Metodologia PRINCE2: O que é, Para que serve, Como Funciona

A gestão de projetos é um desafio constante para empresas de diversos setores e tamanhos. Para atender às expectativas dos clientes, garantir a entrega dentro do prazo e do orçamento estabelecidos, é essencial contar com uma metodologia eficaz. É nesse contexto que a Metodologia PRINCE2 ganha destaque.

Com uma abordagem estruturada e baseada em processos, a PRINCE2 é amplamente utilizada em todo o mundo para gerenciar projetos de diferentes complexidades. Ela ajuda a garantir que as necessidades do cliente ou da organização sejam atendidas, promovendo uma abordagem centrada no negócio.

Neste artigo, vou abordar em detalhes a metodologia PRINCE2, explicando seus princípios, processos, temas e técnicas. Vou destacar também as principais vantagens de adotar essa abordagem para o gerenciamento de projetos. Se você quer conhecer uma metodologia sólida e comprovadamente eficaz para o gerenciamento de projetos, continue lendo este artigo.

Por José Sergio Marcondes – Postado 26/05/2022 – Atualizado 30/03/2023

Definição de Projeto

Segundo a metodologia PRINCE2 (OGC, 2009), projeto é uma ação temporária que foi criada com o objetivo de entregar um ou mais produtos para o negócio da empresa de acordo com um caso de negócio pré-definido. Um projeto deve ser flexível e possuir um vasto portfólio de habilidades técnicas, que será utilizado em um curto espaço de tempo.

O projeto pode estar ou não dentro de um programa. Programa é definido pela metodologia PRINCE2 como uma estrutura organizacional flexível e temporária criada para coordenar, direcionar e supervisionar a implementação de determinado conjunto de projetos e atividades, com o objetivo de entregar benefícios alinhados com a estratégia empresarial da organização. Geralmente um programa possui um tempo de vida maior que um projeto.

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Gerenciamento de Projeto

O Gerenciamento de Projetos envolve a aplicação de conhecimentos, habilidades, recursos, ferramentas, técnicas e métodos para a execução de um projeto de forma eficiente. Dedica-se em converter recursos organizacionais em bens e serviços da maneira mais eficiente possível para maximizar o desempenho de uma organização.

O gerenciamento de projeto trata-se de planejar, organizar, dirigir e controlar, utilizando e maximizando conhecimentos, habilidades, recursos e técnicas, visando o atingimento de objetivos.

Existem diversas metodologias de gerenciamento de projetos. As metodologias ágeis, como o Scrum e a PRINCE2, por exemplo, são muito populares entre grandes empresas e extremamente eficazes.

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O que é PRINCE2?

PRINCE2, é um acrônimo em inglês para PRojects IN a Controlled Environments, em português Projetos em Ambientes Controlados, é um método estruturado para gerenciamento de projetos com foco em controle de tempo, custo, escopo, risco, qualidade e benefícios, onde o gerenciamento do projeto ocorre através de princípios, temas, processos e adaptação ao ambiente do projeto.

PRINCE2 é um método de gestão de projetos que envolve planejamento, monitoramento e controle por estágio, o que significa que o progresso acontece ao “quebrar” o projeto em um conjunto de atividades menores para produzir os produtos e ao mesmo tempo instituir pontos de decisões gerenciais para avaliar a viabilidade contínua do projeto.

A Metodologia PRINCE2 é um método simples e flexível para gerenciamento de projetos que pode ser adaptado e usado em qualquer tipo ou porte de projeto. Trata-se de um método amplamente usado pelos setores público e privado do Reino Unido para gerenciar projetos de todos os tamanhos nas empresas.

Essa metodologia tem flexibilidade bastante interessante que permite a ligação com outras abordagens de condução de gerenciamento ágeis de projetos.

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Qual a Origem Metodologia PRINCE2?

A metodologia Prince2 tem sua origem na década de 1970 no Reino Unido, onde muitos dos projetos da iniciativa pública em andamento estavam com dificuldades em serem entregues dentro do prazo, escopo e custo estimados, além da baixa qualidade dos produtos entregues.

Visando corrigir esses defeitos, no ano de 1979, a Central Computing and Telecommunications Agency (CCTA), agência ligada ao Governo Britânico, decide adotar a metodologia PROMPTII (acrônimo em inglês para Project Resource Organisation Management and Planning Techniques, version 2), uma metodologia criada pela empresa Simpact Systems Ltd no ano de 1975.

A metodologia PROMPTII tinha como objetivo criar diretrizes para evitar que projetos de tecnologia da informação excedessem o prazo e custo previstos, algo muito comum à época.

Partindo destes princípios, em 1989 a CCTA fomentou a criação da metodologia Projects In Controlled Environments (PRINCE), que posteriormente substituiu a metodologia PROMPTII, tornando-se modelo de gestão de projetos de tecnologia da informação para todo o Governo Britânico.

Apesar da eficácia da metodologia PRINCE, a mesma era considerada muito rígida para aplicação em projetos de larga escala, além de estar muito focada em projetos de sistemas de informação.

Com base na experiência de múltiplos projetos implementados e nas contribuições de participantes destes projetos, a CCTA fez uma revisão na metodologia PRINCE no ano de 1996, assim surgindo a segunda versão, que foi intitulada de PRINCE2.

Os 4 Elementos Integrados da Metodologia PRINCE2

A metodologia PRINCE2 é formado por quatro elementos integrados: princípios, temas, processos e adequação ao ambiente do projeto.

Princípios: eles formam o alicerce sob o qual se assentarão os demais elementos. Os princípios garantem a flexibilidade do método. Isto é, caso os princípios estejam presentes, as grandes linhas norteadoras estarão preservadas.
Temas: fornecem os conhecimentos necessários para o desenvolvimento do projeto. Estas áreas de conhecimento do método fornecem as explicações detalhadas a respeito dos grandes elementos do gerenciamento de um projeto.
Processos: determinam o fluxo cronológico do método. Os processos permeiam três níveis de gerenciamento: o nível direção, o nível gerencial e o nível operacional. No nível direção, estão os processos para a tomada de decisão. Já no nível gerencial, estão os processos responsáveis pelo gerenciamento do dia a dia do projeto. E no nível operacional, estão os processos de desenvolvimento dos produtos.
Adequação ao ambiente do projeto: por definição, todos os projetos são únicos e trazem um certo grau de incerteza. Portanto, os projetos não são iguais. Por essa razão, o método deve se adaptar ao projeto visando fornecer o adequado nível de governança, planejamento e controle. A adequação é a adaptação do método às características de cada projeto.

Estes elementos se complementam e em conjunto proveem a estrutura do método. Os princípios fornecem as bases, os temas fornecem os conhecimentos, os processos fornecem o fluxo cronológico e a adequação fornece as adaptações a cada projeto.

Os 7 Princípios da Metodologia PRINCE2

Os sete princípios da metodologia PRINCE2 são:

Justificativa de Negócio Contínua: o projeto deve ter um motivo razoável para ser iniciado. Esta justificativa deve ser documentada e aprovada na forma de um caso de negócio, mantendo-se válida durante toda a duração do projeto.
Aprender a partir de experiências anteriores: a equipe envolvida no projeto deve buscar conhecimento em experiências anteriores, dentro e fora da empresa, especialmente se esta for a primeira iniciativa dentro da organização. As lições aprendidas durante o projeto devem ser registradas, e passadas adiante para que o ciclo se feche.
Papéis e responsabilidades claros: o projeto deve ter uma estrutura de gerenciamento clara para todos os integrantes; todas as atividades dos integrantes da equipe de gestão devem ser entendidas por toda a equipe, sem distinção.
Gerenciamento por fases: o planejamento do projeto só deve ser feito até o ponto onde pode ser completamente gerenciado; a metodologia PRINCE2 sugere que se utilizem dois planejamentos, um para o projeto como um todo e outro para a fase em que o projeto se encontra; recomenda-se a divisão do projeto em pelo menos duas fases, sendo a primeira a fase de iniciação e as posteriores fases que podem ser ajustadas de acordo com o contexto do projeto.
Gerenciamento de exceções: um projeto deve ter limites de tolerância para cada fase, produto ou atividade, ou seja, somente em casos fora destes limites é que determinada situação será levada para apreciação de um comitê superior, o que acelera a tomada de decisão e permite à equipe de gestão focar em atividades mais críticas.
Foco nos produtos: um projeto bem-sucedido mantém o foco nos produtos em vez de focar nas atividades a serem cumpridas; caso contrário, o projeto ficará vulnerável a uma série de riscos, tais como retrabalho, mudanças de escopo, insatisfação do cliente final e subestimação das atividades a serem feitas, entre outros.
Adaptar a metodologia ao contexto do projeto: é responsabilidade da gestão do projeto adaptar a metodologia PRINCE2 ao contexto do projeto, garantindo, por exemplo, que os controles a serem utilizados para gerenciamento das atividades sejam adequados à realidade do projeto. Para efetuar a adaptação da metodologia, serão necessárias informações e decisões, mas não necessariamente documentos ou reuniões.

Na metodologia PRINCE2 princípios são um conjunto de normas ou padrões de conduta a serem seguidos na gestão do projeto. Se tais princípios não forem seguidos, o projeto não pode ser classificado como um projeto sob o gerenciamento através da metodologia PRINCE2.

Os 7 Temas da Metodologia PRINCE2

Busines Case: está intrinsecamente ligado ao primeiro princípio da metodologia (Justificativa de negócio contínua): para garantir que o projeto seja desejável, viável e factível durante sua execução, um caso de negócio (Business Case) é criado no início do projeto, descrevendo os motivos para início do projeto, baseado em seus custos, riscos e benefícios estimados.
Organização: estabelecer um controle efetivo, baseado em uma gestão e comunicação eficazes é fundamental para sucesso de determinado projeto. Um dos princípios da metodologia PRINCE2 é que todos os projetos devem ter uma estrutura organizacional definida, unindo múltiplas áreas dentro da empresa dedicadas ao projeto, facilitando a gestão e o processo de tomada de decisão.
Qualidade: envolve não somente a especificação e desenvolvimento do produto, como também controla o nível de qualidade da gestão do projeto.
Planejamento: é essencial, independentemente do tamanho ou complexidade do projeto. Afinal, se não há planejamento, não há controle; projetos mal planejados provavelmente geram retrabalho, atrasos e consequente perda de prazos. Portanto, é essencial investir tempo suficiente dos recursos envolvidos na gestão do projeto para o planejamento.
Riscos: projetos são vetores de mudança dentro das empresas; por lidar com a mudança dentro de um ambiente produtivo, existem riscos que devem ser monitorados. O gerenciamento de risco deve ser proativo na sua identificação, avaliação e controle.
Mudança: durante o ciclo de um projeto, mesmo que o caso de negócio e atividades relacionadas foram feitos corretamente, ainda existe a possibilidade de surgimento de mudanças, sejam elas no produto, escopo, custos ou qualidade. Um problema pode ser reportado a qualquer momento do projeto.
Progresso: refere-se à medição da realização de determinado objetivo contido em um plano, permitindo uma análise crítica da viabilidade do projeto durante suas fases’. Desta forma, os princípios básicos da metodologia relativos à justificativa de negócio contínua, gerenciamento por fases e gerenciamento de exceções são cumpridos.

Na metodologia PRINCE2, temas são pontos de atenção que devem ser monitorados durante todo o projeto. Cada um dos sete temas possui conexão com o outro, o que permite uma gestão integrada e efetiva. Todos os temas devem ser aplicados no projeto, respeitando a flexibilidade da metodologia em relação ao negócio.

Os 7 Processos da Metodologia PRINCE2

Preparação do Projeto: este processo tem a intenção de evitar que projetos sem um motivo claro para execução sejam iniciados. As atividades deste processo devem ser limitadas a verificar se o projeto é viável e se vale a pena em termos financeiros, técnicos e operacionais.
Gerindo o Projeto: o início do processo de gerir um projeto é provocado pela solicitação de início de projeto, feita logo após o cumprimento do processo de preparação do projeto. Este processo abrange todas as atividades de gerenciamento do comitê executivo do projeto, baseado no princípio da metodologia PRINCE2 de gerenciamento de exceções.
Iniciando o Projeto: o propósito deste processo é garantir um claro entendimento dentro da organização da necessidade do projeto e seus objetivos, passando pelas responsabilidades de cada área dentro do período.
Gerenciando as Fases do Projeto: por ser uma atividade contínua durante todas as fases de um projeto, este processo visa detalhar o dia a dia do gerente de projeto.
Gerenciando a Entrega de Produtos: garantir que os produtos estão sendo desenvolvidos de acordo com o especificado em termos de escopo e no padrão de qualidade solicitado; obter validação dos produtos finalizados.
Gerenciando a Transição Entre Fases: um projeto, seja ele grande ou pequeno, deve garantir que seus produtos irão proporcionar os benefícios esperados à organização. O monitoramento do escopo do projeto deve assegurar isto, especialmente em momentos cruciais, tais como durante a transição entre fases do projeto.
Encerrando do Projeto: após a entrega de todos os produtos previstos para o projeto, é necessário encerrá-lo. O encerramento de um projeto tem os seguintes objetivos: verificação de aceitação dos produtos entregues junto aos usuários; garantia de que existe uma estrutura para suporte do produto após a desestruturação do projeto; revisão do desempenho do projeto de acordo com os cronogramas estipulados.

Na metodologia PRINCE2, processo é ‘um conjunto estruturado de atividades desenhadas para atender um objetivo. Um processo utiliza um ou mais dados de entrada e os transforma em produtos anteriormente definidos.

Os processos se assemelham com fases do projeto, mas não necessariamente são relacionados somente a uma delas, ou seja, um projeto poderá ter inúmeras fases distintas dos processos descritos neste trabalho, sem perder aderência à metodologia; além disso, os processos poderão estar espalhados por mais de uma fase.

Benefícios do PRINCE2

Dentre os principais benefícios oferecidos pela metodologia PRINCE2 estão:

É gratuito: o PRINCE2 é um método não proprietário. Portanto, pode ser empregado sem a necessidade de prestar contas de nenhuma natureza, inclusive financeira aos seus criadores.
É genérico, flexível e escalável é genérico porque pode ser utilizado por qualquer projeto de qualquer setor. É flexível visto que pode se adaptar a tipos de projeto diferentes e culturas organizacionais variadas. Por fim, é escalável na medida em que pode ser aplicado a projetos pequenos, médios e grandes.
Adaptável: pode ser aplicada a qualquer tipo projeto; além disso, ela serve a qualquer tipo de organização;
Fornece um conjunto enxuto de relatórios: prevê um conjunto reduzido de relatórios suficientes para o gerenciamento eficiente do projeto. Caso relatórios específicos sejam necessários, o método provê orientações para esse fim.
Trabalha em conjunto com outros métodos: pode trabalhar em associação com outros métodos especialistas adotados pelo mercado ou desenvolvidos internamente pela organização, tais como: SCRUM, FEL, UML e metodologias internas.
É consistente e maduro: o PRINCE2 tem sido testado e refinado nos últimos 40 anos por governos, empresas e organizações do terceiro setor. Atingiu-se um nível de excelência, consistência e eficiência na aplicação do mesmo após a agregação da experiência inúmeros profissionais de projeto.
Flexibilidade, generalidade e confiança: características que possibilitam a adoção do método por qualquer projeto, independente da escala, tipo, organização, geografia ou cultura do mesmo.

Certificações da Metodologia PRINCE2

A Certificação na Metodologia PRINCE2 é um reconhecimento formal, feito por uma organização respeitada, de que o profissional detém um determinado conhecimento e/ou possui as habilidades necessárias para realizar a gestão de projetos com base na Metodologia PRINCE2. Existem três níveis de certificação:

PRINCE2 Foundation: é o nível mais simples, pois apenas certifica que um profissional está apto a ser membro de uma equipe que utiliza a metodologia PRINCE2 e não possui nenhum pré-requisito formal para a aplicação.
PRINCE2 Practitioner: comprova que o profissional está apto a aplicar o método PRINCE à execução e ao gerenciamento de um projeto em um ambiente que suporte a metodologia.
PRINCE2 Agile: tem por objetivo medir se um candidato é capaz de tornar os ambientes do projeto PRINCE2 mais flexíveis, em um contexto ágil.

Conclusão

A Metodologia PRINCE2 é uma abordagem estruturada e eficaz para o gerenciamento de projetos, capaz de promover um alinhamento estratégico com o negócio, garantir a entrega dentro do prazo e orçamento estabelecidos e gerar valor para a organização ou negócio. Como vimos ao longo deste artigo, a PRINCE2 oferece uma série de benefícios para as empresas, incluindo uma estrutura clara e adaptável, um foco no negócio e uma abordagem padronizada para o gerenciamento de projetos.

Se você deseja se aprofundar ainda mais no tema da gestão de projetos, recomendamos a leitura do meu artigo sobre Gerenciamento de Projetos: O que é, Objetivos e Áreas de Conhecimento.

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José Sérgio Marcondes – CES
Especialista em Segurança Empresarial
Consultor em Segurança Privada
Diretor do IBRASEP

Dados para Citação Artigo

MARCONDES, José Sérgio (26 de maio de 2022). Metodologia PRINCE2: O que é, Para que serve, Como Funciona. Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: – Acessado em (inserir data do acesso).

Referencia Bibliográfico

OGC (Office of Government Commerce). Gerenciando projetos de sucesso com PRINCE2®. Norwich, UK: TSO, 2009.

LX GROUP. What is PRINCE2? PRINCE2 definition – PRINCE2 Project Management Methodology – ILX Group. OFFICE OF GOVERNMENT COMMERCE. Managing Successful Projects with PRINCE2 – Londres, The Stationery Office (TSO), 2009.

OGC. Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2™. Norwich, Norfolk, England: Office of Government Commerce: The Stationery Office (TSO), 2011.

TURLEY, F. Manual de Treinamento PRINCE2® Pré-Curso. Tradução de Ernani Marques da Silva; Amintas Maciel Teixeira. São Paulo: Management Plaza International,

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