Gerenciamento de Tarefas: O que é, Para que serve, Como Fazer

Gerenciamento de Tarefas é o ato de gerir um conjunto de tarefas necessárias para conclusão de uma determinada atividade dentro de um processo, visando o atingimento de objetivos pretendidos. Envolve planejamento, organização, direcionamento e controle das tarefas a serem executadas.

O principal objetivo do gerenciamento de tarefas é monitorar e certificar-se de que o planejamento seja realizado de maneira equilibrada e coerente entre os membros da equipe. Busca identificar, priorizar, organizar e controlar as tarefas necessárias para conclusão de uma atividade dentro de um processo.

Escrito por José Sérgio Marcondes
Postado 11/10/2022

Definição de Gerenciamento

Gerenciamento ou gestão trata-se do ato de planejar, organizar, aplicar recursos, liderar e controlar a execução de projetos, operações, processos, atividades ou tarefas. Está relacionado ao ato de gerir o trabalho de uma equipe em busca da conquista de objetivos.

Um bom gerenciamento de tarefas é a base sobre a qual empresas de sucesso são construídas. Quanto mais complexa a operação de uma empresa, mais importante é a realização do gerenciamento de tarefas eficiente. Mais específico que a administração, o gerenciamento trata de setores, departamentos, projetos e operações específicos de uma organização.

Termos Relacionados a Tarefas

• Projeto – é um empreendimento único, no qual recursos humanos, materiais e financeiros são organizados de forma a tratar um escopo único de trabalho a partir de uma dada especificação, com restrições de custo e de tempo, para atingir uma mudança benéfica definida por meios de objetivos;
• Operações – também chamadas de rotinas, são funções organizacionais que realizam a execução contínua de atividades que produzem o mesmo produto ou fornecem um serviço repetitivo. As operações são esforços permanentes que geram saídas repetitivas, com recursos designados a realizar basicamente o mesmo conjunto de atividades, de acordo com os padrões institucionalizados no ciclo de vida de um produto ou serviço;
• Processo – é um conjunto de operações de alta complexidade (subprocessos, atividades e tarefas distintas e interligadas), visando cumprir um objetivo organizacional específico. é uma sequência de atividades que recebem entradas de um ou mais fornecedores, agrega valor e as transforma em resultados para um ou mais clientes. Os processos têm início e fim bem determinados, numa sucessão clara e lógica de ações relacionadas visando atingir os objetivos pré-definidos.
• Subprocesso – é um conjunto de operações de média a alta complexidade (atividades e tarefas distintas e interligadas), realizando um objetivo específico em apoio a um processo.
• Atividade – compreende o agrupamento de uma série de tarefas, similares e/ou complementares, correspondendo, assim, a um conjunto de tarefas/ações, caracterizada pelo consumo de recursos e orientada para um objetivo definido. As Atividades correspondem a “o quê” é feito e “como” é feito durante o processo. Geralmente desempenhadas por uma unidade organizacional determinada e destinada a produzir um resultado específico.
• Tarefas – são atividades simples e são utilizadas quando não existe a necessidade de o trabalho executado ser especificado em um nível maior de detalhamento. São um conjunto de trabalhos a serem executados, envolvendo rotina, dificuldades, esforço ou prazo determinado em nível imediatamente inferior a uma atividade.

Definições de Tarefa

De acordo com os dicionários, a palavra Tarefa refere-se a um substantivo feminino, que pode significar: 1. qualquer trabalho, manual ou intelectual, que se faz por obrigação ou voluntariamente. 2. quantidade de trabalho realizado ou a realizar dentro de um prazo determinado; empreitada.

Tarefa é uma atividade que precisa ser realizada dentro de um período de tempo definido ou por um prazo. Uma tarefa pode ser dividida em atribuições que também devem ter uma data de início e fim definidas ou um prazo para a conclusão. Uma ou mais atribuições em uma tarefa coloca a tarefa em execução. A conclusão de todas as atribuições de uma tarefa específica, normalmente torna a tarefa concluída.

Tipos de Tarefas

• Planejada – são aquelas previstas no planejamento. O ideal é que todas as tarefas planejadas sejam realizadas como o programado, sem que tarefas ‘emergenciais e/ou urgentes’ apareçam para “atrapalhar”. Isso exige um melhor planejamento inicial e um acompanhamento constante de todos os processos do projeto.
• Fora do Planejado – são aquelas tarefas que surgem durante a execução do processo e que precisam ser incluídas ao planejamento para evitar falhas de execuçõa;
• Urgente – As tarefas urgentes necessitam passar na frente das outras planejadas, porque normalmente são atividades fora do planejado que precisam ser realizada antes de virar um problema mais sério (tarefa emergencial);
• Emergencial – necessária para atender uma emergência. Esse é o tipo de tarefa que tem que “passar na frente” de todas e geralmente não está na programação pois aparece para sanar uma falha no planejamento ou para atender a um evento indesejado.

O que é Gerenciamento de Tarefas?

Gerenciamento de Tarefas é o ato de gerir um conjunto de tarefas necessárias para conclusão de uma determinada atividade dentro de um processo, visando o atingimento de objetivos pretendidos. Envolve planejamento, organização, direcionamento e controle das tarefas a serem executadas.

O Gerenciamento de Tarefas pode ser definido como a prática de planejar, organizar, liderar e controlar as demandas de uma atividade visando sua conclusão com eficiência. Refere-se à conclusão de algo de acordo com o que foi planejado, atendendo aos prazos, no menor tempo e gastando o mínimo de recursos possíveis.

O Gerenciamento de Tarefas compreende uma parte da gestão organizacional responsável pela divisão de obrigações dentro dos projetos ou operações, para que seja equilibrada entre todos os membros – evitando sobrecarregar um enquanto deixa outro mais ocioso – e assim conseguindo fazer com que as tarefas sejam realizadas com o tempo e a dedicação necessárias, dentro do prazo devido.

O processo de gerenciamento de tarefas consiste em usar métodos para que os aspectos principais da tarefa (prazo, conformidades, recursos e esforços) sejam bem gerenciados, e para que a equipe trabalhe em sinergia.

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Para que serve o Gerenciamento de Tarefas?

O Gerenciamento de Tarefas serve para controlar a execução das tarefas de uma operação ou processo. Busca identificar, priorizar, organizar e controlar as tarefas necessárias para conclusão de uma atividade. Toda atividade tem tarefas. Toda tarefa tem prazos. Todo prazo tem responsáveis. Entender qual é a tarefa e zelar pela sua conclusão é essencial para conclusão de uma atividade.

O Gerenciamento de Tarefas visa garantir que as tarefas necessárias para conclusão de um projeto ou operação serão executados com eficiência, ou seja, é o processo de executar exatamente o que foi planejado. Refere-se à execução das tarefas de acordo com o que foi planejado, atendendo aos prazos, no menor tempo e gastando o mínimo de recursos possíveis.

Um grupo de tarefas em conjunto contribui para a execução de um projeto ou operação. Portanto, o gerenciamento de tarefas é inerentemente uma função de gestão empresarial.

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Importância do Gerenciamento de Tarefas

A importância do Gerenciamento de Tarefas está relacionado a importância da conclusão das tarefas para conclusão de um projeto ou operações. Realizar a gestão de tarefas é fundamental para que a equipe se alinhe as demandas e prazos estabelecidos pela organização.

Todo negócio tem tarefas. Toda tarefa tem prazos. Todo prazo tem responsáveis. Aplicar a gestão de tarefas num empreendimento é fundamental para que as atividades sejam executadas com qualidade e no tempo adequado. Praticar o gerenciamento de tarefas e realizar o controle e gestão destas facilita também a identificação de problemas antecipadamente e aplicação de ações corretivas.

Toda organização que trabalha com eficiência conta com um sistema de gestão bem definido e competente, que consegue planejar, organizar, dirigir, acompanhar todo o trabalho de seus membros e suas áreas, para que a organização esteja sempre competitiva.

Todo projeto ou operação conta com inúmeras atividades e tarefas, e é fundamental que tudo esteja bem definido e direcionado, sendo realizado da maneira correta e no tempo definido, para que todo o planejamento seja cumprido da melhor maneira possível.

Benefícios do Gerenciamento de Tarefas

O principal objetivo do gerenciamento de tarefas é monitorar e certificar-se de que o planejamento seja realizado de maneira equilibrada e coerente entre os membros da equipe, gerenciando o tempo e a execução das tarefas, o que contribui diretamente para:

• Ajuda a organizar, atribuir e priorizar tarefas – permite controle sobre a execução das tarefas;
• Identificação das tarefas críticas – o gerenciamento de tarefas permite a identificação, organização e acompanhamento mais preciso das tarefas que estão sendo realizadas pela equipe, ou por área, ou membro, tornando possível que tarefas similares sejam agrupadas para serem realizadas ao mesmo tempo ou por uma determinada equipe ou pessoa;
• Impedimento de de duplicidade de tarefas – o gerenciamento de tarefas permite a identificação de cada tarefa de um projeto, operação ou processo, assim como a determinação de seus objetivos, evitando ou permitindo a identificação de tarefas duplicadas que visem os mesmos objetivos, gerando centralização de tarefas e redução de custos e desperdícios;
• Priorização de tarefas – A gestão de tarefas utiliza de maneira eficiente permite a categorização de tarefas, para que seja dado prioridade ao que realmente é necessário fazer primeiro, ou até mesmo para que o gestor saiba a quem delegar uma tarefa fora do previsto e que precisa ser realizada de imediato. A priorização de tarefas permite que os membros da equipe trabalhem sempre de maneira ordenada, dando prioridade às atividades de maior importância, permitindo também que cada um consiga ajustar suas tarefas à sua rotina e dentro do tempo disponível.

Como Fazer o Gerenciamento de Tarefas?

A elaboração do gerenciamento de tarefas pode ser realizado numa olha de papel e escrito a mão, assim como, pode ser feito por meio de software de gestão de tarefas. O meio a ser empregado dependerá da complexidade das tarefas e dos recursos disponíveis. Dentre as ferramentas de gestão que podem ser utilizadas para organizar e direcionar a execução das tarefas estão o 5W e 2H e o Plano de Ação:

• 5W e 2H – ferramenta utilizada para elaboração de plano de ação, que identifica as tarefas e as responsabilidades de quem irá executar, através de um questionamento, capaz de orientar as diversas ações que deverão ser implementada. Visa responder a sete questões fundamentais: O que será feito?, Quem irá executar/participar?, Onde será executado? Quando será executado? Por que será executado? Como será executado? Quanto custará executar? Quero saber mais sobre a Ferramenta 5W e 2H.
• Plano de Ação – ferramenta de gestão, utilizada para planejar e controlar atividades e tarefas necessárias para a conquista de objetivos. Ele define as ações e recursos necessárias para se atingir os objetivos, estabelece prazos, define responsáveis por cada tarefa, e permite acompanhamento dos resultados. Quero saber mais sobre Plano de Ações.

Etapas para Elaboração do Gerenciamento de Tarefas

Seja qual for o meio empregado, de forma geral, a elaboração do gerenciamento de tarefas segue as seguintes etapas:

1. Defina o(s) objetivo(s) da operação ou projeto;
2. Dividia a operação ou projeto em partes menores (processos);
3. Identifique e liste numa sequencia lógica as atividades essenciais de cada processo;
4. Definia os objetivos das atividades;
5. Identifique e defina as estratégias de ações e meios necessários para concretização dos objetivos pretendidos;
6. Organize as atividades em ordem cronológica e considerando a interdependência das atividades;
7. Identifique e defina as tarefas necessárias para execução das atividades;
8. Dentro de uma sequencia lógica e de prioridades, faça uma relação das tarefas, colocando os períodos para conclusão;
9. Elabore um plano de ação, indicando as tarefas, prazos de execução e o responsáveis pelas tarefas.
10. Monitore o desempenho das tarefas e adote ações corretivas ou de melhoria quando aplicável. Em alguns casos o monitoramento para ser eficaz requer a implementação de indicadores de desempenho.

Indicadores de Desempenho de Gerenciamento de Tarefas

Os indicadores de desempenho de tarefas são um conjunto de métricas que as empresas usam para Medição de Desempenho, para avaliar suas performances ao longo do tempo. O histórico desses dados é usado para analisar o encontro de objetivos e resultados que foram estabelecidos em um planejamento prévio de negócio.

Os indicadores de desempenho, ou KPIs, são métricas de avaliação dentro do fluxo de trabalho, que ajudam a direcionar as tarefas e pessoas em relação aos objetivos e metas traçados no planejamento das tarefas O uso destes dados quantitativos serve como uma bússola para guiar gestores em tomadas de decisão mais assertivas e transparentes.

Estabelecer indicadores de desempenho para acompanhar o progresso das entregas de uma equipe é importante não apenas para ter um controle de produtividade individual, mas também para poder avaliar a capacidade produtiva da equipe como um todo. Além disso, estabelecer e acompanhar indicadores é importante para prestação de contas, priorização de ações e para otimizar resultados.

Principais Indicadores:

Os principais indicadores para gerenciamento de tarefas são:

• Indicadores de qualidade – visa medir a qualidade das tarefes realizadas, mede qualquer desvio ou não-conformidade ocorrida durante a execução das tarefas. Um exemplo pode ser a quantidade de reclamações que o resultado de um determinada tarefa recebe durante um período, que deve ser comparada ao nível de aceitação obtido pela mesma tarefa;
• Indicadores de capacidade – nensuram a capacidade de resposta de um processo. Como exemplo podemos citar a quantidade de tarefas que um colaborador consegue realizar durante um determinado período de tempo;
• Indicadores de turnover – Relação entre o tempo médio de permanência de cada colaborador na empresa. Esse indicador é importante para compreender problemas na gestão de pessoas e o sentimento de pertencimento do seu quadro de colaboradores em relação à empresa.

Quero saber mais sobre Indicadores de Desempenho

Dicas Gerenciamento de Tarefas

• Durante a estimativa de tempo, considere o executante das tarefas, pessoas diferentes podem gastar tempos diferentes para realizar uma mesma tarefa;
• Na etapa de distribuição das tarefas considere a experiência do executante, neste contexto, uma boa prática é mesclar pessoas mais experientes com aquelas menos experientes da equipe;
• Em tarefas mais críticas ou de maior risco, onde você possua pouca experiência, consulte um especialista, para evitar que a tarefa seja comprometida ou que traga prejuízos a atividade;
• Ao delegar uma tarefa busque certificar-se de que o membro da sua equipe possui as competências, meios e tempo adequado para conclusão. Busque sempre que possível, negociar o prazo com o executante. Ao acertar o tempo estimado com o responsável pela tarefa, tendo a sua concordância, ele estará muito mais comprometido a cumprir com o prazo, já que foi definido por ele mesmo. Dessa forma, as chances de cumprimento da tarefa no tempo estabelecido e com qualidade são muito maiores;
• Mantenha a coerência e pense em quem executará a tarefa, assim como é importante verificar as tarefas necessárias para a conclusão de um projeto ou operação, também é fundamental avaliar o perfil e experiência das pessoas que serão responsável pela execução das tarefas;
• As tarefas não devem ser distribuídas aleatoriamente aos membros da sua equipe, por mais que todos tenham o mesmo cargo ou perfil profissional. Isto porque, cada individuo é único e possuem aptidões, experiências e comportamentos diferentes. Assim, busque distribuir cada tarefa para a pessoa que possui maior competência para realizá-la. Busque escolher a pessoa mais indicada para cada tarefa levando em consideração as caraterísticas da tarefa.

O papel do Gestor das Tarefas

Um gestor de tarefas desempenha funções muito importantes dentro de uma equipe, dentre as quais podemos destacar:

1. Delegação de Tarefas

Dentre todas as funções de um gestor, delegar tarefas é umas das principais. Isso acontece porque muitas vezes há um desequilíbrio na distribuição de tarefas na equipe, ao mesmo tempo em que haverá pessoas ociosas, haverá pessoas sobrecarregadas. Por isso, é importante sempre identificar quais tarefas podem ser delegadas e assim promover esse equilíbrio dentro da equipe;

O papel do gestor de tarefas na hora de delegar tarefas, no entanto, não se resume apenas a transferir essas tarefas. Ele também deve fornecer as informações, requisitos, meios e estrutura necessária para que o colaborador esteja apto para fazer o que precisa ser feito, da forma que deve ser feito e no prazo adequado.

Priorização de Tarefas

Em linhas gerais, podemos dizer que a priorização de tarefas se trata de uma prática administrativa que visa, entre outras coisas, organizar as atividades e tarefas do dia a dia da empresa. Dessa forma, você aumentará a sua produtividade, cumprirá os prazos e fará uma melhor gestão do seu tempo e da sua equipe de trabalho.

Acompanhamento

O papel de acompanhamento da execução de tarefas é tão importante quanto os demais. O gestor de tarefas é aquele que delega, prioriza, mas ao mesmo tempo aquele que acompanha e auxilia no processo de execução das tarefas. Existem pelo menos três atitudes que todo gestor de tarefas deve colocar em prática para acompanhar a execução de tarefas: Conhecer bem seus colaboradores, expressar-se com clareza, comportar-se como líder, não como um chefe.

Melhores Ferramentas (softwares) de Gestão de Tarefas

A seguir as principais ferramentais (softwares) mais usadas para o gerenciamento de tarefas:

• Artia – é um software para gestão de projetos com funcionamento 100% web. Ele permite o controle diário de atividades, tarefas e pendências visando otimizar os procedimentos e aumentar a produtividade.
• Google Agenda – ferramenta do Google que possibilita programar tarefas, agendar reuniões e eventos com rapidez e você recebe lembretes sobre as atividades para acompanhar tudo. Criado para orientar trabalhos de equipes, para facilitar o compartilhamento da sua agenda com outras pessoas e a criação de várias agendas de uso compartilhado.
• Trello – é uma ferramenta visual que possibilita ao time o gerenciamento de qualquer tipo de projeto, atividade, fluxo de trabalho ou monitoramento de tarefas. Adicione arquivos, checklists ou até mesmo automação. Usa quadros, listas e cartões para visualização clara de quem está fazendo o que e o que precisa ser feito.
• Evernote – Evernote é um software destinado à organização da informação pessoal mediante um arquivo de notas. Existem versões para diversos sistemas operacionais e web.

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José Sérgio Marcondes – CES
Especialista em Segurança Empresarial
Consultor em Segurança Privada
Diretor do IBRASEP

Leia também…

Sugiro a leitura dos artigos a seguir como forma de complementar o aprendizado desse artigo.

5W e 2H Ferramenta da Qualidade: Conceito. O que é? Como fazer?

Plano de Ação: O que é? Como fazer, Modelos Excel, Word, PDF

Dados para Citação Artigo

MARCONDES, José Sérgio (11 de outubro de 2022). Gerenciando de Tarefas. Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: – Acessado em (inserir data do acesso).