Controle [Função da Administração] Conceitos e Fundamentos

A função de controle na administração é uma das mais importantes e cruciais para o sucesso de uma empresa. É por meio do controle que os gerentes podem monitorar o desempenho da empresa, identificar problemas e tomar medidas corretivas para garantir que os objetivos da organização sejam alcançados.

O controle também ajuda a garantir que a instituição esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis e que seus recursos sejam utilizados de forma efetiva. A eficiência do controle administrativo depende da habilidade do administrador em identificar desvios e tomar ações corretivas para garantir que a organização esteja sempre alinhada aos seus objetivos.

Mas como é feito o controle administrativo e quais são os seus objetivos e principais tipos? Este artigo explicará detalhadamente a importância da função de controle na administração, seus objetivos e tipos, bem como fornecerá uma visão geral dos processos e meios utilizados para realizá-lo. Ao entender a função de controle, você poderá desenvolver estratégias eficazes para alcançar seus objetivos e maximizar o sucesso de sua empresa.

Por José Sérgio Marcondes.
Postado 22/11/2016 e atualizado 13/02/2023

Resumo conteúdo do Artigo

Definição e conceito de controle
Utilidade do controle na administração
O que faz a função de controle?
Objetivos e princípios da função de controle
Como o controle é realizado
Níveis e tipos de controles
Meios utilizados no controle
Exemplos de Controles
Perguntas frequentes

O que é controle?

Controle é um processo de verificação e regulação do desempenho de uma organização ou sistema. Em outras palavras, é um processo de avaliação da eficiência e eficácia das atividades, bem como, a identificação de possíveis desvios ou problemas. O objetivo do controle é garantir que as atividades estejam alinhadas aos objetivos e estratégias da organização e que sejam realizadas de maneira eficiente e efetiva, de acordo com o planejado.

O que é a função de controle na administração?

No contexto da administração, o controle é uma função crítica que ajuda a garantir que a organização alcance seus objetivos, esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis e use seus recursos de maneira eficiente.

O controle é uma função importante da administração que visa garantir que as atividades de uma empresa estejam de acordo com os objetivos e metas planejadas. O controle inclui a monitoração contínua da medição de desempenho da organização, a comparação com os padrões estabelecidos e a tomada de medidas corretivas quando necessário.

O objetivo do controle na administração é aumentar a eficiência e a eficácia da empresa, garantindo que recursos importantes, como tempo, dinheiro e pessoal, sejam usados de maneira eficiente. Além disso, o controle também ajuda a identificar problemas e oportunidades de melhoria, o que permite à empresa se adaptar e se desenvolver de maneira constante.

Controle Como Função Administrativa

O controle como função administrativa tem como finalidade, analisar o trabalho que está sendo desenvolvido, comparando o que foi feito ou está sendo feito, com o que deveria ser feito ou alcançado, com o objetivo de apontar desvios em relação ao planejado, e propor alternativas para superar as dificuldades encontradas. A função de controle está intimamente relacionada e comprometida com o processo administrativo: Planejamento, Organização e Direção.

Através do controle o administrador completa o seu trabalho, fecha o círculo das atividades administrativas (CHIAVENATO, 1989; KRON;GRAY 1994). O controle como função administrativa é necessário tanto no início como ao final de alguma atividade.

Controle administrativo é definido como uma das funções básicas da administração que visa monitorar e regular as atividades da empresa a fim de garantir que as metas e objetivos sejam alcançados de maneira eficiente e eficaz. O controle administrativo envolve a comparação do desempenho real da organização com padrões previamente estabelecidos, a identificação de desvios e a tomada de medidas corretivas quando necessário.

O controle é uma ferramenta vital para o gerenciamento efetivo da empresa, pois permite à administração monitorar os progressos da empresa, corrigir problemas e tomar decisões informadas para aprimorar o desempenho.

Para que serve o controle na administração?

O controle é uma das funções básicas da administração e serve para monitorar, avaliar e corrigir o desempenho das atividades e operações de uma organização. Ele é crucial para garantir que as metas e objetivos sejam alcançados de maneira eficiente e efetiva. Ele serve para vários propósitos importantes, incluindo:

1. Monitoramento do desempenho: permite que a administração acompanhe o progresso da organização em relação às suas metas e objetivos estabelecidos.
2. Identificação de problemas: pode ajudar a identificar problemas e desafios que possam afetar a eficiência e a eficácia da empresa.
3. Tomada de decisões informadas: fornece informações precisas sobre o desempenho da empresa, o que permite à administração tomar decisões informadas e baseadas em fatos.
4. Melhoria contínua: pode ajudar a identificar oportunidades de melhoria e inovação, o que permite à empresa se adaptar e evoluir de maneira constante.
5. Alocação de recursos: permite que a administração avalie a eficiência do uso de recursos, como tempo, dinheiro e pessoal, e faça ajustes quando necessário.

O que faz a função de controle na administração?

A função de controle na administração é responsável por monitorar, avaliar e regular as atividades da empresa com o objetivo de alcançar as metas estabelecidas. Ela tem como objetivo garantir que a empresa esteja funcionando de maneira eficiente e efetiva, alinhada às políticas e procedimentos estabelecidos.

O controle envolve a coleta e análise de informações sobre o desempenho da empresa, a identificação de desvios, a implementação de ações corretivas e a avaliação contínua dos resultados. Além disso, ela inclui a avaliação de risco, a auditoria interna e a tomada de decisões baseadas em informações precisas e objetivas.

A função de controle é uma parte crítica da administração, pois permite que a empresa identifique e corrija problemas rapidamente, aloque recursos de maneira eficiente e tome decisões baseadas em informações precisas. Além disso, ele é importante para garantir a integridade das atividades internas da empresa, proteger os interesses de todas as partes envolvidas e garantir o cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis.

Quais são os objetivos da função de controle?

Os objetivos do controle na administração incluem:

1. Garantir a eficiência: é uma forma de garantir que a empresa esteja funcionando de forma eficiente e alcance seus objetivos de maneira otimizada.
2. Monitorar o desempenho: permite monitorar o desempenho da empresa em relação a seus objetivos, identificar pontos fracos e tomar medidas para corrigi-los.
3. Identificar problemas: permite identificar problemas ou desvios de planejamento e tomar medidas para resolvê-los antes que se tornem mais graves.
4. Aumentar a transparência: fornece informações claras e precisas sobre o desempenho da empresa, ajudando a garantir transparência e confiança nas decisões tomadas.
5. Melhorar a tomada de decisão: permite coletar e analisar informações valiosas, que são cruciais para a tomada de decisões informadas.
6. Fomentar o crescimento: permite identificar oportunidades de crescimento e investimento, ajudando a empresa a alcançar seus objetivos de longo prazo.

Quais são os princípios do controle na administração?

Princípios são regras ou diretrizes fundamentais que orientam o comportamento ou ação de uma pessoa ou organização. Eles servem como base para o processo decisório e ações e são considerados valiosos e importantes para o alcance de objetivos e metas. Os princípios do controle na administração incluem:

1. Objetividade: Os controles devem ser baseados em dados objetivos e fatos para garantirem a precisão das informações e a eficácia das ações corretivas.
2. Alinhamento com as metas da organização: Os controles devem estar alinhados com as metas e objetivos da organização para garantir que as atividades estejam direcionadas na direção certa.
3. Flexibilidade: Os controles devem ser flexíveis o suficiente para se adaptarem às mudanças na organização e no ambiente externo.
4. Eficiência: O controle deve ser eficiente, ou seja, deve gastar o mínimo de recursos possível para alcançar seus objetivos.
5. Responsabilidade: As responsabilidades pelos controles devem ser claramente definidas e atribuídas para garantir que as ações corretivas sejam tomadas de maneira eficiente.
6. Comunicação clara: A comunicação clara é fundamental para o controle, pois permite que todas as partes envolvidas compreendam as informações e ações necessárias para alcançar os objetivos.

Como o controle é realizado na administração?

De forma geral, todo processo de controle segue os seguintes passos:

1. Estabelecimento de padrões ou normas – Os padrões são um modelo a ser seguido, as normas são regras, referências que proporcionam meios para se estabelecer o que se deverá fazer e qual o desempenho ou resultado desejado. Padrões e normas devem ser realistas para que sejam adequados (CHIAVENATO, 1993; ROBBINS, 1990).
2. Estabelecimento de uma Unidade de Medida – Para que se possa determinar qual o desempenho alcançado é necessário que se tenha informações a seu respeito, é necessário que se realize uma medida. O que medimos são os critérios utilizados no processo de avaliação que determinam, na maioria das vezes, aquilo que a equipe procurara desempenhar com perfeição.
3. Comparação do desempenho com o padrão estabelecido – Consiste na avaliação propriamente dita formal ou informal, do desempenho, tendo como base os padrões estabelecidos comparando os resultados alcançados com os esperados; ou seja, é o grau da diferença entre o desempenho real e o desejado.
4. Ação corretiva – Visa fazer com que aquilo que é feito seja feito exatamente de acordo com o que se pretendia fazer, mantendo as ações dentro dos padrões estabelecidos para que os objetivos sejam alcançados, e as variações, erros ou desvios sejam superados. (CHIAVENATO, 1993).

Quais são os níveis da função de controle na administração?

Os níveis da função de controle na administração são geralmente classificados em três categorias:

1. Controle operacional: é focado nas atividades cotidianas da empresa, como a execução de tarefas, a gestão de estoques e a produção de bens e serviços. Seu objetivo é garantir a eficiência e a efetividade nas operações diárias da empresa.
2. Controle estratégico: Este nível de controle é o mais amplo de todos e é responsável por avaliar a estratégia geral da empresa e sua capacidade de alcançar seus objetivos a longo prazo. O objetivo do controle estratégico é garantir que a empresa esteja alinhada à sua visão e missão e esteja preparada para enfrentar desafios futuros.
3. Controle gerencial: é mais amplo e é responsável por monitorar o desempenho da empresa em relação a seus objetivos a longo prazo. O objetivo do controle gerencial é identificar desvios ou problemas e tomar medidas para corrigi-los.

Quais são os tipos de controle administrativo?

Cada tipo de controle administrativo tem sua própria finalidade e é aplicável em situações específicas. A administração pode usar diferentes tipos de controle de acordo com as necessidades da empresa. A seguir 4 tipos de controles administrativos:

1. Controle estratégico – é focado no monitoramento e avaliação da performance estratégica da organização para assegurar que a estratégia está gerando os resultados esperados.
2. Controle gerencial – tem como objetivo monitorar e avaliar o desempenho da produção de uma organização. Ele envolve a verificação de que os recursos necessários estão disponíveis, que a produção está correndo de acordo com o planejado e que os resultados estão de acordo com as metas estabelecidas.
3. Controle de desempenho – tem como objetivo avaliar o desempenho dos funcionários e departamentos da empresa. Este tipo de controle ajuda a identificar pontos fortes e fracos e a tomar medidas para melhorar a eficiência e a efetividade da empresa.
4. Controle de conformidade: é usado para garantir que as políticas, regulamentos e procedimentos da empresa sejam seguidos. Ele ajuda a garantir a integridade das atividades da empresa.

Quais são os meios utilizados pela função de controle?

Em administração, os meios são os recursos, ferramentas ou técnicas que uma organização utiliza para realizar suas atividades e alcançar seus objetivos. Neste contexto, a função de controle na administração faz uso de vários meios para garantir que a empresa esteja funcionando de forma eficiente e efetiva. Os mais comuns incluem:

1. Relatórios: A preparação de relatórios financeiros, de produção e de vendas é uma das formas mais comuns de controle administrativo. Esses relatórios fornecem informações valiosas sobre o desempenho da empresa e ajudam a identificar pontos fortes e fracos.
2. Auditoria: A auditoria é um processo de verificação rigoroso das finanças e operações da empresa. Ela ajuda a identificar erros ou irregularidades e a garantir a integridade dos registros financeiros.
3. Sistemas de informação: Sistemas de informação, como software de contabilidade, ajudam a monitorar as finanças e operações da empresa. Esses sistemas podem fornecer relatórios em tempo real e alertas sobre problemas potenciais.
4. Orçamento: A preparação de orçamentos financeiros é uma forma importante de controle administrativo. Ela ajuda a identificar as receitas e despesas esperadas e a monitorar o desempenho da empresa ao longo do tempo.
5. Avaliações de desempenho: As avaliações de desempenho dos funcionários são outra forma importante de controle administrativo. Elas ajudam a identificar pontos fortes e fracos nos funcionários e a tomar medidas para melhorar o desempenho da equipe.

Exemplos de Controles

1. Controle Financeiro: é a atividade que visa monitorar as finanças da organização, verificando se o orçamento está sendo cumprido, se as despesas estão sendo realizadas de forma adequada e se os resultados financeiros estão de acordo com o esperado.
2. Controle de Produção: é a atividade que visa monitorar o processo produtivo da organização, verificando se está sendo realizado de forma adequada, se os prazos estão sendo cumpridos e se os padrões de qualidade estão sendo atendidos.
3. Controle de Qualidade: é uma atividade que visa garantir que os produtos ou serviços oferecidos pela organização atendam aos padrões esperados pelos clientes e estejam de acordo com as normas e regulamentos aplicáveis.
4. Controle de Estoques: é a atividade que visa monitorar os estoques da organização, garantindo que haja o equilíbrio adequado entre a oferta e a demanda de produtos, evitando excessos ou faltas de estoque.

Conclusão

A função de controle é uma parte crucial da administração e tem como objetivo garantir que a organização alcance seus objetivos e metas de maneira eficiente e eficaz. É realizado por meio de uma série de etapas, como a definição de objetivos e metas, coleta e análise de dados, comparação com padrões estabelecidos, identificação de problemas, tomada de ação corretiva e acompanhamento e avaliação.

A implementação efetiva do controle administrativo é fundamental para garantir que a organização esteja sempre no caminho certo, e que possa alcançar seus objetivos de maneira eficiente e eficaz. Portanto, é importante que a administração dedique tempo e recursos para estabelecer uma cultura de controle eficaz e garantir que todas as áreas da organização estejam comprometidas com a sua implementação e sucesso.

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José Sérgio Marcondes – CES
Especialista em Segurança Empresarial
Consultor em Segurança Privada
Diretor do IBRASEP

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Dados para Citação Artigo

MARCONDES, José Sérgio (22 de novembro de 2019). Controle [Função da Administração] Conceitos e Fundamentos. Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: https://gestaodesegurancaprivada.com.br/controle-como-funcao-administrativa//– Acessado em (inserir data do acesso).

Referências Bibliográficas

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 6. ed. Rio de Janeiro : Campus, 2000.
FARIA, José Carlos. Administração – introdução ao estudo. 3. ed. São Paulo : Pioneira, 1997.