Prevenção de Fraudes Corporativas – Como prevenir Fraudes Empresas

Prevenção de Fraudes é um ciclo contínuo de medidas administrativas e operacionais, planejadas e monitoradas pela organização, com o objetivo de prevenir, detectar e reagir a ações fraudulentas. São os esforços contínuos de uma organização visando a prevenção e o combate as Fraudes Corporativas.

O que é Prevenção de Fraudes?

A prevenção de fraudes envolve a criação de uma cultura organizacional de honestidade e de comportamento ético, que deve ser reforçada por uma supervisão ativa da governança corporativa e de mecanismos de controle eficazes.

A fraude pode ocorrer em vários níveis e em qualquer organização, e é essencial que as técnicas preventivas e de detenção de fraude sejam apropriadas e estejam implementadas.

Nenhuma organização está imune ao fraudador, motivo pelo qual deve-se manter uma atitude de vigilância permanente. A prevenção da fraude exige esforço ativo e contínuo.

A prevenção de fraude visa mitigar possíveis riscos de fraude, e os seus impactos sobre a organização.

Teoria do Triangulo da Fraude?

Fraude é um ato intencional praticado por um ou mais indivíduos da organização, empregados ou terceiros, envolvendo o uso propositado de falsidades para obter uma vantagem injusta ou ilegal.

De acordo com a Triangulo da Fraude ( Donald Cressey – Other people’s money; a study of the social psychology of embezzlement, 1953), a fralde ocorre quando o fraldador identifica três fatores que, existindo simultâneo, promovem a prática de atos fraudulentos:

• Pressão – geralmente associada a necessidades financeiras que o fraudador possa ter, ou quando este pretenda viver com um estatuto acima das suas possibilidades;
• Oportunidade – geralmente associada a fragilidades do sistema de controle das organizações; e
• Racionalização – geralmente através das razões com que o fraudador procura justificar a fraude.

Como prevenir a Fraude?

A prevenção de fraude engloba políticas, procedimentos, treinamento e comunicação.

A ameaça de provável detecção é um dos fatores mais poderosos no combate à fraude, porque elimina principalmente a oportunidade percebida pelo fraudador.

Embora as medidas preventivas não permitam assegurar que a fraude não será cometida, elas são a primeira linha de defesa para minimizar o risco de fraude.

Os esforços de comunicação deverão fornecer informações sobre o potencial disciplinar, criminal e ações civis que a organização poderá tomar contra o perpetrador.

Com estes pontos chave em mente, a prevenção e dissuasão são conceitos interligados.

Controles Preventivos

Se os controles preventivos forem eficazes e estiverem bem presentes no seio da organização, contribuirão para dissuadir aqueles que de outra forma poderiam ser tentados a cometer fraudes.

O medo de ser apanhado é sempre um forte elemento dissuasor.

O sistema de controlos internos numa organização é projetado para lidar com os riscos do negócio inerentes.

Estabelecer controlos internos pode não ser suficiente para mitigar todos os riscos de fraude de uma organização.

Estes riscos necessitam de controlos específicos para mitigá-los, o que torna o processo de avaliação de risco de fraude de uma organização essencial para prevenção de fraudes.

Além da implementação de controlos preventivos de fraude, é importante para a organização, avaliar e monitorizar continuamente a sua eficácia operacional, para prevenir de que outros tipos de fraude ocorram.

Podem-se resumir, nos pontos seguintes, as principais medidas presentes neste documento para prevenir a Fraude:

Medidas Preventivas contra fraudes

1. Medidas Preventivas nos Processo de Seleção e Promoção de RH.

O departamento de RH de uma organização tem papel importante na prevenção de fraudes, obtendo a avaliando, na fase de recrutamento e seleção, informações sobre a idoneidade do candidato a ser admitido.

Uns dos fatores de riscos de fraude em qualquer organização são as pessoas contratadas para operar o negócio e as que são promovidas para posições de confiança e autoridade.

Por essa razão, é importante conhecer, muito bem, os candidatos e empregados, a fim de avaliar as suas credenciais, competências e habilidades para as exigências do trabalho, e estar ciente de quaisquer questões de integridade pessoal que podem afetar a sua aptidão para o cargo.

Muito pode ser aprendido sobre um indivíduo através da confirmação do seu histórico de trabalho e da educação apresentados numa candidatura de emprego, ou pelo seu currículo, ou nas confirmações das referências fornecidas.

É possível encontrar informações falsas, ou eventos não revelados de reputação, que podem representar um aumento de risco, possivelmente inaceitável.

A organização deva estabelecer procedimentos “legais” para obter informações suficientes para avaliar um candidato a vaga de emprego, ou a uma promoção.

O departamento jurídico da organização deve ser procurado para aconselhar sobre quais as informações que podem ser obtidas e quais os procedimentos adequados a seguir.

2. Treinamento Organizacional Antifraude

A organização deve fornecer orientação inicial e um treinamento permanente sobre a política de gestão de risco de fraude implementada na organização, independentemente das posições que esses indivíduos vão ocupar ou ocupam na organização.

Esse treinamento continuado serve para estabelecer e reforçar a politica antifraude da organização, e frisar à responsabilidade dos indivíduos nos processos sujeitos a riscos de fraudes.

A eficácia desse treinamento é dependente da presença obrigatória dos colaboradores, com atualizações periódicas e respetivas sessões de atualização.

3. Avaliação do Desempenho e dos Programas de Remuneração

Os Gestores de RH devem estar envolvidos nos programas de gestão de desempenho e de remuneração.

A gestão de desempenho envolve a avaliação do comportamento dos funcionários e desempenho, bem como a competência relacionada com o trabalho.

É uma característica humana querer o reconhecimento da sua competência e a recompensa pelo seu desempenho e sucesso positivo.

A avaliação regular e robusta de desempenho dos funcionários com feedback em tempo útil e construtivo, permite desenvolver um longo percurso para a prevenção de possíveis problemas.

A recompensa também pode ser refletida na remuneração. Desta forma, através da realização de pesquisas de remunerações e análise do mercado local, os RH podem determinar se a alta administração e os funcionários são remunerados de forma adequada e, portanto, o tipo de condução desejado através de um equilíbrio entre a remuneração fixa e variável.

4. Realização de Entrevista de Desligamento

A política de RH da organização deve prever a realização de entrevistas de saída de funcionários demitidos ou que pediram demissão pode auxiliar a prevenção e a detecção de fraude.

Estas entrevistas podem ajudar os gestores de RH a determinar se existem questões relativas à integridade da gestão ou à informação a respeito de condições propícias à fraude.

Os RH devem, também, rever o conteúdo e as informações contidas em cartas de demissão, pois podem conter informações sobre possíveis fraudes e má conduta existente dentro da organização.

5. Estabelecer Limites de autoridade

Para os indivíduos que trabalham dentro de uma função específica pode ser atribuído apenas um acesso limitado de TI como um controle ao nível dos processos.

Estes tipos de controlos, apoiados por uma segregação adequada de funções, são importantes na primeira linha de defesa na prevenção da fraude.

6. Estabelecer Procedimentos nas Relações e Transações.

Deve ser estabelecido procedimentos, normas formais e contratuais nas relações e transações com terceiros (clientes, fornecedores, parceiros e etc).

Esquemas de fraudes muitas das vezes envolvem o uso de entidades / indivíduos de terceiros.

7. Formalização da Política Antifraude

A Política Antifraude da Organização deve ser formalizada e documentada conforme as melhores práticas de mercado.

A organização deve documentar formalmente as técnicas desenvolvidas e implementadas para evitar fraudes.

Isso inclui processos de documentação usados para avaliar o desempenho dos controles preventivos de fraude, ou para indicar quando tais controlos são ineficazes.

Procedimentos de testes realizados para garantir o funcionamento adequado de controles preventivos de fraude e os resultados dos testes também devem ser cuidadosamente documentados e guardados.

Junto a esta documentação deve constar uma descrição detalhada dos elementos e das técnicas de prevenção de fraudes da organização, com ênfase sobre os papéis e responsabilidades de todas as partes envolvidas.

8. Avaliação do Programa Antifraude da Organização

As organizações devem avaliar periodicamente os seus programas de gestão de riscos de fraude, assim como, a avaliação das técnicas de prevenção de fraude utilizadas, promovendo a melhoria constantes dos processos.

As organizações com grandes preocupações e obrigações perante a prevenção da fraude podem recorrer a especialistas externos independentes, para avaliar suas técnicas de prevenção de fraude.

9. Monitorização Contínua da fraude e controles preventivos

O planejamento antifraude, a execução do planejado e a monitorização dos indicadores de resultados, devem ser documentados, atualizados e monitorados, periodicamente.

O monitoramento envolve a análise de resultados obtidos e do processo como um todo.

As análise criticas devem ser realizadas separadamente de quaisquer auditorias de rotina, ou planejada, e devem ser projetadas para assegurar a gestão da eficácia da prevenção de fraudes da organização.

No processo de análise, temas como mudanças significativas na organização e seus riscos associados, mudanças no pessoal responsável pela execução das atividades e dos resultados das avaliações anteriores, devem ser considerados.

Cada avaliação deve incluir elementos que comprove que a gestão mantém ativamente a responsabilidade pela supervisão do programa de gestão de risco de fraude, que foram tomadas as medidas corretivas oportunas e suficientes, tendo em consideração as deficiências de controlo ou fraquezas detetadas anteriormente, e que o plano para a monitorização do programa mantém-se adequada para garantir o sucesso contínuo do mesmo.

Participação do leitor

Para continuar publicando e disponibilizando os artigos de forma gratuita a todos, solicitamos a colaboração de nossos leitores, fazendo pelo menos uma das práticas a seguir:

• Deixe seu comentário no final dos artigos;
• Curta e compartilhe as publicações com seus amigos pelas redes sociais;
• Cadastre se como leitor e receberá avisos sobre novas publicações em seu e-mail.

Forte abraço e sucesso!

José Sérgio Marcondes – Editor

Referencias Bibliográficas

Perfil global do fraudador: A tecnologia viabiliza e os controles deficientes estimulam a fraude – kpmg

ORIÁ FILHO, Humberto Ferreira. As fraudes contra as organizações e o papel da auditoria interna.

CARVALHO, Vera Lucia de; OLIVA, Eduardo de Camargo. Prevenção a fraudes em empresas industriais de autopeças na Região do Grande ABC. RBNG, São Paulo, vol. 8, n. 22, p. 1-12, setembro/dezembro 2006.

Enterprise Risk Management Framework-Integrado do COSO –
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission-