Como Fazer Reunião de Trabalho Eficaz – As 6 Etapas de uma Reunião.

Como fazer reunião de trabalho eficaz é dúvida e necessidade de muitos gestores. Uma vez que elas são essenciais para a execução do trabalhos em equipe.

A reunião corporativa é uma ferramenta de comunicação muito importante para formar um entendimento comum sobre um determinado assunto por meio do compartilhamento ideias.

Para fazer reuniões de trabalho eficazes é preciso planejá-las e organizá-las com antecedência, garantir sua coordenação, dinamismo e objetividade durante a execução, realizar feedback e avaliar os resultados obtidos, para garantir a melhoria contínua.

Como Fazer Reunião?

As reuniões corporativas eficazes são fruto de um processo de execução sistêmico e coordenado que envolve planejamento, organização, execução, plano de ação, feedback e comprovação de efetividade.

Antes

1. Planejamento da reunião

O planejamento da reunião é um processo que consiste em um conjunto de ações antecipadas e coordenadas, necessárias para sua realização. Visa a tomada de decisões antecipadas, sobre o que é necessário fazer para sua realização.

O planejamento envole:

• Estabelecimento do objetivo da reunião;
• Definição da forma como ela será realizada;
• Definição de data, horário e duração;
• Elaboração de pauta;
• Seleção de participantes;
• Definição de recursos necessários;
• Definição de responsabilidades;
• etc.

2. Organização da reunião

A organização como função administrativa complementa a função de planejamento. Ela visa preparar uma estrutura mínima necessárias para a execução da reunião. Ela busca identificar, organizar e agrupar as atividades necessárias para se atingir os objetivos estabelecidos no planejamento.

A organização envolve:

• Requisição e preparação do local da reunião;
• Requisição e preparação dos recursos materiais, de apoio e tecnológicos previsto no planejamento e/ou necessários;
• Requisição ou contratação de algum serviço;
• Identificação das necessidades, disponibilidade e condições do local: tamanho, iluminação, ar condicionado, tomadas, cadeias, mesas, quadro negro ou branco, Flip sharp e etc;
• Disponibilidade e condições dos recursos de mídia (TV, computador, projetores etc).
• Providenciar meio de transporte para os participantes;
• Disponibilização de material impresso /ou para anotação quando for o caso;
• Providenciar água, café etc, quando necessário.
• Envio de convocações para reunião, e pauta quando aplicável;
• Confirmação de presença;
• Providenciar lista de presença;
• etc.

Durante

3. Execução da reunião

No processo de execução da reunião se faz necessário alguém para coordená-la e manter os participantes focados no assunto central e no resultado esperado.

A prática mostra que em reuniões geralmente as pessoas perdem o foco e discutem outros assuntos, por mais profissionais que elas sejam.

Normalmente uma pessoa é indica como responsável por garantir o sucesso da reunião, a qual chamaremos nesse artigo de Coordenador, ele deve coordenar e facilitar a reunião para todos, tornando-a mais eficiente e também mais agradável.

O coordenador deve garantir que a reunião funcione ao contento, seguindo a pauta estabelecida e fluindo objetividade e dinamismo.

Após

4- Plano de Ação

Caso o resultado da reunião gera algum tipo de atividade ou serviço a ser executado, esse deve ser fruto de um plano de ação, de modo a estabelecer um responsáavel pela execução e prazo para conclusão. O qual deve ser acompanhado pelo coordenador da reunião.

5. Feedback da reunião

Feedback é uma palavra inglesa que significa realimentar ou dar resposta a uma determinada solicitação, pendencia ou acontecimento. O termo é muito utilizado na área de Administração de Empresas e Psicologia.

É importante que os resultados da reunião sejam rapidamente divulgados e percebidos.

Os pedidos feitos na reunião ou pendencias, devem ser atendidos ou sanadas o mais rápido possível ou dentro do prazo negociado.

6. Comprovação de efetividade da reunião

A efetividade é a qualidade daquilo que atinge seu objetivo.

Os resultados da reunião devem ser acompanhados durante um período pré-determinado, com objetivo de verificar se eles atingiram o objetivo identificado no planejamento.

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José Sérgio Marcondes – Autor

Referencias Bibliográfcias

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THOMSETT, M. C. Reuniões de negócios: como preparar, conduzir e aproveitar ao máximo seu tempo e sua participação. São Paulo: Editora Maltese, 1992.
ASSUNÇÃO, D. D; ZEVE, C. M. D; CABRAL, A. R. Y; NICOLAO, M. Trabalho Cooperativo: Uma Ferramenta de Apoio para Reuniões à Distância. PRÁXIS – Revista de Divulgação Científica (Guaíba), Guaíba, v. 2, p. 1-5, 2005.