguido à risca, é possível alcançar resultados mais consistentes e previsíveis.
3. Eficiência: os procedimentos podem ser usados para identificar gargalos e pontos de melhoria em um processo, o que pode levar a ganhos de eficiência.
4. Qualidade: procedimentos podem ajudar a garantir que os produtos ou serviços entregues pela organização atendam a determinados padrões de qualidade.
5. Segurança: em algumas áreas, como na indústria ou na saúde, procedimentos podem ser fundamentais para garantir a segurança dos trabalhadores e dos usuários.
6. Documentação: procedimentos bem definidos e documentados podem servir como referência para futuras atividades, além de facilitar a auditoria e a certificação em determinados padrões de qualidade.

Por todas essas razões, a elaboração e a manutenção de procedimentos é uma atividade importante em diversas organizações e setores da economia.

Conclusão

Os procedimentos são ferramentas vitais para o sucesso de uma organização, fornecendo diretrizes claras e padronizadas para o desempenho de tarefas específicas. Espero que esse artigo tenha ajudado a esclarecer o que é um procedimento, sua importância e aplicação em diferentes áreas.

Se você está interessado em aprender mais sobre a gestão de processos organizacionais, sugiro que leia meu Artigo Sobre Políticas Organizacionais.

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José Sérgio Marcondes – CES
Especialista em Segurança Empresarial
Consultor em Segurança Privada
Diretor do IBRASEP

Leia também…

Sugiro a leitura dos artigos a seguir como forma de complementar o aprendizado desse artigo.

Políticas Organizacionais: O que são? Conceitos, Definições e Tipos

Planejamento Organizacional: O que é? Definição, Conceitos e Tipos

Dados para Citação Artigo

MARCONDES, José Sérgio (12 de maio de 2023). O que é Procedimento: Definição, Tipos, Exemplos Procedimentos. Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: – Acessado em (inserir data do acesso).

Referências Bibliográficas

ISO. ISO 9000:2015 – Sistemas de gestão da qualidade – Fundamentos e vocabulário. Geneva: International Organization for Standardization, 2015.

ISO. ISO 9001:2015 – Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos. Geneva: International Organization for Standardization, 2015.

FALCONI, Vicente. O Verdadeiro Poder. São Paulo: INDG Tecnologia e Serviços Ltda., 2009.

FLEURY, Maria Tereza Leme. Estratégias Empresariais e Formação de Competências: Um Quebra-Cabeça Caleidoscópico da Indústria Brasileira. São Paulo: Editora Atlas, 2002.