Gestão de Processos Organizacionais: Conceitos, Definições e Objetivos

A Gestão de Processos se caracteriza pelo planejamento, monitoramento, avaliação e revisão dos processos de uma organização, com foco na melhoria contínua e no alcance dos objetivos e metas estabelecidos.

O melhoramento contínuo nos processos é uma ação fundamental para as organizações se adequarem às constantes mudanças que ocorrem no ambiente organizacional atualmente.

Publicado em: 25 de novembro de 2015 Por José Sérgio Marcondes

O que é Gestão de Processos?

No seu cotidiano, todas as organizações desenvolvem inúmeras atividades rotineiras, que levam à produção dos mais variados produtos e serviços.

Tais atividades podem ser enquadradas na forma de processos organizacionais que, de forma integrada, trabalham no sentido de promover a consecução dos objetivos principais da organização.

Finalidade da Gestão de Processos

A gestão de processos organizacionais tem como finalidade:

• Implementar rotinas que promovam a sistematização das atividades;

• Facilitar o entendimento e o relacionamento dos diversos setores da organização;

• Facilitar o planejamento, o monitoramento e a avaliação dos processo da organização;

• Possibilitar a implantação de melhorias nos diferentes processos organizacionais desenvolvidos pela organização.

Objetivos da gestão de processos

1. Conhecer e mapear os processos organizacionais;

1. Disponibilizar as informações sobre os processos em manuais de gestão;

1. Promover a uniformização dos processos;

1. Identificar, desenvolver e difundir internamente metodologias e melhores práticas para gestão dos processos;

1. Promover o monitoramento e a avaliação de desempenho dos processos;

1. Implantar melhorias contínuas nos processos, visando alcançar maior eficiência e eficácia.

A Gestão de processo aponta que o gestor deve controlar todas as etapas do processo.

Deve projetar, acompanhar e analisar o envolvimento e o desempenho de cada profissional, no intuito de interagirem entre si de forma sinérgica e motivada para que possam obter resultados significativos e agregarem valores aos produtos e serviços destinados aos clientes finais do processo.

A gestão de processo impõe aos seus lideres uma junção de habilidades que deverão ser executadas em cada etapa do processo.

Dentre elas, o bom relacionamento das áreas funcionais e a comunicação efetiva das informações, no intuito de harmonizar os trabalhos e estabelecer diretrizes que fundamentem o gerenciamento das equipes de trabalho

Alinhamento dos objetivos

Para o sucesso de uma organização, é importante que os objetivos dela sejam divulgados e compreendidos por todos que fazem parte da instituição e que contribuem de alguma forma para o exito da organização em sua missão.

Com os objetivos organizacionais compreendidos, passa-se ao desdobramento.

Identificação de como os processos afetam esses objetivos, assim, determinam-se os objetivos dos processos e suas metas.

Deve existir especial cuidado com o alinhamento dos objetivos dos processos com os objetivos da organização.

Os envolvidos no processo devem ser capazes de identificar como a conclusão de seus objetivos interfere no resultado final do produto ou serviço da organização.

Mapeamento de processos

O mapeamento de processos se caracteriza pela atividade de identificar e representar graficamente os processos de uma organização e suas relações internas e externas. 

A técnica de mapeamento de processo fornece uma representação gráfica das operações sob análise.

Evidencia a ordem das atividades, os executores envolvidos, os prazos e o fluxo de informações em uma organização ou área.

O mapeamento de processo auxilia o gestor na melhoria dos processos, pois através do mapeamento, os pontos críticos são identificados e tratados.

Além disso, poderá ajudar na descoberta de atividades relevantes que mereçam uma atenção maior por parte da organização.

Esta etapa da gestão de processos, compreende o levantamento de informações sobre os processos.

O  caminho que um grupo de atividades segue para produção de um produto ou serviço, desde a solicitação do serviço ou produto, passando por todas as etapas até a conclusão ou entrega do produto ou serviço ao solicitante, que pode ser um cliente interno ou externo.

Fluxogramas

Essas informações deverão ser colocadas em fluxogramas, que serão o mapeamento do processo  propriamente dito.

O desenho do fluxograma permite o devido conhecimento das atividades englobadas pelo processo analisado, com suas devidas interações.

Os fluxogramas são diagramas (representações gráficas) da forma como as atividades acontecem.

Eles têm a função de simplificar e tornar claro o entendimento sobre os processos organizacionais além de auxiliar na compreensão da inter-relação de suas variáveis (pessoas, processos, sistemas), eventos, resultados etc.

O  fluxograma permite:

• Visão sistêmica e integrada do processo de trabalho;
• Visualização e identificação de detalhes críticos do processos de trabalho;
• Identificação do caminho do processo de trabalho, bem como das suas interações com os subprocessos;
• Identificação dos potenciais pontos de controle;
• Identificação das oportunidades de melhoria e de vulnerabilidades.

Abaixo algumas ferramentas que acredito que possam ser muito úteis para a gestão dos processos organizacionais:

Ferramentas de Gestão

• Brainstorming;
• Diagrama de Afinidades;
• Matriz GUT;
• Gráfico de Pareto
• Diagrama em Árvore;
• Diagrama de Causa e Efeito;
• Plano de Ação 5W2H;
• Fluxograma.

Avaliação de desempenho processos

A avaliação de desempenho tem como objetivo analisar se os processos estão de acordo com o esperado para o atingimento do objetivo proposto para a organização.

A  avaliação de desempenho permite o conhecimento necessário para  otimizar as etapas do processo, e agir preventivamente ou corretivamente na trajetória de desempenho dos processos, evitando ocorrências inesperadas.

Para que se possa medir o desempenho organizacional, a instituição deve definir um conjunto de indicadores de desempenho para cada processo.

Os indicares visam indicar o nível de conclusão das metas estabelecidas para os processos, para se avaliar a necessidade da adoção de medidas corretivas, em tempo hábil, a fim de se evitar prejuízos aos objetivos da organização.

Os indicadores devem representar ou quantificar uma característica ou o desempenho de uma organização, de um processo, de um produto ou de um serviço.

Um indicador pode ser:

• simples  – resultado de uma única medição;
• composto – resultado de um conjunto de medições integradas.

A gestão de processos organizacioanis envolve quatro princípios básicos da administração

1) Planejamento;

2) Organização;

3) Direção e;

4) Controle.

Conclusão

Acredito que a metodologia de gestão de processos é de  grande importância para a gestão da segurança privada.

A metodologia da gestão de processos, possibilita o mapeamento e entendimento dos processos da segurança, permitindo seu acompanhamento de forma sistêmica e quantitativa através de indicadores de desempenho da segurança.

O indicadores também podem auxiliar na tarefa de justificar os investimentos necessários na área de segurança  patrimonial da organização.

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José Sérgio Marcondes – Editor

Referência Bibliográfica

Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio Corpo Comum de Conhecimento ABPMP BPM CBOK V3.0 1ª EDIÇÃO – 2013- Association of Business Process Management Professionals Brasil
DAVENPORT, Thomas H. Reengenharia de Processos: Como inovar na empresa através da tecnologia da informação. Rio de Janeiro: Campus, 1994.
EREIRA JÚNIOR, Edson H. Um método de gestão por processos para micro e pequena empresa. 2010. 137 f. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) – Universidade Tecnológica Federal do Paraná, Ponta Grossa, 2010.
OLIVEIRA, Djalma de P. R. Administração de Processos: conceitos, metodologia, práticas. 3.ed. São Paulo: Atlas, 2009.