Planejamento da Reunião Eficiente – 10 Etapas para Planejar a Reunião

O planejamento da reunião eficiente envolve um conjunto de ações antecipadas sobre a identificação e preparação do que é necessário para realização de evento. Visa a imaginação do cenário da reunião, e a tomada de decisões antecipadas, sobre o que é necessário para fazer a reunião.

É a ação de identificar a infraestrutura, recursos e atividades necessários para garantir que a reunião atinja seus objetivos.

Planejamento da Reunião

O ato de fazer uma reunião inicia-se antes dos participantes estarem reunidos, é necessária sua preparação com antecedência para reduzir as chances de imprevistos durante a sua realização.

O planejamento é um processo que consiste em um conjunto de ações antecipadas, intencionais, integradas, coordenadas e necessárias para se realizar uma atividade ou processo.

Etapas do Planejamento da Reunião

O planejamento da reunião eficiente pode ser divido em 10 etapas complementares.

1. Certificar-se da necessidade e viabilidade da reunião

Antes de realizar a reunião é importante verificar se ela é realmente necessária, se não há uma outra forma de atingir o objetivo pretendido.

Também deve se certificar da viabilidade da reunião, se as condições momentâneas são favoráveis a sua realização.

1.1. É melhor não fazer ou adiar a reunião se:

• Não tiver claro o propósito da reunião (objetivo);
• Não tiver tempo suficiente para prepará-la;
• Não tiver as informações adequadas ou suficientes sobre o assunto em questão;
• Houver outro método de comunicação que atinja o objetivo pretendido com maior eficácia;
• Se o assunto for sensível ou pessoal, onde uma abordagem individual pode ser a melhor opção;
• For preciso solicitar uma série de opiniões individuais;
• Se os participantes a serem convocados não estiverem em condições adequadas e favoráveis para participar.

2. Identificar e definir objetivos

Após certificar-se da necessidade da reunião, é necessário identificar o objetivo da reunião, seu propósito, aquilo que se pretende atingir, que pode ser: comunicar algo, decidir um assunto, resolver um problema e etc.

A identificação com clareza do objetivo da reunião é o primeiro e mais importante passo do planejamento, ele será o fio condutor do restante do planejamento, da organização e da condução da reunião.

3. Definir os tópicos da reunião

Os tópicos devem contribuir para que os objetivos traçados sejam atingidos. Estes devem ser organizados dentro de uma sequência que auxilie a discussão, mas sempre levando em conta sua importância e prioridade.

A sequência de assuntos e a correlação entre eles definirão o ritmo e lógico da reunião.

Ao priorizar os assuntos, procurar trazer para o início da reunião os temas de relevância, polêmicos ou complexos, pois o nível de atenção das pessoas é sempre maior no começo do encontro.

A decisão sobre os tópicos a serem abordados contribui para facilitar a escolha de quais participantes serão convocados, quanto tempo para abordar cada assunto e quais os recursos necessários.

4. Elaborar a pauta da reunião

Uma pauta específica e delimitada acrescenta valor, seriedade e ajuda a assegurar a importância e objetividade das reuniões.

Deve ser composta do tópico, a descrição do problema e o objetivo que se pretende alcançar durante a reunião e tempo dedicado ao assunto.

Todos os participantes devem saber exatamente o que se espera deles. O tempo estipulado para cada item deve servir de indicativo de prioridade.

Com a definição da pauta todos os participantes estarão cientes do conteúdo e tempo para cada item. Assim, poderão se preparar adequadamente para defender seus pontos de vista tanto em encontros presenciais quanto em virtuais.

5. Selecionar participantes

A seleção dos participantes deve seguir o critério da necessidade de conhecer e da possibilidade contribuir com assunto em questão.

• Identifique e considere selecionar quem poderá ajudá-lo a alcançar objetivo da reunião e quem poderá ser afetado pelo resultado da reunião;
• Identifique quem são os principais formadores de opiniões e tomadores de decisão, pessoas que têm conhecimento (ou interesse) no assunto em questão, aqueles que precisam ser informados a fim de desempenharem seus trabalhos e as pessoas que sejam necessárias para implementar as decisões tomadas.

6. Definir Formato/Local e Data

Uma vez definido a necessidade da reunião, seu objetivo, pauta e participantes, chegou a hora de definir o formato da reunião. Como ela será executada:

• Quanto ao tipo: a reunião poderá ser de acompanhamento, de avaliação, informativa, deliberativa, de criação ou de treinamento.

• Quanto a forma: Presencial ou Virtual.

• Quanto ao local: Local de trabalho, sala de reunião, sala de treinamento, em local externo, etc.
• Definição da data/hora e duração: Quando será e quanto tempo vai durar.

As reuniões, sempre que possível, devem ser realizadas dentro do horário de trabalho.

Quanto ao tempo de duração da reunião, é necessário otimizar o tempo do encontro para que ele seja realmente eficaz e atenda aos objetivos da reunião.

Reuniões longas devem ter pausas para o cafezinho. Os intervalos devem ser vistos como momentos de conversa informal em pequenos grupos e de integração entre os participantes.

7. Definir processo de tomada de decisão na reunião

Defina um método de tomada de decisão com antecedência a fim de assegurar que a reunião seja objetiva e concluída com um resultado definido.

7.1 Métodos de tomada de decisão

• Pelo Voto: O voto por maioria permite que todos sejam ouvidos, e que suas opiniões sejam apreciadas. Geralmente é considerado justo.

• Consenso dos Participantes: Consenso é um tipo de acordo produzido por consentimento entre todos os membros da reunião. Envolve o poder de argumentação e convencimento dos participantes.

• Proferida pelo Líder: É aquele decisão tomada pelo coordenador da reunião ou outra autoridade maior presente. Costuma ser a abordagem mais rápida, de modo que é a mais apropriada numa crise. Corre se o risco de que algumas ideias deixam de ser ouvidas. Como resultado, tende a gerar pequenas rejeições e requerem mais esforços para que os céticos “comprem a ideia” e se motivem na execução.

8. Identificar necessidades de recursos e apoio

Nessa fase deve ser identificado a infraestrutura e equipamentos necessários para execução da reunião, que podem ser: sala de reunião, computador, telão, quadro e TV e etc.

Também deve ser considerado a necessidade de apoio/colaboração de algum outro departamento, profissional ou especialista na reunião.

9. Definir responsabilidades pela reunião

Para o bom andamento do processo de planejamento, organização e execução da reunião, e evitar falhas, é importante definir responsabilidades e prazos para execução das atividades necessárias para realização da reunião.

Atividade	Responsável	Início	Término	Concluído
Planejamento
Organização
Coordenação execução

10. Fazer Check-List Planejamento da Reunião

Uma boa sugestão é fazer um checkt-List para reuniões, para que ao final do planejamento você possa fazer uma checagem rápida se as principáis de medidas para realizar a reunião foram tomadas.

Assunto	Pendente	Realizado
Confirmar necessidade
Definir objetivo
Definir tópicos
Elaborar pauta
Selecionar participantes
Definir formato e local da reunião
Defenir data/hora e duração
Definir processo tomada decisão
Definir necessidade infraestrutura
Definir responsabilidades

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José Sérgio Marcondes – Editor

Referencia Bibliográfica

Running Meetings (HBR 20-Minute Manager Series) – Harvard Business Review – 2014

TYLER, K. Planeje-se para o planejamento. Melhor Gestão de Pessoas, São Paulo, v. 16,n. 250, set. 2008.

SILVEIRA NETO, F. H. Outra reunião? Teoria e prática para a realização de reuniões eficazes. 4. ed. Rio de Janeiro. Ed COP. 1994.reunião.