Kaizen: O que é, Filosofia, Objetivos, Princípios, Ferramentas

Kaizen é uma palavra de origem japonesa, que significa mudança para melhor, usada para transmitir a noção de melhoria contínua na vida em geral, seja ela pessoal, familiar, social ou no trabalho. No contexto empresarial, o Kaizen é uma filosofia de gestão que prega a melhoria continua. Implica melhoramentos, que envolvem todas as pessoas da organização, tanto gestores de topo como trabalhadores do chá de fabrica.

A Filosofia Kaizen é um processo que envolve todos os trabalhadores de uma organização, e deve fazer parte da rotina diária de cada trabalhador, desde a base até ao topo e comporta a busca incessante de pequenas formas de melhorar o fluxo do seu trabalho

Escrito por José Sérgio Marcondes
Postado 22/03/2022

Lean Manufacturing e Kaizen

Foi no contexto pós Segunda Guerra que o Kaizen surgiu junto a diversas outras iniciativas voltadas para impulsionar a produtividade e alavancar a economia do Japão. Com o tempo, essas novas ferramentas e técnicas foram consolidadas dentro do Lean Manufacturing – ou Produção Enxuta, como ficou conhecido no português brasileiro.

O Lean Manufacturing propunha uma nova mentalidade para as empresas, de modo a criar produtos com o máximo de valor agregado usando somente os recursos que são estritamente essenciais para o processo produtivo. Esse novo modelo de cultura organizacional que foi proposto vai de encontro com os objetivos do Kaizen e não à toa incorpora ele em suas práticas.

O que é Kaizen?

O Kaizen apresenta um lema muito próprio: “Hoje melhor do que ontem, amanha melhor do que hoje”, onde acresce a ideia de melhorar a cada dia. (Instituto Kaizen, 2012)

Hoje em dia, o Kaizen é reconhecido mundialmente e aplicado em grandes indústrias por constituir um pilar importante na estratégia competitiva a longo prazo para as organizações (Imai, 1986).

A prática do Kaizen visa o bem não apenas da empresa mas do homem que nela trabalha. Parte do princípio que o tempo é o melhor indicador de competitividade, além de atuar, de reconhecer e de eliminar os desperdícios existentes na empresa, quer em processos produtivos, quer na manutenção de máquinas ou mesmo em processos administrativos (Imai, 1986).

Kaizen é um processo que envolve todos os trabalhadores de uma organização, e deve fazer parte da rotina diária de cada trabalhador, desde a base até ao topo e comporta a busca incessante de pequenas formas de melhorar o fluxo do seu trabalho.

Kaizen é uma estratégia empresarial que se baseia em determinados princípios, sistemas e ferramentas. Os administradores, das empresas devem definir políticas de forma muito cuidadosa e clara e estabelecer um programa de implementação, de forma a executarem a estratégia Kaizen (Imai, 1998).

Filosofia Kaisen

Na filosofia Kaizen é sempre possível fazer melhor, ou seja, nenhum dia deve passar sem que alguma melhoria seja implementada, seja ela a nível da empresa ou do homem, de forma a reduzir custos e aumentar produtividade (Instituto Kaizen, 2012). As mudanças feitas devem ser graduais e nunca bruscas, para não perturbar o equilíbrio da estrutura (Santos, 2014).

Esta metodologia requer que se trabalhe de forma equilibrada e satisfatória, tendo em conta a estabilidade financeira e emocional do empregado, um clima organizacional agradável e um ambiente de trabalho simples e funcional (Santos, 2014).

O Kaizen, também conhecido como “melhoria contínua”, prega que sempre existe espaço para aumentar os níveis de qualidade e produtividade da empresa. Para isso, incentiva a utilização de ferramentas e técnicas que tem objetivo de fazer a diferença nas pequenas atividades e, assim, influenciar positivamente o todo.

IMAI (1994, p. 3) descreve esta filosofia da seguinte forma:

“A essência do kaizen é simples e direta: kaizen significa melhoramento. Mais ainda, kaizen significa contínuo melhoramento, envolvendo todos, inclusive gerentes e operários. A filosofia do kaizen afirma que o nosso modo de vida – seja no trabalho, na sociedade ou em casa – merece ser constantemente melhorado”.

A filosofia envolve a definição de padrões e melhorá-los continuamente. Na verdade, ela prega que a mudança seja realizada diariamente sempre visando o melhoramento em algum lugar na empresa ou na vida pessoal.

Qual Objetivo do Kaizen?

Os principais objetivos da filosofia Kaizen são:

Implementar uma cultura de melhoria continua em todos os níveis da organização;
Desenvolver soluções de baixo custo e fácil aplicação;
Melhorar os resultados organizacionais de maneira ampla;
Melhorar a qualidade dos processos de gerenciamento;
Melhorar e otimizar os fluxos de trabalho adotados pela organização;
Eliminar desperdícios e perdas;
Reduzir os custos de operações;
Identificar aquelas atividades que geram valor e aquelas que não agregam valor ao cliente;
Buscar a satisfação do cliente;
Possibilitar que que os funcionários consigam desempenhar suas atividades com mais tranquilidade, foco e menor acúmulo de demandas;
Motivar e engajar os colaboradores;
Incentivar a criatividade e a cooperação entre as equipes.

Origens do Kaizen

A origem do Kaizen remonta ao Japão do período após a Segunda Guerra Mundial. Na época, o país estava em grandes dificuldades depois de quase uma década de conflito armado e milhões gastos em uma guerra perdida. Os japoneses procuravam maneiras de acelerar sua produção para recuperar a economia no menor tempo possível.

Esse objetivo era atravessado pelo fato de que o país estava quebrado financeiramente, estruturalmente e passava por uma escassez de recursos produtivos. A solução que partiu dessa necessidade desencadeou no desenvolvimento de diversos métodos e ferramentas voltadas para o aumento da produtividade – dentre elas, o Kaizen.

O termo veio da junção do conceito de dois ideogramas da língua japonesa: Kai, que representa “mudança” e Zen, traduzido como “virtude” ou “bondade”. Assim nasceu o conceito que aposta na melhoria contínua dos processos como maneira de ganhar produtividade e alavancar os resultados em pouco tempo.

Apesar de ter surgido no contexto industrial, o Kaizen ganhou espaço em outros segmentos nas últimas décadas. Muito dessa popularização se deve ao trabalho do professor Masaaki Imai, autor do livro “Kaizen – The secret to Japan’s competitive success” e considerado por muitos como pai dessa filosofia de negócios.

Melhoria Contínua na Organização

Melhoria contínua é inserida na organização por meio de metodologias que identificam problemas crônicos que afetam de alguma forma os resultados, detectam suas causas raízes e desenvolvem planos de ação para a solução.

O processo de melhoria contínua deve fazer parte da cultura da empresa, devendo ser incorporado por todos os envolvidos no processo, da alta administração ao chão de fábrica. Contudo, para a implementação, é necessário atender quatro etapas essenciais: planejar, desenvolver, controlar e agir.

O Kaizen tem sido chamado de “a filosofia mais poderosa da administração” por possuir ferramentas que envolvem todos dentro da empresa, em busca da melhoria continua dos negócios. Onde não significa somente fazer melhor as coisas, mas procurar também conquistar resultados específicos como:

Eliminação de desperdício, de tempo, dinheiro, material e esforço;
Elevação da qualidade de produtos, serviços, relacionamentos, conduta pessoal e desenvolvimento de empregados, reduzindo os custos de projeto, fabricação, estoque e distribuição;
Transformação do atendimento ao cliente em um processo natural e cíclico.

Princípios Filosofia Kaizen

Os principais princípios do Kaizen são:

Eliminação de desperdícios e perdas;
Envolvimento de todos os colaboradores da organização;
Aumento da produtividade com baixos investimentos;
Gestão à Vista;
Atenção voltada para local/atividade que cria valor para o cliente;
Foco na melhoria de processos;
Priorização das pessoas;
Aprendizado na prática;
Pequenas melhorias de forma constante.

Essência do Kaizen

A essência do Kaizen é simples e direta: Kaizen significa melhoramento. Mais ainda, Kaizen significa melhoramento contínuo, envolvendo todos (gestores e e operários. A filosofia do Kaizen afirma que o nosso modo de vida – seja no trabalho, na sociedade ou em casa – merece ser constantemente melhorado. (IMAI, 1994, p.03).

O Kaizen é baseado em um sistema simples de resoluções dos problemas e qualquer ideia, por mais simples que seja, deve ter total atenção. O erro de muitas estratégias de qualidade é de se concentrarem em sistemas muito formais no combate ao desperdício. Na verdade, a metodologia Kaizen, não está ligada à ideia de sofisticação, mas a razões simples e baratas, unidas ao bom senso.

O diferencial da metodologia Kaizen, é ela ser baseada em ações simples e baratas, onde as equipes desenvolvem e implementam soluções, criam ou inovam processos já existentes na empresa, e assim não necessitam de altos investimentos.

Kaizen e o Ciclo PDCA

A continuidade da filosofia Kaizen é dada pela aplicação do Ciclo PDCA, onde uma série de atividades, com o objetivo de melhoramento, são aplicadas:

P – Plan, que significa Planejar e visa estabelecer melhorias através da elaboração de planos de ação para atingir os objetivos;
D – Do, que significa Fazer, ou seja, aplicar e colocar em prática os planos;
C – Check, que significa Verificar, tem o objetivo de analisar se a implementação dos planos foram alcançadas e se os objetivos foram atingidos;
A – Action, significa Agir, que é a realização e padronização dos novos procedimentos, ações corretivas.

O ciclo PDCA significa que a situação da empresa deve sempre melhorar. Segundo Imai (1990) O ciclo PDCA gira sem parar. Assim que um melhoramento é feito, ele se torna o padrão que será desafiado com novos planos de mais melhoramentos.

De acordo com Imai (1990) a estratégia do Kaizen exige esforços intermináveis de melhoramento. Em outras palavras, a estratégia Kaizen é um desafio contínuo aos padrões existentes. Para o Kaizen, os padrões existem apenas para serem substituídos por padrões melhores. Todos os padrões, todas as especificações e todas as medições exigem constantes revisões e aperfeiçoamentos.

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Mandamentos do Kaizen

Os dez mandamentos do Kaizen são (Instituto Kaizen, 2012):

Todos os desperdícios devem ser eliminados;
Melhorias graduais feitas continuadamente;
Todos os colaboradores devem ser envolvidos no processo de melhoria;
O aumento da produtividade deve ser baseado em ações que não necessitem de investimento financeiro alto;
Pode ser aplicado em qualquer local/empresa;
As melhorias obtidas devem ser divulgadas, como forma de ter uma comunicação transparente;
As ações devem ser focadas no local de maior necessidade;
O Kaizen deve ser direcionado para que o seu objetivo seja unicamente a melhoria de processos;
A priorização na melhoria das pessoas deve ser mais importante;
O foco do Kaizen é aprender na prática.

10 Passos ou Etapas para a aplicação do Kaizen

De forma a descomplicar esta metodologia e de forma a compreender na prática o principal objetivo do Kaizen existem alguns passos que devem ser cumpridos para aplicação do kaizen. Estes passos designados como sendo passos para aplicar o Kaizen, foram elaborados de forma a ajudar o colaborador a entender de forma mais prática o que se pretende e o que está por trás desta metodologia.

Os dez passos ou etapas para a aplicação do Kaizen são (Instituto Kaizen, 2012):

Descartar ideias fixas e convencionais;
Pensar em como fazer e não em como deve ser feito;
Não inventar desculpas. Questione as práticas correntes. As desculpas são o caminho
mais rápido e simples para não melhorar;
Não esperar pela perfeição. Começar já, mesmo que lhe pareça que só consegue 50%;
Se errar, corrigir o erro imediatamente;
Não gastar apenas dinheiro na melhoria contínua: usar a sabedoria;
A sabedoria também está na adversidade;
Perguntar “porquê”? Cinco vezes e procurar as causas;
Preferir a sabedoria de dez pessoas ao conhecimento de apenas uma;
As estratégias Kaizen são infinitas.

Segmentos do Kaizen

O programa Kaizen pode ser dividido em três segmentos:

Kaizen orientado para a administração;
Kaizen orientado para o grupo; e
Kaizen orientado para a pessoa.

1. Kaizen orientado para a administração

Kaizen orientado para a administração assume a forma de trabalho em grupo, pois com frequência envolve pessoas de diferentes departamentos, que acabam trabalhando juntas para resolver os problemas multifuncionais e ficam conhecidas como equipes de projeto.

Uma das tarefas mais importantes do Kaizen com a administração são os melhoramentos dos sistemas, que são: planejamento e controle, processos e tomadas de decisões, organizações e sistemas de informação.

De acordo com Imai (1990) o Kaizen abrange o processo total da empresa, começando pela maneira que o operário trabalha na fábrica, passando para os melhoramentos nas máquinas e instalações e finalmente efetuando melhoramentos nos sistemas e procedimentos.

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2. Kaizen orientado para o grupo

Kaizen orientado para o grupo podem ser com enfoque permanente ou enfoque temporário. Quando é com enfoque permanente é preciso utilizar o ciclo PDCA.

O grupo deve identificar as áreas com problemas e encontrar suas causas. Assim devem analisar e implantar medidas e novos padrões de procedimentos. Já quando é com enfoque temporário, os grupos são formados para resolver tarefas específicas. Normalmente são treinados para usar ferramentas estatísticas e analíticas, e quando os objetivos das tarefas são alcançados os grupos se desfazem.

3. Kaizen orientado para a pessoa

No Kaizen orientado para a pessoa é usado o método de sugestão onde o colaborador oferece sugestões para o trabalho, e assim acaba trabalhando com mais empenho. Ele acaba adquirindo uma atitude positiva a mudanças e a melhoramentos no modo em que trabalha.

Segundo Imai (1990) o Kaizen orientado para a pessoa é frequentemente visto como incentivador do moral e a administração nem sempre exige o retorno econômico imediato de cada sugestão. A atenção e a receptividade da administração são essenciais e os operários devem se tornar “operários pensantes”, sempre procurando por maneiras melhores de realizar o seu serviço.

Ferramentas de Kaizen

Entre várias ferramentas de kaizen (melhoria contínua) podemos citar:

Total Quality Control
Just in Time
Kanban
Jidoka
5 “S”
Seiketsu

1. Total Quality Control

Total Quality Control – TQC ou Controle Total da Qualidade – é um sistema de gestão de qualidade que visa assegurar a satisfação dos clientes, não buscando apenas a qualidade do produto, mas em todas as áreas da empresa. Segundo Imai (1990) o TQC no Japão é um movimento centralizado no melhoramento do desempenho administrativo em todos os níveis. Como tal, ele tipicamente aborda:

Garantia de qualidade;
Redução de custo;
Cumprimento das cotas de produção;
Cumprimento dos programas de entrega;
Segurança;
Desenvolvimento de novos produtos;
Melhoramento da produtividade;
Administração do fornecedor.

2. Just in Time

Just in Time: Significa “no tempo certo”, ou seja, o conceito JIT é que os produtos devem ser entregues na hora certa para ter uso imediato, tendo como objetivo uma melhoria no processo contínuo de produção através da redução de estoques.

De acordo com Slack (1999) o JIT significa produzir bens e serviços exatamente no momento em que são necessários – não antes para que não se transformem em estoque, e não depois para que seus clientes não tenham que esperar.

3. Kanban

Kanban é um método de autorização da produção e movimentação do material. Na língua japonesa a palavra Kanban significa um marcador (cartão, sinal, placa ou outro dispositivo) usado para controlar a ordem dos trabalhos em um processo sequencial.

De acordo com Alvarez (2010) Kanban significa “um quadro ou cartão com sinalização visual” e sua função é controlar o fluxo dos materiais entre os postos de trabalho.

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4. Jidoka

Jidoka: Considera verificações de qualidade em cada passo do processo de produção. Ao assegurar que todos os processos são visíveis, o Jidoka contribui para que qualquer anormalidade seja tratada imediatamente. Jidoka pode ser descrito como “automação com um toque humano”.

Segundo Imai (1990) uma palavra criada para descrever uma característica do sistema de produção da Toyota, onde a máquina é projetada para parar automaticamente sempre que for produzida uma peça com defeito.

5. Programa 5 “S”

O 5S é um programa de gestão de empresarial desenvolvido no Japão que visa aperfeiçoar aspectos como organização, limpeza e padronização. Segundo Alvarez (2010) 5 “S” constitui um processo educacional que visa promover a mudança comportamental das pessoas por meio de práticas participativas e do conhecimento de informações, mudança comportamental essa que proporcione suporte e apoio filosófico à qualidade de forma ampla e à melhoria contínua em todos os âmbitos da vida humana. A denominação 5S é originária de cinco palavras em japonês:

Seiri – significa utilização – é saber usar sem desperdiçar;
Seiton – significa ordenação – é saber ordenar para facilitar o acesso e a reposição;
Seiso – significa limpeza – é saber usar sem sujar, atacando as fontes da sujeira;
Seiketsu – significa saúde – é procurar padronizar e manter os três primeiros S no dia a dia, além de cuidar da saúde do corpo e da mente;
Shitsuke – significa autodisciplina – é cumprir rigorosamente o que é estabelecido;

Como aplicar o Kaizen

Para a implementação de Kaizen’s é necessário a aplicação de algumas ferramentas enxutas como o Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM – Value Stream Map) que pode ser considerado um método para ilustrar os fluxos de valor (OHNO, 1997). Consiste em duas etapas principais:

na 1ª etapa visualiza-se o fluxo de valor atual (estado atual) e realiza-se a análise do layout desse fluxo verificando onde existem fontes de desperdícios.
na 2ª etapa esses desperdícios identificados são reduzidos e cria-se um novo fluxo de valor (estado futuro), atacando-se também prazos de entrega e redução dos inventários (ROTHER, 2003).

A aplicação do Kaizen tem como base o ciclo PDCA, que pode envolver os itens a seguir:

Percepção de uma situação que envolve algum problema/questão e que requer melhoria;
Avaliação do problema/questão (identificação de causas raízes);
Definição dos objetivos da solução;
Procura de alternativas de solução para problema/questão identificado;
Escolha das alternativas mais adequadas para alcance dos objetivos desejados;
Implementação da solução;
Acompanhamento dos resultados;
Adoção de medidas corretivas, se necessário.

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Forte abraço e sucesso!
José Sérgio Marcondes – CES
Especialista em Segurança Empresarial
Consultor em Segurança Privada
Diretor do IBRASEP

Dados para Citação Artigo

MARCONDES, José Sérgio (21 de março de 2022). Kaizen: O que é, Filosofia, Objetivos, Princípios, Ferramentas .Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: – Acessado em (inserir data do acesso).

Referencia Bibliográficas

ALVAREZ, Maria Esmeralda Ballestero. Gestão de Qualidade, Produção e Operações. São Paulo, Atlas, 2010.

IMAI, Masaaki. Kaizen: A estratégia para o Sucesso Competitivo. 3° Edição. São Paulo, Imam 1990.

Imai, M. (1986). Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success. McGraw-ill/Irwin.

Imai, M. (2012). Gemba Kaizen: A Commonsense Approach to a Continuous Improvement Strategy. New York City: McGraw-Hill.

Instituto Kaizen (2012). Manual Kaizen Diário.

Santos, João. Melhoria dos Serviços Farmacêuticos em Unidades Hospitalares através da metodologia Kaizen Lean. 2014. Dissertação (Mestrado em Engenharia e Gestão Industrial) – Instituto Superior Técnico de Lisboa, Lisboa.

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