Organização da Reunião – Como Organizar uma Reunião de Trabalho.

A organização da reunião de trabalho eficaz é sempre um grande desafio, são muitas as variáveis envolvidas no processo. É preciso definir, implementar e coordenar uma infraestrutura eficiente. A organização é uma função administrativa complementar ao planejamento da reunião.

É o processo que possibilita a transformação de um modelo teórico (planejamento) para algo prático e funcional que possibilite o alcance dos objetivos almejados.

Organização da Reunião Empresarial

O segredo de como fazer uma reunião está no seu planejamento e organização. Afinal, essa é uma maneira de minimizar os possíveis problemas, otimizar os recursos e garantir os melhores resultados.

Pensar nos detalhes e organizá-los com antecedência reduz as chances de erros no momento do evento.

Fases da Organização da Reunião

A organização da reunião envolve basicamente três etapas básicas:

• Preparar infraestrutura;
• Arrumar local;
• Convocar participantes.

1. Preparar Infraestrutura para organização da reunião

Com base no conteúdo do planejamento e objetivos da reunião deve-se pensar e identificar a infraestrutura que será necessária para que o evento se realize.

Deverá ser listado tudo o que é necessário para que o evento aconteça, confirmando sua existência ou necessidade aquisição.

A organização da reunião poderá envolver uma infraestrutura simples ou mais complexa, o que dependerá de fatores como: objetivo, tipo, local, quantidade participantes, assunto e etc.

Essa etapa envolve:

• Leitura do plano da reunião e identificação da infraestrutura necessária para sua realização;
• Visita ao local da reunião e verificação da infraestrutura existente no local;
• Checar a existência de uma infraestrutura básica no local, que suporte a quantidade de pessoas esperada e os objetivos da reunião;
• Com base nos itens anteriores, verificar a necessidade de solicitação, contratação ou aquisição de algum item de infraestrutura que se faça necessário, assim como, verificar a necessidade de manutenção nos já existentes;

Itens de Infraestrutura

Os itens de infraestrutura necessário para reunião dependerá das suas características e poderá envolver diversos item dentre eles:

• Mesas e cadeiras;
• Telão;
• Projetores;
• Computador;
• TV;
• Flip Chart;
• Quadro para anotações;
• Material para anotações (papel, caneta etc);
• Água e café;
• Toalete;
• Iluminação, tomadas, ar condicionado;
• Transporte participantes;
• Limpeza local;
• Etc.

É importante que os recursos necessários sejam colocados previamente na sala de reuniões, evitando assim perda de tempo e distrações desnecessárias.

2. Arrumação do local da reunião

Ter um local adequado para realizar a reunião é essencial para o sucesso da mesma. O ideal é que seja uma sala preparada para esse tipo de evento.

Uma sala de reunião adequada precisa ser isolada dos locais com grande circulação de pessoas, evitando assim atrapalhar não somente o andamento da reunião como também, a rotina de trabalho das pessoas que não estão participando do encontro, más circulam pelas proximidades.

O local da reunião deve ser arrumado levando em consideração o objetivo da reunião, a quantidade de participantes, a acessibilidade, disponibilidade e o clima.

Objetos sem utilidade e o excesso de distrações podem ser um dificultador da reunião, para evitá-los, a decoração e a mobília utilizada devem visar o bem-estar dos participantes e funcionalidade do evento.

Uma sala de reunião adequada evita que as pessoas se distraiam durante o período da conversa e também oferece mais conforto, privacidade e segurança em relação aos assuntos tratados no evento.

Uma mesa de reunião cheia de coisas supérfluas é prejudicial a qualquer reunião! Uma vez que acaba distraindo a atenção dos participantes.

Por isso, deixe na mesa somente o necessário, evitando objetos decorativos sem nenhuma utilidade e que ocupem muito espaço.

Além disso, a mesa precisa possuir o tamanho adequado quantidade de participantes que estarão presentes, evitando desconfortos e incidentes que podem ser causados por falta de espaço.

Quanto a disposição dos móveis

A disposição dos móveis como a mesa, cadeira e o telão, devem ser feitas da melhor forma possível para que todos na reunião consigam enxergar o material com clareza.

Caso algumas pessoas não consigam visualizar com facilidade obviamente poderão se dispersar do assunto, além é claro do desconforto.

Os layouts mais utilizados para arrumação dos locais de reuniões são: em círculo, retângulo ou em formato de U.

É importante que o local seja montado de forma que os participantes se vejam diretamente uns aos outros.

3. Convocação dos participantes

Convocar pessoas para uma reunião requer alguns cuidados. Se o convite for feito com muita antecedência, existe o risco dos participantes não se prepararem para o encontro, ou não se lembrarem.

Por outro lado, convocação em cima da hora, fará com que o participante se sinta perdido e tenha uma contribuição limitada.

3.1 Agenda e Pauta da Reunião

Informações da agenda e pauta devem ser divulgadas junto com a convocação.

A agenda refere-se a: data e hora da reunião, tempo de duração, local, participantes e assunto a ser abordado.

A pauta refere-se aos tópicos que serão abordados, com os respectivos tempos para discussão, participação esperada e objetivo.

Além destas informações, podem ser solicitados dados, documentos e fontes de consulta que podem ser levados ao encontro.

Embora, atualmente, seja difundido o meio eletrônico para realizar a convocação, o convite realizado pessoalmente torna a presença do convidado valorizada, demonstrando importância da sua participação na reunião.

3.2 Disponibilização de material complementar

Materiais de leitura prévia contendo informações para fomentar as discussões, quando necessário, devem ser distribuídos com antecedência para que os participantes tenham tempo de ler antes da reunião. Sempre que possível, documentos desta natureza devem ser enviados via e-mail ou disponibilizados aos interessados na intranet empresarial.

Materiais impressos, distribuídos durante a reunião, podem ser utilizados em casos de apresentar esquemas, tabelas e gráficos, pois, ao contrário de um texto, eles não dependem de muito tempo para serem analisados.

3.3 Confirmação de presença

A confirmação de presença deve ser feita as vésperas da reunião, visa checar a possibilidade de presença dos convocados e a viabilidade da realização da reunião face as presenças confirmadas e possíveis ausências informadas.

Participação do leitor

Entre na Categoria Reunião de Trabalho e visualize mais artigos relacionados a esse tema, que com certeza serão úteis para você.

Para continuar publicando e disponibilizando os artigos de forma gratuita a todos, solicitamos a colaboração de nossos leitores, fazendo pelo menos uma das práticas a seguir:

• Deixe seu comentário no final dos artigos;
• Curta e compartilhe as publicações com seus amigos pelas redes sociais;
• Visualize mais um artigo, essa pratica reduz nossa taxa de rejeição e melhora nosso posicionamento no Google.
• Cadastre se como leitor e receberá avisos sobre novas publicações em seu e-mail.

Forte abraço e sucesso!

José Sérgio Marcondes – Editor

Referencia Bibliográficas

Running Meetings (HBR 20-Minute Manager Series) – Harvard Business Review – 2014

Outra reunião? Teoria e prática para a realização de reuniões eficazes. 4. ed. Rio de Janeiro. Ed COP. 1994.

ANDRADE, T. S. Como Administrar Reuniões: Participação Programada. 3. ed. São Paulo: Edições Loyola, 2000.

HINDLE, T. Como liderar reuniões. São Paulo: Editora Publifolha, 3ed. 2001.

THOMSETT, M. C. Reuniões de negócios: como preparar, conduzir e aproveitar ao máximo seu tempo e sua participação. São Paulo: Editora Maltese, 1992.