Recepcionista: Profissão, Significado, O que faz? Função, Atribuições.

O recepcionista é o profissional que trabalha na recepção ou portaria de estabelecimentos privados ou públicos no atendimento ao público interno ou externo. Trata-se de uma função estratégica para a organização por envolver o atendimento das pessoas e o controle de acesso físico do local.

A atuação do recepcionista é estratégica pois, trata-se da porta de entrada do estabelecimento, seu “cartão de visita”. Um atendimento de excelência na linha de frente pode fazer com que toda a cadeia de serviços seja realizada de maneira eficaz.

Significado Recepcionista

O recepcionista é o profissional que trabalha na recepção ou portaria de estabelecimentos privados ou públicos. É o responsável pelo atendimento ao público interno e externo de um estabelecimento, atendimento telefônico, encaminhamento a órgãos e departamentos competentes, além de auxílio a outros setores da organização.

A recepção é o local de recepcionar e atender pessoas. Normalmente construído como um balcão na entrada de um edifício, a recepção é encontrada principalmente em meios de hospedagem, empresas, hospitais, consultórios médicos e órgãos públicos.

A pessoa empregada de ocupar a recepção é chamada de recepcionista. Cabe ao recepcionista (entre outros) responder perguntas gerais e/ou direcionar as perguntas para outros profissionais qualificados.

Área de atuação do recepcionista

O mercado de trabalho para recepcionista é bem extenso pois, qualquer estabelecimento precisa de um profissional para recebimento de colaboradores, prestadores de serviço, clientes e visitantes.

O recepcionista poderá trabalhar em empresas privadas ou públicas, hotéis, hospitais, clínicas, escolas, órgãos públicos, entre outros.

Requisitos para Profissão de Recepcionista

Para ser um bom profissional, o recepcionista deve ter qualidades e habilidades específicas, como pontualidade, dinamismo, discrição, atenção, organização, educação, confiança, autonomia e segurança.

O grau de escolaridade para ser recepcionista depende do estabelecimento. Normalmente, exige mínimo de nível fundamental mas, algumas empresas podem exigir curso técnico ou graduação específica.

Dependendo do local, faz se necessidade também a fluência numa segunda língua, como inglês ou espanhol.

Perfil do Recepcionista

O perfil do recepcionista ideal envolve diversas qualidades, dentre elas:

• Responsabilidade;
• Dinamismo;
• Discrição;
• Organização;
• Atenção;
• Iniciativa;
• Criatividade;
• Imparcialidade ;
• Flexibilidade;
• Comunicabilidade ;
• Ponderação;
• Educação;
• Simpatia;
• Confiança;
• Sigilo;
• Autonomia;
• Segurança;
• Lealdade;
• Postura;
• Empatia ;
• Ética profissional.

Função do Recepcionista

• Recepcionar, atender e orientar pessoas;
• Utilizar recursos de informática (computadores, impressoras, catracas eletrônicas e etc);
• Controlar a entrada e saída de pessoas e bens;
• Receber e transmitir mensagens;
• Receber e fazer ligações telefônicas;
• Receber, organizar, encaminhar e arquivar documentos;
• Fazer o controle patrimonial de bens, referente ao seu setor de trabalho;
• Confeccionar relatórios;
• Prestar informações;
• Organizar o ambiente da recepção.

O que faz o Recepcionista?

• Recepciona colaboradores e visitantes procurando identificá los, averiguando suas pretensões para prestar-lhes informações e/ou encaminhá-los a pessoas ou setores procurados;
• Atende e realiza chamadas telefônicas;
• Responde a perguntas gerais sobre a organização, que estejam dentro das suas atribuições, ou direciona as perguntas para outros funcionários qualificados a responder;
• Organiza e arquiva documentos;
• Executa trabalhos de digitação e impressão de documentos;
• Utiliza a máquina copiadora e/ou impressoras;
• Controla chaves;
• Registra informações;
• Utiliza intercomunicadores, rádios e sistema de alto-falantes e etc;
• Manter atualizado os livros de registros de correspondência;.
• Efetua telefonema, atende telefone e transfere chamadas telefônicas;
• E etc.

Competência do Recepcionista

Competência, sob o ponto de vista funcional, é o exercício do conhecimento de forma adequada e persistente a um trabalho ou profissão.

Consiste na junção e coordenação de conhecimentos, atitudes e habilidades próprias do recepcionista para o exercício da sua função.

É de extrema importância a busca da competência profissional em qualquer área de atuação.

O conhecimento da ciência, da tecnologia, das técnicas e práticas profissionais é pré-requisito para a prestação de serviços de boa qualidade.

Nem sempre é possível acumular todo conhecimento exigido por determinada tarefa, mas é necessário que se tenha a postura ética de recusar serviços quando não se tem a devida capacitação para executá-lo.

O recepcionista deve buscar sempre aprimorar suas habilidades e conhecimentos, por meios de cursos, palestras e leitura de bons livros e artigos, a fim de desempenhar seu trabalho da melhor forma possível.

Direitos do Recepcionista

Aos recepcionistas é assegurados todos aqueles direitos previstos e garantidos pela Constituição e CLT, :

• Registro na Carteira de Trabalho;
• Salário mensal;
• 13º salário;
• Férias;
• Aviso-prévio;
• Repouso semanal remunerado;
• Adicional noturno e horas extras, se for o caso;
• Intervalo para repouso e alimentação, entre outros.

Deveres do Recepcionista

• Conhecer e cumprir as políticas, normas e procedimentos criados pelo empregador;
• Cumprir o horário de trabalho previsto e realizar as marcações de ponto;
• Executar as atividades solicitadas pelo empregador de acordo com sua função/cargo;
• Adotar comportamento preventivo e seguir orientações e normas referentes a Segurança;
• Caso fornecido, fazer uso correto do uniforme de trabalho durante sua jornada de trabalho;
• Alertar o empregador sobre riscos, falhas ou comportamentos que possam prejudicar/ afetar o bom andamento do serviço.

CBO Profissão de Recepionista

CBO 4221-05 é o Código Brasileiro da Ocupação da profissão de recepcionista que pertence ao grupo dos trabalhadores de informações ao público, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

1. Descrição Cargo Recepcionista

• Recepcionam e prestam serviços de apoio a clientes, pacientes, hóspedes, visitantes e passageiros; prestam atendimento telefônico e fornecem informações em escritórios,consultórios, hotéis, hospitais, bancos, aeroportos e outros estabelecimentos;
• marcam entrevistas ou consultas e recebem clientes ou visitantes;
• averiguam suas necessidades e dirigem ao lugar ou a pessoa procurados;
• agendam serviços, reservam (hotéis e passagens) e indicam acomodações em hotéis e estabelecimentos similares;
• observam normas internas de segurança, conferindo documentos e idoneidade dos clientes e notificando seguranças sobre presenças estranhas;
• fecham contas e estadas de clientes;
• organizam informações e planejam o trabalho do cotidiano.

2. Formação e Experiência

• essas ocupações requerem o ensino médio completo, exceto o recepcionista de hotel que tem como pré-requisito o ensino superior incompleto.
• é desejável curso básico de qualificação de até duzentas horas/aula e de um a dois anos de experiência profissional para o recepcionista, em geral.
• a(s) ocupação(ões) elencada(s)nesta família ocupacional demanda formação profissional para efeitos do cálculo do número de aprendizes a serem contratados pelos estabelecimentos, nos termosdo artigo 429 da consolidação das leis do trabalho – clt, exceto os casos previstos no art. 10 do decreto 5.598/2005.

3. Condições Gerais de Exercício

Trabalham nas atividades de saúde e serviços sociais, alojamento e alimentação, transporte aéreo e atividades recreativas, culturais e desportivas.

São empregados com carteira assinada, trabalham em equipe multidisciplinar, em ambientes fechados e em horários que variam conforme a ocupação diurno para os recepcionistas de seguro saúde, revezamento de turnos para o recepcionista de consultório e o recepcionista de hotel, e horários irregulares para o recepcionista, em geral. também varia o grau de autonomia, podendo ser com supervisão permanente para o recepcionista de consultório e para o recepcionista de hotel, e com supervisão ocasional para os restantes.

Na Categoria Zeladoria e Serviço de Portaria você encontrará vários artigos relacionados a este tema que lhe serão muito úteis.

Indicação de Artigos Complementares

Sugiro a leitura dos artigos a seguir como forma de complementar o aprendizado desse artigo.

Sucesso Profissional. O que é? Como Ter Sucesso Vida Profissional

Porteiro: Profissão, Significado, Regulamentação, Direitos e Deveres

Vigia: Profissão, Significado, Função, Atribuições, Direitos e Deveres Vigia

Diferença entre Segurança, Vigilante, Guarda, Vigia e Porteiro

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Postura do Porteiro: Dicas, Orientações, Como Deve Agir o Porteiro?

Perfil do Porteiro: Qualidades e Virtudes Indispensáveis para Porteiro

Função, Atribuições e Atividades do Porteiro de Condomínio

Forte abraço e sucesso!

Autor: José Sérgio Marcondes – CES
Especialista e Consultor em Segurança Privada
CEO/Diretor IBRASEP

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Dados para Citação em Trabalhos

MARCONDES, José Sérgio (12 de agosto de 2019). Recepcionista: Profissão, Significado, O que faz? Função, Atribuições. Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: https://gestaodesegurancaprivada.com.br/recepcionista-profissao-significado/ – Acessado em (inserir data do acesso).