Plano de Ação Empresarial: O que é, Como fazer em 7 Passos

Você sabe o que é um Plano de Ação Empresarial? Qual sua importância e como elaborar um Plano de Ação para Empresa? Toda empresa precisa de um plano especifico para comunicar objetivos, definir ações, indicar prazo e responsáveis e acompanhar resultados. São essas as principais características que definem um Plano de Ação Empresarial,

Plano de Ação Empresarial é um documento interno da organização, geralmente utilizado pelos departamentos da empresa, para gerenciar ações de um projeto, operação ou processo Resume-se a uma lista as ações que devem ser realizadas dentro de um determinado cronograma visando o atingimento de metas departamentais. Leia o artigo o final e esclareça todas as suas dúvidas sobre PA e conheça também os 7 Passos para Elaboração de um Plano de Ação Empresarial.

Escrito por José Sérgio Marcondes
Postado 01/11/2022

Conteúdo do Artigo

Referencial Teórico
Definição de Plano de Ação Empresarial
Objetivo do PAE
Importância do PAE
Exemplos de Plano de Ação Empresarial
Componentes de um PAE
Como Fazer um Plano de Ação Empresarial em 7 Passos

Referencial Teórico 

Para que os objetivos propostos neste artigo sejam atingidos, algum termos precisam ser definidos a fim de estabelecermos um entendimento comum do assunto abordado.

a. Definição de Planejamento

O Significado da Palavra Planejamento Segundo o Dicionário Aurélio pode ser:

• O ato ou efeito de planejar (fazer o plano ou planta; traçar);
• Trabalho de preparação para qualquer empreendimento, segundo roteiro e métodos determinados;
• Elaboração por etapas, com bases técnicas, de planos e programas com objetivos definidos.

Planejamento Empresarial refere-se ao ato de planejar, que significa interpretar a missão organizacional e estabelecer os objetivos da organização, bem como os meios necessários para a realização desses objetivos com o máximo de eficácia e eficiência. (CHIAVENATO, 2004)

b. Plano de Ação

O Plano de Ação, também conhecido por Plano de Atividades ou ainda Plano de Trabalho, referre-se a uma das ferramentas de gestão mais simples e eficientes para o controle de execução de atividades ou tarefas organizacionais e pessoais. É uma metodologia de gestão utilizada para identificar, organizar e controlar as ações necessárias para o atingimento de um ou mais objetivos pretendidos. É uma ferramenta administrativa muito utilizada nas empresas para designação de tarefas e responsabilidades na condução de um projeto, operação ou processo.

O PA permite que todas as decisões sejam tomadas antes mesma de serem colocadas em prática, garantindo uma maior taxa de acerto e possibilitando a correção prévia de eventuais problemas. Ele pode ser utilizado por pessoas que querem atingir alguma meta pessoal ou por empresas que precisam investir em soluções mais complexas.

Quero saber mais sobre Plano de Ação

c. Estratégia

Estratégia é uma palavra que vem do grego estrategos e significa “a arte do general”. Segundo o dicionário Aurélio, Estratégia é “a arte de aplicar os meios disponíveis ou explorar condições favoráveis com vista a objetivos específicos”.

Estratégia empresarial são ações de direcionamentos planejadas e adotadas pela empresa para ganhar vantagem competitiva frente ao seu cenário de atuação, visa potencializar suas capacidades a fim de atingir objetivos organizações estabelecidos.

A estratégia empresarial estabelece uma mesma direção para a organização em termos de seus diversos objetivos e orienta o aproveitamento dos recursos disponíveis e usados para a organização empresarial seguir em direção aos seus interesses estratégicos.

d. Objetivos

A palavra objetivo deriva do latim “objectivu”, que significa aquilo que se pretende alcançar, fim, propósito; alvo. Objetivo é algo detalhado e concreto, que define um projeto ou operação almeja atingir para a organização. Os objetivos do projeto identificam a situação que se deseja alcançar, uma visão da organização para o futuro.

Funções dos objetivos:

• Definem uma situação futura e servem de guia para os planos de ações a serem efetuados;
• Justificam todas as atividades de todos os team members;
• Servem para avaliar as ações, a eficiência e a produtividade da equipe que está a cargo do projeto;
• São de algum modo, uma medida de eficiência e produtividade da própria organização.

e. Meta

Muitas dúvidas surgem quando se fala em meta, porém ela nada mais é do que o resultado esperado de forma quantificada. Podemos definir Meta como sendo as etapas a serem concluídas para se atingir um objetivo estabelecido.

A meta é uma consequência dos objetivos, pois reduz a sua amplitude em entregas menores, de forma que contribui para o seu alcance. Outro ponto importante é o fato de que as metas são temporais e estritamente
ligadas a prazos, ou seja, precisam ser programadas para alcance diário, semanal, mensal ou anual, por exemplo. Quanto a temporalidade, podem existir metas com prazos maiores e com prazos menores.

Assim, podemos dizer que uma meta é uma entrega específica limitada em um prazo. A entrega representa o que vai ser produzido/realizado, ou seja, pode ser uma tarefa, um evento, um produto, um resultado. Uma entrega é a materialização de uma atividade. O prazo, por sua vez significa o período temporal em que a entrega será realizada, isto é, a atividade prevista será materializada, por exemplo, em x dias, até o fim do semestre, duas vezes por mês, uma vez por semana etc. O importante é que se estabeleçam prazos específicos.

Metas Smart

Gestores de negócios experientes costumam elaborar metas SMART. O sistema SMART é uma metodologia voltada para a criação de metas eficientes. A sigla é em inglês e se refere às palavras:

• Specific (Específicas);
• Measurable (Mensuráveis)
• Ambitious (Ambiciosos)
• Realistic (Realistas)
• Timed (Precisos no tempo)

Ao fazer um brainstorming de seu plano de ação, escolha metas que se encaixem em todas essas categorias. Definir uma meta para organização como: “ser bem-sucedido”; não é específico nem mensurável. Por outro lado, definir uma meta de “retirar um empresa X de suas dívidas em dois anos” é muito mais específica, mensurável, alcançável, realista e oportuna.

Quero saber mais sobre Metas e Objetivos

O que é um Plano de Ação Empresarial?

Um Plano de Ação Empresarial é um documento interno da organização, geralmente utilizado pelos departamentos da empresa, para gerenciar ações de um projeto, operação ou processo Resume-se a uma lista as ações que devem ser realizadas dentro de um determinado cronograma visando o atingimento de metas departamentais.

No contexto empresarial, o Plano de Ação corresponde a um procedimento administrativo formal da empresa, empregado para organizar, direcionar e controlar as ações que precisam ser realizadas a fim de alcançar os objetivos de curto, médio e longo prazo da organização.

O Plano de Ação Empresarial envolve um cronograma de ações necessárias para atingir determinado objetivo organizacional. Trata-se do planejamento detalhado de tarefas e ações que visa, normalmente, a conclusão de um projeto, o alcance de determinada meta ou a resolução de um problema.

O PAE faz parte do planejamento operacional da organização, ou seja, da parte responsável pela execução do planejamento estratégico da organização. Ele visa atingir os objetivos operacionais dos vários departamentos da empresa, consequentemente o objetivo estratégico da empresa.

De forma objetiva, o Plano de Ação Empresarial pode ser definido como um documento utilizado para registrar informações sobre tarefas que precisam ser realizadas para solucionar um problema ou alcançar um objetivo. Numa empresa, geralmente ele é padronizado, de fácil acesso e compreensível para todos os membros da equipe.

Qual o Objetivo do Plano de Ação Empresarial?

O objetivo do Plano de Ação Empresarial é propiciar clareza e organização para as ações dentro da empresa. Através dele, é possível saber qual é o objetivo a ser atingido, as tarefas e recursos necessários, os prazos, os responsáveis, as metas e as formas de controle das ações necessárias para determinado fim, seja ele um problema a ser resolvido, uma meta ou um projeto a ser concluído.

Principais Objetivos do PAE

1. Informar e esclarecer o objetivo a ser atingido;
2. Definir e organizar as ações (etapas) necessárias para se chegar ao objetivo pretendido;
3. Estabelecer metas que possibilitem o monitoramento do progresso do plano;
4. Definir quais recursos são necessários para atingir as metas;
5. Estabelecer prazos para conclusão de cada ação (tarefa), providenciar um cronograma;
6. Atribuir responsabilidades pelas tarefas e metas;
7. Possibilitar monitoramento e correções de rumo.

Qual a Importância do Plano de Ação Empresarial?

Após a conclusão do planejamento organizacional chega a hora de colocar em prática o que foi planejado para organização e seus departamentos, é nesse momento, que os colaboradores que vão colocar o planejado em prática precisam ser informados sobre suas atribuições e responsabilidades, e geralmente, isso se dá por meio do Plano de Ação, que são um resumo objetivo do que eles devem fazer para atingir um objetivo determinado.

Os colaboradores de uma empresa precisam de informações organizadas para transformar ideias e intenções da organização em resultados tangíveis e agregadores para o objetivo final estabelecido. Nesse contexto, o PAE ajuda as equipes a irem além do estágio de ideias e entrar no estágio de execução do planejamento.

O plano de ação se aplica a todos as áreas da empresa: departamentos de produção; departamentos de vendas, departamentos de marketing, departamentos de recursos humanos, departamento de segurança, departamentos de TI etc. Os gestores departamentais se beneficiam dos planos de ações porque esses fornecem cronogramas e metodologias para avançar nas metas desses departamentos.

Mesmo o mais simples dos planos de ações pode fornecer um roteiro para execução de um projeto e ajudar as partes interessadas a concluí-lo com sucesso. Ele evita a repetição desnecessária de ações, atribui responsabilidades, estabelece prazos e possibilita implantação de métricas para medição de desempenho.

Exemplos de Plano de Ação Empresarial

Como vimos, os planos de ação podem servir para resolver um problema, alcançar uma meta ou mesmo para concluir um projeto, e pode ser usado em várias áreas da empresa. A seguir 5 exemplos de aplicações dos PAE:

1. Projetos – projeto é um empreendimento com objetivo de alcançar um resultado exclusivo, num tempo determinado, onde o plano de ação se torna uma ferramenta imprescindível uma vez que organiza as tarefas necessárias para conclusão do projeto, estabelece responsável e um organograma de execução, possibilitando o controle da tarefas.
2. Vendas – O plano de ação de vendas é essencial para orientar os esforços do time de vedas. Ele estabelece as principais metas da área e as tarefas necessárias para alcançá-las.
3. Controle de Qualidade – os planos de ações podem ser usados para corrigir inconformidades de qualidade, indicando práticas para alcançar melhores resultados. Envolve o controle de qualidade do seu produto ou serviço.
4. Segurança – o plano de ação é extremamente eficiente na gestão de segurança, por auxiliar na implementação de estratégias eficazes para minimizar riscos e resolver não conformidades de segurança de forma ágil.
5. Emergências: o plano de ação de emergência fornece um conjunto de diretrizes que propiciem as condições necessárias para a adoção de procedimentos lógicos, técnicos e administrativos, estruturados para serem desencadeados rapidamente em situações de emergência, para a minimização de impactos.

Quais são os Componentes de um Plano de Ação Empresarial?

Não existe um padrão oficial de plano de ação, ele é adaptado a necessidade de cada organização e pode ter os seguintes componentes de acordo com as características de cada projeto, operação ou processo:

• Objetivo – algo que se pretende conquistar ao final do plano de ação;
• Ações – relação do que precisa ser realizado para conquistar o objetivo do plano de ação;
• Prazos – data de início e conclusão de cada tarefa;
• Meta – marcos a serem atingidos em prazos determinados;
• Responsável – pessoa que responde pela conclusão de determinada ação.

Como Fazer um Plano de Ação Empresarial em 7 Passos

As caraterísticas de um plano de ação empresarial pode variar de acordo com sua aplicação e contexto envolvido, de forma geral a elaboração de um PAE pode ser dividido em sete etapas:

1. Definição do objetivo a ser atingido;
2. Definição das ações necessárias;
3. Indicação do responsável;
4. Elaboração do cronograma de ações;
5. Execução do PA;
6. Monitoramento das ações; e
7. Encerramento.

1. Definição do objetivo a ser atingido

Um dos principais pontos da elaboração de um PAE é a definição e esclarecimento do objetivo a ser atingido com o plano, que é a razão de existência do PA. Para que possamos elaborar todo o restante e principalmente saber se o plano de ação foi bem sucedido ou não, é fundamental saber o que se espera dele seu objetivo.

O objetivo do PAE deve ser claro, atingível e comunicado as partes envolvidas, para que esses saibam, com exatidão, o que se espera dos seus trabalhos.

2. Definição das ações necessárias

Uma vez definido o objetivo do Plano de Ação, é hora de definir quais são as ações necessárias para que se possa atingir o objetivo pretendido, e os respectivos recursos necessários para executá-las. As ações devem ser listadas numa ordem lógica para conclusão das metas e objetivos.

Atividades – compreendem o agrupamento de uma série de tarefas, similares e/ou complementares, correspondendo, assim, a um conjunto de ações, caracterizadas pelo consumo de recursos e orientada para um objetivo definido. As atividades correspondem a “o quê” é feito e “como” é feito durante o processo. Tarefas – são um conjunto de trabalhos a serem executados, envolvendo rotina, dificuldades, esforço ou prazo determinado em nível imediatamente inferior a uma atividade.

3. Indicação do Responsável

Nessa etapa deve se escolher uma pessoa com competência adequada para ser nomeado responsável pela execução das ações. Todas atividade ou tarefa deve ter um único responsável formal, podendo ter um ou mais executantes. Na delegação de responsabilidade considere a experiência do executante, neste contexto, uma boa prática é mesclar pessoas mais experientes com aquelas menos experientes. Em tarefas mais críticas ou de maior risco, onde você possua pouca experiência, consulte um especialista, para evitar que a tarefa seja comprometida ou que traga prejuízos a atividade;

4. Elaboração do cronograma de ações

Nesta etapa, é importante elaborar um cronograma de ações, determinando as atividades ou tarefas, seus respectivos prazos, recursos e responsáveis. Para cada atividade identificada ou tarefa, deverá ser atribuído o consumo estimado de recursos físicos, humanos e financeiro, sempre que possível e necessário.

Ao delegar uma tarefa busque certificar-se de que o membro da sua equipe possui as competências, meios e tempo adequado para conclusão. Busque sempre que possível, negociar o prazo com o executante. Ao acertar o tempo estimado com o responsável pela tarefa, tendo a sua concordância, ele estará muito mais comprometido a cumprir com o prazo, já que foi definido por ele mesmo.

5. Execução do PA

O plano de ação deve ter um responsável formal para acompanhamento da execução das atividades ou tarefas previstas, dentro dos prazos acordados e com a qualidade necessária. Esta é a fase em que as atividades ou tarefas são colocadas em prática. O executor deve analisar a execução de cada uma das tarefas porque é nesta etapa que ficarão evidentes os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano.

6. Monitoramento das ações

É fundamental também desenvolver estratégias para monitorar e acompanhar a evolução geral do plano de ação, bem como definir no cronograma os períodos em que se fará essa medição de desempenho. Quando identificado algum problema, deve-se listá-lo, identificar as suas causas e atribuir uma solução adequada para resolvê-lo. Se necessário, não hesite em ajustar alguma etapa de seu plano para garantir a sua eficácia.

7. Encerramento

Muitas vezes negligenciada, é na fase de encerramento que o plano de ação deve ser revisto. Deve ser feito uma checagem formal para certificação de que todos as ações planejadas foram executada corretamente.

O encerramento de um plano de ação é um momento muito importante para aprendizagem. Nesse momento deve se verificar os erros e acertos. É a hora de elogiar o pontos positivos e de orientar e adotar ações (esclarecimentos, treinamentos) para evitar a repetição de erros cometidos.

Esta etapa é importante para retroalimentar os próximos processos de criação de planos de ações com os aprendizados adquiridos.

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José Sérgio Marcondes – CES
Especialista em Segurança Empresarial
Consultor em Segurança Privada
Diretor do IBRASEP

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Dados para Citação Artigo

MARCONDES, José Sérgio (01 de novembro de 2016). Plano de Ação Empresarial: O que é, Como fazer em 7 Passos. Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: https://gestaodesegurancaprivada.com.br/plano-de-acao-empresarial-o-que-e-como-fazer-em-7-passos//– Acessado em (inserir data do acesso).