Tudo Sobre Administração De Condomínios: O que é? Objetivo e Funções

A Administração de Condomínios é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos, e a execução das atividades necessárias para o bom funcionamento do Condomínio. É o trabalho em que o administrador do condomínio (Síndico) busca realizar para cumprir e fazer cumprir a Convenção, o Regulamento Interno e as determinações da Assembleia Condominial.

A administração dos Condomínios deverá ser realizada com base no Código Civil, na Convenção e Regulamento Interno do Condomínio, com observância aos princípios das legislação em vigor e das boas práticas da administração.

O que é Administração de Condomínios?

A Administração de Condomínios é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos, e a execução das atividades necessárias para o bom funcionamento do condomínio.

É o trabalho que o administrador do condomínio (síndico) busca realizar para cumprir e fazer cumprir a Convenção, o Regulamento Interno e as determinações da Assembleia Condominial.

Envole itens de manutenção a serem observados, atividades operacionais, gestão de empregados, administração e contabilidade, além da relação com os condôminos e entre eles.

Funções da Administração de Condomínios

A administração do condomínio envolve as cincos funções básicas da administração.

A) Planejamento:

Planejamento refere-se ao ato de constatar a necessidade de realização de uma ação/ atividade, de traçar objetivos e de identificar os meios, os recursos e as condições necessários para sua execução, estabelecendo prazos e metas.

B) Organização:

Organização refere-se ao ato de organizar as atividades, os meios e recursos disponibilizados, de forma a obter os resultados desejados no planejamento, com economia de gastos e potencialização de resultados.

C) Liderança:

Liderança refere-se a habilidade de influenciar as pessoas para trabalharem de forma motivada e cooperativa, visando atingir aos objetivos identificados e estabelecidos, atuando dentro dos princípios do trabalho em equipe.

D) Controle

Controle refere-se a função administrativa de analisar o trabalho que esta sendo desenvolvido, comparando o que foi feito ou está sendo feito, com o que deveria ser feito ou alcançado, por meio de indicadores desempenho.

Tem como objetivo apontar desvios em relação ao planejado e propor alternativas para superar as dificuldades encontradas e atingir os objetivos esperados.

Objetivo da Administração de Condomínios

O principal objetivo da administração do condomínio é suprir as demandas administrativas, jurídicas e burocráticas de um condomínio visando o seu bom funcionamento.

O administrador do condomínio também deve ser um facilitador das relações interpessoais dos condôminos, moradores e frequentadores do condomínio.

Deve primar pelo cumprimento da Convenção e Regulamento Interno do Condomínio a fim de tornar a convivência das pessoas respeitosa e harmônica as necessidades e interesses do coletivo.

O que é necessário para Administrar o Condomínio?

Para realizar a administração do condomínio é necessário que o candidato a vaga de administrador do condomínio tenha alguns conhecimentos e habilidades, tais como:

• Conhecimento sobre a legislação pertinente ( Código Civil e a Lei 4.591,de 16/12/1954, que dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias);
• Conhecimentos básicos de administração, envolvendo planejamento, organização, liderança e controle;
• Habilidade para lidar com números, a fim de cuidar das finanças e contabilidade;
• Habilidade de liderança, para coordenar os empregados e prestadores de serviço;
• Habilidade intermediar conflitos.

Tipos de Administração de Condomínios

O processo de administração do condomínio pode ser realizado por síndico natural ou profissional, com ou sem auxilio de prestadores de serviço.

Código Civil

Art. 1.347. A assembléia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.

§ 1º Poderá a assembléia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.

§ 2ª O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção.

1. Sindico Natural

O Síndico Natural é um condômino do próprio condomínio eleito por meio de assembleia. Podendo ter o mandato pelo período de até dois anos. O qual poderá renovar-se.

Segundo o código Civil, o síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção.

Dessa forma o síndico pode, se achar necessário, contratar algum tipo de assessoria ou consultoria para auxilia-lo na administração.

Assessorias/Consultoria que podem ser contratadas

• Contator: para auxiliar nas obrigações contábeis;
• Advogado: para auxiliar nas questões de contratado, convenções e assuntos jurídicos;
• Bombeiro: para questões relacionadas a prevenção e combate a incêndio;
• Consultor de Segurança: para as questões relacionadas a segurança do condomínio;
• Empresa de Administração de Condomínio: pessoas jurídicas especializadas em auxiliar os síndicos em assuntos administrativos, financeiros e jurídicos.

2. Síndico Profissional

O sindico profissional é a pessoa física ou jurídica que por seu conhecimento, formação e experiência podem administrar o condomínio de forma profissional, como um prestador de serviço.

3. Empresa Administradora de Condomínio

As administradoras de condomínios são pessoas jurídicas, especializadas em assessoria e prestação de serviços jurídicos, financeiros e administrativos na área de condomínios.

Oferecem a prestação de serviços nessas áreas em apoio a administração do síndico, ficando a ele subordinadas.

Não cabe à empresa administradora tomar decisões pelo condomínio, uma vez que esse papel é único e exclusivo do síndico.

Segundo o Art. 1.348 do Código Civil, o síndico é o responsável direto pelo condomínio, podendo responder civil e criminalmente por problemas na gestão.

Desta forma, existe uma responsabilidade solidária entre condomínio e administradora.

Funções da Administração do Condomínios

• Cumprir, fiscalizar e fazer cumprir a Convenção e Regimento Interno;
• Gestão administrativa, que envolve basicamente:
  • cumprir as exigências jurídicas e tributárias;
  • realizar orçamento anual;
  • realizar pagamentos e cobranças;
  • administrar contratos;
  • prestar contas ao Concelho Fiscal do Condomínio e Assembléia Geral e órgãos de fiscalização;
• Gestão de recurso humanos:
  • administração de empregados e prestadores de serviço;
  • Contratações, aplicações de medidas disciplinares e demissões;
  • Folha de pagamento e benefícios;
  • Administração de contratos;
  • Designação, orientação e fiscalização de serviços e atividades;
• Gestão predial e de infraestrutura;
  • Manutenções periódicas e preventivas;
  • Manutenção emergencial;
  • Limpeza e conservação de áreas comuns e áreas verdes;
• Gestão da Segurança do Condomínio:
  • Plano de Segurança;
  • Procedimentos de Segurança;
  • Planos de emergência;
  • Segurança Física;
  • Serviços de Portaria;
  • Vigilância Patrimonial;
  • Prevenção e combate a incêndio;
  • Contratação de seguros;
• Atender as demandas dos condômino.

Fatores Envolvidos Administração de Condomínios

A administração do condomínio envolve a Assembleia Condominial, a Convenção e o Regulamento Interno do Condomínio, o Síndico (administrador do condomínio) e o Concelho Fiscal.

1. Assembleia do Condomínio

Assembléia Geral é uma reunião onde todos os condôminos são convocados e devem participar, tem como objetivo, inteirar os participantes sobre os assuntos do condomínio e deliberar sobre decisões necessárias.

É por meio da assembleia que se decide quem irá ser o síndico, ou seja, o administrador do condomínio.

A administração do condomínio se baseia no Código Civil e nas orientações e decisões tomada nas Assembleias, que são oficializadas por meio da Convenção Condominial e dos Regulamentos Internos.

Na assembleia são convencionadas as normas que regerão o condomínio, a aprovação das despesas, o valor das contribuições dos condôminos, a prestação de contas, a escolha do síndico e deliberação de decisões necessárias ao bom funcionamento do estabelecimento.

A assembleia de condomínio é o momento em que os condôminos se reúnem para discutir e tomar decisões sobre questões administrativas e que afetam a rotina do condomínio.

1.1 Tipos de Assembleias:

A. Assembleia Geral de Instalação:

É aquela feita para instaurar um condomínio novo , que acabou de ser entregue pela incorporadora. É feita a inscrição de CNPJ junto à Receita Federal, contratação de seguro obrigatório e eleição do primeiro síndico.

B. Assembleia Geral Ordinária:

É aquela que ocorre obrigatoriamente uma vez por ano e é focada na prestação de contas, aprovação das despesas dos últimos 12 meses e a previsão orçamentária para o próximo ano.

Muitos condomínios aproveitam a Assembleia Geral Ordinária para fazer a eleição de síndico, subsíndico e conselho fiscal e para fazer alterações na convenção de condomínio.

C. Assembleia Geral Extraordinária:

É aquela convocada em caráter extraordinário para discutir e aprovar despesas emergenciais, deliberar sobre assuntos emergenciais, e outros que não foram contemplados pela Assembleia Geral Ordinária.

Ela pode ser convocada a qualquer momento, dependendo da demanda exigida.

2. Convenção de Condomínio

A Convenção do Condomínio é o documento que reúne decisões, diretrizes e regras de convivência e de administração do imóvel convencionadas na Assembleia.

A Convenção deverá reunir as assinaturas de titulares de direitos que representem, no mínimo, 2/3 das frações ideais que compõem o condomínio.

A Convenção de Condomínio deverá ser registrada em Cartório de Imóveis, bem como a averbação das suas eventuais alterações. Todo os condôminos devem receber uma cópia atualizada.

É ela que orienta a forma como o condomínio irá funcionar e ser gerenciado. O documento deve ser registrado em cartório de imóveis.

A convenção condominial é sua regulação maior, ela determina como o condomínio irá funcionar e ser gerenciado. Serve como um guia orientador para que o administrador do condomínio possa exercer a sua função com maior autoridade.

2.1 Conteúdo da Convenção

Além de outras normas aprovadas pelos interessados, a Convenção poderá conter:

• A discriminação das partes de propriedade exclusiva, e as de condomínio, com especificações das diferentes áreas;
• O destino das diferentes partes;
• O modo de usar as coisas e serviços comuns;
• Encargos, forma e proporção das contribuições dos condôminos para as despesas de custeio e para as extraordinárias;
• O modo de escolher o síndico e o Conselho Fiscal/Consultivo;
• As atribuições do síndico, além das legais;
• A definição da natureza gratuita ou remunerada de suas funções;
• O modo e o prazo de convocação das assembleias gerais dos condôminos;
• O quorum para os diversos tipos de votações;
• A forma de contribuição para constituição de fundo de reserva;
• A forma e o quorum para as alterações de convenção;
• A forma e o quorum para a aprovação do Regimento Interno quando não incluídos na própria Convenção.

4. Regulamento Interno

O regulamento Interno do condomínio visa disciplinar a rotina diário do estabelecimento e embasa as decisões e ações do síndico. Muito provavelmente, o recurso mais usado no dia-a-dia dos condôminos.

Nele constam as normas de conduta que o síndico, condômino, ocupantes, empregados, prestadores de serviço e visitantes, devem respeitar para garantir o bom funcionamento e a boa convivência no local.

O regulamento interno faz parte dos três documentos que colaboram no estabelecimento de regras para o condomínio, junto com o Código Civil e a convenção do condomínio.

A criação ou alterações do regulamento interno também precisam da aprovação de 2/3 dos condôminos.

4.1 Conteúdo do Regulamento Interno

Os assuntos abordados no regulamento interno pode variar de um estabelecimento para outro, mas a maioria envole:

• Orientações e normas sobre o uso dos espaços comuns (piscinas, playgrounds, salões de festa);
• Horário de silêncio, reformas e manutenção;
• Procedimento para realização de mudanças, obras e reformas;
• Procedimentos para recebimento de visitantes;
• Procedimentos de segurança;
• Regras para convívio com animais;
• Vagas de estacionamento;
• Regras sobre aplicação de multas e advertências.

5. Conselho Fiscal do Condomínio

O Art. 1.356 do Código Civil, descreve que poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembléia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.

O conselho fiscal do condomínio é um órgão complementar, de auxílio e controle do trabalho do síndico.

Sua principal função é analisar as finanças do condomínio e emitir pareceres recomendando ou não a aprovação de contas.

O Concelho Fiscal é formado por condôminos que são eleitos por votação em reunião de assembleia, com os votos da maioria dos presentes.

O conselho fiscal tem como objetivo de cuidar da parte da prestação de contas e acompanhar os gastos do condomínio.

Mensalmente, o conselho tem acesso a documentação de prestação de contas do condomínio e faz o seu parecer se os gastos apresentados são os mesmos aprovados em assembleia.

5.1 Responsabilidades do conselho fiscal

• Eleger o presidente do concelho dentre os concelheiros;
• Acompanhar e auditar contas, orçamentos e documentação da gestão financeira;
• Garantir que os recursos arrecadados estão sendo aplicados corretamente;
• Conferir os balanços de contabilidade;
• Ajudar na elaboração da previsão orçamentária;
• Alertar o síndico sobre possíveis irregularidades;
• Emitir pareceres concordando ou reprovando a prestação de contas anual;
• Verificar se estão sendo respeitadas as decisões tomadas em assembleia;
• Emissão do relatório do conselho fiscal de condomínio;
• Acompanhar o trabalho do síndico e da administradora do condomínio.

Atividades Administrador do Condomínio

Algumas das atividades exercidas pelo administrador do condomínio são:

• Gerenciar contas a pagar e a receber;
• Emissão de boletos para pagamentos da taxa condominial, fundo de reserva e multas;
• Fazer a gestão financeira e tributária;
• Organizar e alocar arquivos e documentos;
• Elaborar a previsão orçamentária e os demonstrativos de receitas e despesas do condomínio;
• Dar suporte na prestação de contas anual;
• Prestar assessoria jurídica;
• Atender dúvidas e solicitações dos condôminos;
• Manejar a folha de pagamento dos funcionários;
• Redigir cartas, circulares, editais de convocação e atas;
• Realizar cobranças e gerenciar a inadimplência do condomínio.
• Gestão financeira do condomínio;
• Controle da folha de pagamento de funcionários;
• Organização, pagamento e prestação de contas do condomínio;
• Organização, pagamento e prestação de taxas condominiais;
• Cobrança de inadimplentes;
• Cumprimento das declarações de obrigações fiscais e contábeis do condomínio;
• Cumprimento de burocracia de questões jurídicas;
• Assessoria para reuniões de assembleia;
• Orientar e fiscalizar os serviços manutenção e segurança do condomínio;
• Etc.

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Sérgio Marcondes

Referencia Bibliográfica

LEI Nº 4.591, DE 16 DE DEZEMBRO DE 1964. Dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias.

Código Civil – LEI No 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002