Vivemos em um ambiente profissional repleto de desafios, e tomar decisões rápidas e assertivas pode ser o diferencial entre o sucesso e o fracasso. É aqui que entra a Matriz GUT, também conhecida como Matriz de Priorização, uma ferramenta poderosa para quem precisa organizar prioridades e agir com estratégia.
Ao aplicar esse método de forma correta, é possível identificar o que realmente importa e tomar decisões fundamentadas, mesmo diante de cenários complexos. Neste artigo, você vai entender o que é, como funciona e como essa metodologia pode transformar a sua rotina e potencializar seus resultados.
Continue lendo este artigo até o final para dominar a aplicação da Matriz GUT na prática e descobrir como essa ferramenta pode fazer a diferença na sua empresa — ou até mesmo na sua vida pessoal.
O que é a Matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão que tem como principal objetivo priorizar problemas, tarefas ou decisões, permitindo que você aja com mais clareza diante de situações complexas. Seu nome vem da sigla formada por três critérios fundamentais: Gravidade, Urgência e Tendência. Com base nesses elementos, é possível avaliar o impacto de cada situação e tomar decisões mais estratégicas, com foco no que realmente importa.
Essa metodologia foi desenvolvida na década de 1980 pelos consultores Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, dois especialistas em análise e solução de problemas organizacionais. Inicialmente utilizada nas indústrias dos Estados Unidos e do Japão, a Matriz GUT rapidamente se popularizou por sua simplicidade e eficiência, sendo hoje amplamente adotada em ambientes corporativos, acadêmicos e até no planejamento pessoal.
Em sua essência, a ferramenta propõe que, diante de vários problemas simultâneos, você os classifique numericamente com base nos seguintes critérios:
- Gravidade (G): Qual o impacto do problema caso ele não seja resolvido?
- Urgência (U): Qual o prazo disponível para resolvê-lo?
- Tendência (T): Qual a probabilidade de esse problema piorar com o tempo?
Cada um desses critérios recebe uma pontuação de 1 a 5, sendo que 1 representa o nível mais baixo e 5 o mais alto. A multiplicação dos valores atribuídos a cada critério (G x U x T) gera uma pontuação final, permitindo organizar os problemas por ordem de prioridade.
A seguir, você vai entender para que serve essa ferramenta, em quais contextos ela pode ser aplicada e como ela pode mudar a forma como você conduz seu trabalho — e suas decisões.
Para que serve a Matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta prática e versátil, que serve para ordenar prioridades com base em critérios objetivos. Seu principal papel é ajudar profissionais e organizações a tomarem decisões mais assertivas ao lidar com múltiplos problemas, demandas ou ações que competem entre si por atenção e recursos limitados.
Em vez de agir por impulso ou escolher “o que está mais visível” ou “o que grita mais alto”, a Matriz GUT permite avaliar de forma criteriosa quais problemas exigem uma resposta imediata, quais podem ser resolvidos em médio prazo e quais têm potencial de se agravar se não forem tratados a tempo.
Principais finalidades da Matriz GUT:
- Priorização de problemas críticos: Ao pontuar e classificar questões com base em Gravidade, Urgência e Tendência, fica muito mais fácil identificar o que realmente merece ser atacado primeiro.
- Tomada de decisão embasada: Em vez de depender apenas da intuição ou da opinião de uma única pessoa, a matriz promove decisões coletivas e fundamentadas, aumentando a transparência e a legitimidade das escolhas.
- Gestão de crises e emergências: Em momentos de pressão, como falhas operacionais ou situações críticas, a Matriz GUT funciona como um guia rápido para agir com foco e racionalidade.
- Planejamento de ações e projetos: No contexto de planejamento estratégico ou gestão de projetos, ela auxilia na definição da ordem de execução das tarefas, otimizando cronogramas e recursos.
- Apoio à cultura de melhoria contínua: Ao ser usada de forma recorrente, a ferramenta promove uma mentalidade de análise, foco e priorização, tornando os processos mais eficientes e colaborativos.
E na prática, onde ela pode ser usada?
A resposta é simples: em praticamente qualquer área. A Matriz GUT pode ser aplicada na gestão de pessoas, no atendimento ao cliente, no setor financeiro, na segurança corporativa, na logística, na tecnologia, entre outros. Inclusive, é uma excelente ferramenta para uso pessoal, auxiliando na organização de tarefas e decisões do dia a dia.
Agora que você entendeu o verdadeiro propósito da ferramenta, no próximo tópico vamos explorar como ela funciona na prática e por que a sua lógica é tão eficaz para guiar decisões em qualquer contexto.
Como funciona a Matriz GUT?
A lógica por trás da Matriz GUT é tão simples quanto poderosa: avaliar e comparar problemas com base em três critérios objetivos — Gravidade, Urgência e Tendência — e a partir disso, estabelecer uma ordem clara de prioridades. É como transformar o caos de uma lista de problemas aparentemente equivalentes em uma sequência lógica e racional de ação.
Esse funcionamento é o que torna a Matriz GUT uma das ferramentas mais acessíveis e eficazes para gestores e equipes que precisam tomar decisões rápidas, porém embasadas.
Os três critérios que compõem a Matriz GUT:
Vamos olhar com mais atenção para o que realmente compõe essa metodologia:
1. Gravidade (G)
Refere-se ao nível de impacto que o problema pode causar caso não seja resolvido. Quanto mais grave a situação, maiores os danos para os processos, resultados, pessoas ou para a própria organização. Aqui, avaliam-se consequências no curto, médio e longo prazo.
2. Urgência (U)
Relaciona-se ao tempo disponível para agir. Quanto menos tempo há para resolver o problema sem que ele gere impactos, mais urgente ele é. Esse critério é fundamental para definir o ritmo de resposta necessário.
3. Tendência (T)
Indica o potencial de agravamento do problema com o passar do tempo. Um problema que tende a se tornar mais complexo ou gerar efeitos colaterais rapidamente recebe maior pontuação. Já uma situação estável ou que tende a se resolver naturalmente, tem tendência baixa.
Como aplicar esses critérios na prática?
Cada critério deve ser avaliado de forma independente, com base em uma escala de pontuação que vai de 1 a 5, onde:
- 1 indica um nível baixo (pouco grave, pouco urgente, estável)
- 5 indica um nível crítico (extremamente grave, urgente, tende a piorar rapidamente)
Depois da avaliação, o próximo passo é multiplicar os valores atribuídos a cada critério:
Prioridade = G × U × T
O resultado numérico final é o que define a prioridade de tratamento do problema. Quanto maior esse número, mais urgente e importante é resolver a questão. A pontuação pode variar de 1 (mínima) a 125 (máxima), sendo essa última atribuída a um problema classificado como gravíssimo, urgentíssimo e com tendência acelerada de piora.
Por que essa multiplicação é tão eficaz?
A multiplicação entre os três fatores cria uma espécie de “peso composto” que impede que um único critério supervalorize o problema. Por exemplo, um problema muito urgente, mas pouco grave e com baixa tendência de piora, não terá prioridade maior do que um problema grave, ainda que não tão urgente. Isso evita distorções e garante uma análise mais equilibrada.
Além disso, essa lógica favorece a construção de uma visão comparativa entre os diversos problemas ou tarefas, criando uma classificação objetiva e defendida por critérios técnicos, o que é especialmente útil em ambientes colaborativos ou onde a priorização precisa ser negociada.
No próximo tópico, você vai aprender como montar a Matriz GUT passo a passo, desde a listagem dos problemas até a criação de planos de ação bem definidos. Vamos colocar essa lógica em prática?
Como montar a Matriz GUT?
Agora que você já entendeu como a Matriz GUT funciona, é hora de aprender como aplicá-la na prática. E a boa notícia é que esse processo é simples, direto e extremamente eficiente. Ao seguir os passos corretamente, você terá em mãos uma ferramenta poderosa para organizar prioridades, tomar decisões estratégicas e eliminar o retrabalho causado por escolhas mal direcionadas.
A seguir, apresento um passo a passo completo, dividido em quatro etapas principais, para que você possa montar sua própria Matriz GUT de forma estruturada e com foco em resultados.
#01 – Listagem dos problemas
Tudo começa com a identificação dos itens que precisam ser analisados. Pode ser uma lista de problemas, tarefas, riscos, demandas, não conformidades ou até objetivos estratégicos.
Essa etapa é essencial porque define o escopo da análise. Portanto, dedique um tempo de qualidade a esse levantamento. Envolva as pessoas certas — membros da equipe, líderes, especialistas — e use técnicas como brainstormings, entrevistas ou análise de relatórios para reunir informações relevantes.
Dica: se estiver com dificuldades para organizar os problemas, ferramentas como a Matriz SWOT, o Diagrama de Ishikawa ou até o 5 Porquês podem ajudar a enxergar causas e efeitos.
#02 – Definição da Gravidade, Urgência e Tendência (GUT)
Com os itens definidos, é hora de avaliar cada um deles com base nos três critérios da Matriz:
- Gravidade (G): Qual o impacto do problema se ele não for resolvido?
- Urgência (U): Em quanto tempo ele precisa ser resolvido?
- Tendência (T): Esse problema tende a piorar com o tempo?
Cada critério recebe uma pontuação de 1 a 5, conforme a tabela a seguir:
| Critério | Pontuação | Significado |
|---|---|---|
| Gravidade | 1 a 5 | De “sem gravidade” a “extremamente grave” |
| Urgência | 1 a 5 | De “pode esperar” a “ação imediata” |
| Tendência | 1 a 5 | De “não irá mudar” a “irá piorar rapidamente” |
Importante: a atribuição de notas deve ser feita com base em critérios objetivos e consensuais. Sempre que possível, envolva o time para garantir maior precisão e engajamento no processo.
#03 – Cálculo G x U x T e classificação dos problemas
Agora vem a parte quantitativa da análise. Para cada item listado, multiplique os valores atribuídos aos três critérios:
Prioridade Total = Gravidade × Urgência ×Tendência
Em seguida, ordene os problemas de acordo com o resultado da multiplicação — do maior para o menor. Isso cria um ranking de prioridade, mostrando exatamente quais questões devem ser tratadas primeiro.
Exemplo: Um problema com Gravidade 4, Urgência 3 e Tendência 5 terá uma pontuação total de 60 (4 x 3 x 5). Já outro com pontuação 100 será ainda mais crítico e, portanto, deve estar no topo da sua lista.
#04 – Elaboração de planos de ação
Com os problemas priorizados, o próximo passo é agir estrategicamente. Para cada item, elabore um plano de ação com os seguintes elementos:
- O que será feito? (descrição da ação)
- Por quê? (objetivo claro)
- Quem será o responsável?
- Quando será executado?
- Quais recursos serão necessários?
- Quais os indicadores de sucesso?
Você pode utilizar frameworks como o 5W2H para estruturar suas ações de forma ainda mais eficaz. Lembre-se: a priorização só se concretiza quando vira ação.
Dica: Mantenha a matriz e os planos de ação atualizados. A realidade muda, e suas prioridades também podem mudar.
Com esses quatro passos bem executados, você terá à sua disposição uma ferramenta prática para reduzir o improviso, minimizar falhas e elevar o nível das decisões estratégicas. Na sequência, vamos entender melhor como funciona a pontuação da Matriz GUT e porque ela é tão eficaz na comparação entre diferentes problemas.
Entenda o sistema de pontuação da Matriz GUT
Um dos maiores diferenciais da Matriz GUT é seu sistema de pontuação simples e intuitivo, que transforma percepções qualitativas em dados objetivos. Essa abordagem permite comparar problemas e demandas com base em critérios consistentes e claros, criando uma escala de prioridade que orienta as decisões com mais precisão.
A pontuação na Matriz GUT gira em torno de três fatores principais: Gravidade, Urgência e Tendência. Cada um deles recebe uma nota de 1 a 5, conforme o impacto, o tempo e a possibilidade de agravamento de cada problema.
Critérios de pontuação da Matriz GUT
A seguir, você confere os parâmetros recomendados para atribuir as notas em cada critério:
Gravidade (G)
Avalia o nível de dano ou impacto que o problema pode causar se não for resolvido.
| Nota | Significado |
|---|---|
| 1 | Sem gravidade |
| 2 | Pouco grave |
| 3 | Grave |
| 4 | Muito grave |
| 5 | Extremamente grave |
Use este critério para considerar efeitos em pessoas, processos, resultados e imagem institucional.
Urgência (U)
Determina quanto tempo há disponível para solucionar o problema antes que ele cause maiores danos.
| Nota | Significado |
|---|---|
| 1 | Pode esperar |
| 2 | Pouco urgente |
| 3 | Urgente (merece atenção no curto prazo) |
| 4 | Muito urgente |
| 5 | Necessidade de ação imediata |
Reflita: o que acontece se essa ação for adiada?
Tendência (T)
Avalia o potencial de piora do problema ao longo do tempo, caso nada seja feito.
| Nota | Significado |
|---|---|
| 1 | Não irá mudar |
| 2 | Irá piorar a longo prazo |
| 3 | Irá piorar a médio prazo |
| 4 | Irá piorar a curto prazo |
| 5 | Irá piorar rapidamente |
Considere a velocidade com que a situação pode se agravar.
Como calcular a pontuação final
Depois de pontuar cada problema com base nesses três critérios, basta aplicar a seguinte fórmula:
Pontuação Total = Gravidade x Urgência x Tendência
O valor final será um número que pode variar de 1 (prioridade mínima) a 125 (prioridade máxima). A interpretação é direta: quanto maior o número, maior a necessidade de intervenção rápida e estratégica.
Dica prática: crie uma planilha com os critérios, notas e cálculos automáticos. Isso facilita atualizações regulares e promove decisões baseadas em dados.
No próximo tópico, você verá tudo isso aplicado em um exemplo prático, com problemas reais e uma matriz montada passo a passo para fixar de vez o aprendizado.
Exemplo de Matriz GUT na prática
Nada melhor do que um exemplo prático para ilustrar como a Matriz GUT funciona de forma concreta no dia a dia de uma organização. Acompanhe agora um caso realista, onde essa ferramenta é aplicada para ajudar uma equipe a priorizar ações estratégicas diante de múltiplos desafios.
Cenário: empresa enfrentando gargalos operacionais
Imagine uma empresa de médio porte que atua no setor de serviços. Recentemente, os gestores identificaram uma série de problemas que estavam prejudicando o desempenho da equipe e impactando os resultados. Diante disso, decidiram aplicar a Matriz GUT para organizar as prioridades e direcionar os esforços.
Após uma reunião com os líderes de cada área, foram listados os seguintes problemas:
- Alta taxa de cancelamento de contratos
- Falta de treinamento dos novos colaboradores
- Reclamações frequentes sobre o atendimento ao cliente
- Ausência de um sistema de CRM
- Atrasos constantes nas entregas de serviços
Etapa 1: Pontuação com base em Gravidade, Urgência e Tendência
A equipe avaliou cada problema de forma colaborativa e atribuiu as notas conforme os critérios da matriz:
| Problema | Critérios | G x U x T = Prioridade | ||
|---|---|---|---|---|
| Gravidade (G) | Urgência (U) | Tendência (T) | ||
| 1. Alta taxa de cancelamento de contratos | 5 | 5 | 4 | 100 |
| 2. Falta de treinamento | 3 | 3 | 3 | 27 |
| 3. Reclamações sobre atendimento | 4 | 4 | 5 | 80 |
| 4. Ausência de sistema de CRM | 3 | 2 | 3 | 18 |
| 5. Atrasos nas entregas | 4 | 4 | 4 | 64 |
Etapa 2: Classificação por ordem de prioridade
Com os resultados em mãos, a equipe organizou os problemas por pontuação decrescente:
- Alta taxa de cancelamento de contratos (100) – Deve ser resolvido com urgência, pois impacta diretamente o faturamento da empresa.
- Reclamações sobre atendimento (80)– Afeta a imagem da marca e pode estar contribuindo para os cancelamentos.
- Atrasos nas entregas (64) – Prejudica a experiência do cliente e gera retrabalho.
- Falta de treinamento (27) – Está na base de muitos problemas, mas pode ser resolvido em médio prazo.
- Ausência de CRM (18) – É uma limitação operacional, mas ainda não crítica.
Etapa 3: Elaboração de planos de ação
A partir dessa priorização, os gestores elaboraram planos de ação específicos para cada problema, começando pelos de maior impacto. A seguir, um exemplo do plano relacionado ao problema nº 1:
- Problema: Alta taxa de cancelamento de contratos
- Ação: Revisar jornada do cliente e oferecer pacotes de retenção personalizados
- Responsável: Gerente de Sucesso do Cliente
- Prazo: 10 dias
- Indicador de sucesso: Redução de 20% na taxa de cancelamento no próximo trimestre
Lições aprendidas com o exemplo
- A Matriz GUT facilitou o consenso entre os gestores, que anteriormente tinham opiniões divergentes sobre o que deveria ser priorizado.
- A análise permitiu agir com foco, evitando dispersão de energia em tarefas menos urgentes.
- O uso da pontuação numérica deu visibilidade e clareza à tomada de decisões.
Esse exemplo mostra como a Matriz GUT pode ser aplicada de forma prática, objetiva e colaborativa, promovendo um alinhamento estratégico que gera resultados concretos.
Na próxima seção, você encontrará dicas valiosas para implementar a Matriz GUT na sua empresa, garantindo que ela não seja apenas uma teoria bonita, mas uma ferramenta transformadora no seu dia a dia.
Dicas para implementar a Matriz GUT na sua empresa
Entender como a Matriz GUT funciona já é um ótimo começo, mas o verdadeiro diferencial está em colocá-la em prática com consistência. A seguir, compartilho algumas orientações estratégicas que vão te ajudar a implementar essa ferramenta de forma eficiente e sustentável, seja na sua equipe, no seu departamento ou em toda a organização.
1. Comece com um objetivo claro
Antes de montar sua primeira matriz, pergunte-se:
“O que eu quero resolver com essa análise?”
Pode ser a sobrecarga de tarefas, a identificação de riscos, a reestruturação de processos ou a definição de prioridades dentro de um plano estratégico. Ter um foco bem definido ajuda a direcionar a escolha dos problemas e torna o uso da ferramenta mais assertivo.
2. Envolva as pessoas certas
A Matriz GUT ganha muito mais valor quando é construída de forma colaborativa. Reúna líderes, colaboradores envolvidos com os problemas analisados e, se possível, alguém com visão estratégica. Isso garante:
- Avaliações mais realistas
- Alinhamento de percepções
- Comprometimento com a execução das ações
Evite centralizar o preenchimento da matriz em uma única pessoa. A diversidade de pontos de vista enriquece o processo.
3. Adapte os critérios à realidade da empresa
Embora a escala de 1 a 5 seja padrão, você pode ajustar a descrição das notas para refletir melhor a cultura e os processos internos da organização. Por exemplo:
- Gravidade para uma startup pode ter implicações diferentes das de uma indústria tradicional.
- Urgência em áreas operacionais pode ser mais sensível do que em setores administrativos.
Na próxima e última seção, vamos recapitular os principais pontos e te convidar a avançar ainda mais no domínio da gestão de prioridades com outra técnica complementar.
Conclusão
A Matriz GUT é, sem dúvida, uma das ferramentas mais práticas e inteligentes para quem precisa tomar decisões com rapidez e segurança, sem abrir mão da análise criteriosa.
Ao longo deste artigo, você viu como essa metodologia pode ser aplicada em diferentes contextos — desde a priorização de problemas operacionais até a definição de ações estratégicas — e como ela contribui para mais clareza, eficiência e foco nos resultados. E encerramos com dicas valiosas para sua implementação na empresa, garantindo que a ferramenta traga resultados concretos.
Se você chegou até aqui, já está um passo à frente na construção de uma cultura organizacional mais estratégica, ágil e colaborativa. Mas não precisa parar por aqui.
👉 Quer continuar dominando ferramentas de priorização para ganhar tempo, produtividade e assertividade?
Então não perca o próximo artigo:
➡️ Matriz de Eisenhower: saiba o que é e como funciona essa ferramenta — uma metodologia complementar que vai te ajudar a separar o que é urgente do que é importante e a organizar suas tarefas de forma ainda mais inteligente.
Se você gostou do artigo, por favor, deixe um comentário logo abaixo! Não custa nada para você e é extremamente valioso para mim!
Um forte abraço e votos de sucesso!
Autor José Sergio Marcondes
José Sergio Marcondes é um Especialista em Segurança Empresarial, graduado em Gestão de Segurança Privada, MBA em Gestão Empresarial e Segurança Corporativa. Certificações CES, CISI, CPSI. Mais de 30 anos de experiência na área de segurança privada. Conecte nas suas redes sociais.
Faça parte da nossa comunidade!
Você busca conhecimentos atualizados e oportunidades para aprimorar suas competências nas áreas de segurança privada e gestão empresarial? Junte-se ao nosso Grupo no WhatsApp para receber notificações sobre novos artigos, dicas valiosas e recursos adicionais que impulsionarão sua carreira profissional.
Leia também…
Sugiro a leitura dos artigos a seguir como forma de complementar o aprendizado desse artigo.
Matriz Análise SWOT – FOFA: O que é? Conceito, Finalidade, Como Fazer
Brainstorming Ferramenta da Qualidade: Conceitos e Como Fazer
Dados para Citação Artigo
MARCONDES, José Sergio (22 de abril de 2024). Matriz GUT: o que é, para serve e como funciona? Veja exemplos. Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: https://gestaodesegurancaprivada.com.br/matriz-gut/– Acessado em (inserir data do acesso).
Junte-se ao Nosso Grupo de WhatsApp!
Quer ser o primeiro a receber as novidades do nosso blog? Não perca tempo! Junte-se ao nosso grupo no WhatsApp e fique sempre atualizado(a) com as últimas postagens e atualizações!
Artigos Relacionados
Sobre o Autor
Graduado em Gestão de Segurança Privada, MBA em Gestão Empresarial e Segurança Corporativa. Detentor das Certificações CES (Certificado de Especialista em Segurança Empresarial), CPSI (Certificado Profesional en Seguridad Internacional), CISI (Certificado de Consultor Internacional en Seguridad Integral, Gestión de Riesgos y Prevención de Pérdidas). Mais de 30 anos de experiência na área de segurança privada. Consultor e diretor do IBRASEP, trazendo uma notável expertise em segurança, além de possuir sólidos conhecimentos nas áreas de gestão empresarial.
0 Comentários