Gerenciamento de Projetos: O que é, Objetivos e Áreas de Conhecimento

O Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, recursos, ferramentas e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, que possibilita inovações, soluções de problemas e atendimento de necessidades especificas.

A Gerencia de projetos inclui: Planejamento, organização, supervisão e controle de todos os aspectos do projeto, em um processo contínuo, para alcançar seus objetivos. Enfatiza a aplicação de: conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas.

Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto refere-se a aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso. Envolve desde iniciá-lo até finalizá-lo, passando pelas etapas de planejamento, execução e atividades de controle.

Escrito por José Sérgio Marcondes
Postado 17/02/2022 Atualizado 10/03/2021

O que é um Projeto?

Projeto é um empreendimento único, no qual recursos humanos, materiais e financeiros são direcionados para tratar um escopo único de trabalho, com restrições de custo e de tempo, para atingir uma mudança benéfica definida por meios de objetivos. Um projeto é caracterizado pela temporalidade, objetividade, singularidade e recursos limitados.

Os objetivos de um projeto consistem no que se planeja alcançar ao final do projeto. Pode ser definido como um resultado a que o trabalho ou serviço é orientado, uma posição estratégica a ser alcançada ou um propósito a ser atingido, um produto a ser produzido ou um serviço a ser realizado.

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O que é Gerenciamento?

Gerenciamento refere-se ao ato de planejar, organizar, dirigir, controlar e aplicar certos princípios para utilizar e maximizar os recursos humanos, informativos e financeiros de uma organização para atender à missão e aos objetivos de uma organização.

Envolve a administração de recursos, conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para criar o mais alto nível de eficiência possível dentro da organização.

Dedica-se em converter recursos organizacionais em bens e serviços da maneira mais eficiente possível para maximizar o desempenho de uma organização.

O que é Gerenciamento de Projetos?

Gerenciamento de projetos pode ser definido como a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir seus requisitos (PMBOK). Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, possam competir melhor na sua área de atuação.

A gerencia de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para a execução efetiva dos projetos significa utilizar os conhecimentos da área de atuação, junto aos conhecimentos de gestão de projetos, com habilidades interpessoais, aliado as melhores ferramentas e técnicas de gestão, para garantir que o projeto será concluído com sucesso.

O gerenciamento de projeto trata-se de planejar, organizar, dirigir e controlar, utilizando e maximizando conhecimentos, habilidades, recursos e técnicas, visando o atingimento de objetivos.

A cultura, estilo e estrutura da organização influenciam a maneira como os projetos são executados. O nível de maturidade em gerenciamento de projetos de uma organização e seus sistemas de gerenciamento também podem influenciar o projeto. Quando um projeto envolve entidades externas como as que são parte de joint ventures ou parcerias, ele será influenciado por mais de uma organização.

História do Gerenciamento de Projetos

A disciplina de gerenciamento de projetos surgiu junto com os primórdios da Administração. Podemos entender o gerenciamento de projetos como sendo uma disciplina da Administração. Frederick Taylor (1856-1915), no início do século 20, iniciou os estudos sobre o trabalho, aplicando o raciocínio científico para analisá-lo.

Na mesma época, Henry Gantt (1861-1919) estudou detalhadamente a sequência das atividades para realizar uma tarefa. Ele representou essa sequência com diagramas de barras de tarefas e marcos, que apresentam a duração das tarefas em um processo. Os diagramas de Gantt, como são chamados, permanecem como uma das principais técnicas para análise de sequência e duração das atividades de um cronograma.

A partir dos anos 1950, com a retomada do desenvolvimento mundial, a Administração se desenvolveu em diferentes escolas, e novas técnicas foram sendo estudadas e absorvidas pelo gerenciamento de projetos. Técnicas como os diagramas de rede, chamados de gráficos de PERT (Program Evaluation and Review Technique) e o método de caminho crítico (Critical Path Method – CPM) são exemplos disso.

Em 1969, no auge dos projetos espaciais da NASA, um grupo de cinco profissionais de gestão de projetos, da Filadéfia, Pensilvânia, nos EUA, reuniu-se para discutir as melhores práticas, e Jim Snyder fundou o Project Management Institute – PMI (EUA). O PMI é a maior instituição internacional dedicada à disseminação do conhecimento e ao aprimoramento das atividades de gestão profissional de projetos [PMI, 2004; SISK, 1998]

Nas décadas seguintes, o gerenciamento de projetos começou a tomar sua forma moderna. Enquanto vários modelos de negócio desenvolveram-se nesse período, todos eles compartilharam uma estrutura de suporte comum: projetos são liderados por um gerente de projetos, que põe pessoas juntas em um time e assegura a integração e comunicação de fluxos de trabalho por meio de diferentes departamentos [SISK, 1998].

Atualmente, o gerenciamento de projetos vem se fortalecendo cada vez mais. As organizações sabem que precisam gerenciar projetos para obterem sucesso. Estima-se que aproximadamente 25% do PIB mundial são gastos em projetos e que cerca de 16,5 milhões de profissionais estão envolvidos diretamente com gerência de projetos no mundo.

Metodologias de Gerenciamento de Projetos

1. Cascata/Waterfall
2. PMBOK
3. ZOPP
4. RBM
5. PRINCE 2
6. Metodologias Ágeis

As metodologias de gerenciamento de projetos são variados, ou seja, não existe um modelo único de gestão de projeto. O modelo de gerenciamento de projetos é aquele que se adequa as necessidades de cada projeto. Podemos ter um projeto simples, onde sua gestão não necessite de muita estrutura ou burocracia, por outro lado, podemos ter um projeto mais complexa que exija um sistema de gestão mais robusto e detalhado.

A melhor metodologia de gerenciamento de projetos é aquela que melhor se adequa ao projeto em questão, possibilitando sua conclusão com eficácia e eficiência.

Atualmente existem várias metodologias, guias, métodos, instituições, que falam sobre o tema gerenciamento de projetos. A seguir alguns deles:

1. Cascata/Waterfall

O modelo cascata ou processo Waterfall é uma metodologia de desenvolvimento de software surgida na década de 1970., tem como principal característica a divisão das tarefas em etapas predeterminadas, que são executadas de forma sequencial, ou seja, é preciso finalizar todas as tarefas de uma etapa para que seja possível passar para a seguinte. Ao cumprir todas as etapas, o resultado será um produto funcional, pronto para ser entregue ao cliente.

Inclui fases estáticas (análise de requisitos, design, teste, implementação e manutenção) que são executadas em uma ordem linear específica.

A metodologia Cascata permite maior controle em cada fase. Ele oferece um estágio de planejamento mais formal que pode aumentar as chances de capturar todos os requisitos do projeto antecipadamente.

2. PMBOK

PMBOK – A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos). É considerado mais como um guia do que como um método. É um padrão, amplamente reconhecido pelos profissionais de gerenciamento de projetos, que descreve métodos, processos e melhores práticas. Foi criado pelo Project Management Institute (PMI).

PMI é uma instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos. Seu escritório central localiza-se na Filadélfia, Pensilvânia, Estados Unidos.

3. ZOPP

ZOPP– Ziel Orientierte Projeckt Planung (Planejamento de Projeto Orientado por Objetivos) um método de planejamento que se baseia no Marco Lógico (Logical Framework Approach), um instrumento de planejamento, implementação e gerenciamento de projetos desenvolvido para a USAID, agência do governo americano que teve o objetivo de acabar com o pobreza extrema no final dos anos 60.

O ZOPP foi introduzido pela cooperação técnica alemã em 1983, quando a Agência Alemã de Cooperação Técnica (GTZ – Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit) integrou e aperfeiçoou esses elementos em um sistema de procedimentos e instrumentos.

A característica peculiar do ZOPP é a adoção do enfoque participativo no decorrer do projeto, o que permite cooperação efetiva, troca de informações, experiências e ideias na construção do consenso, na tomada de decisão e na gestão de ações planejadas.

O método proporciona maior chance de consecução dos objetivos devido ao maior envolvimento de todos, ao comprometimento de cada um com os resultados e ao desejo de mudanças orientado pelos objetivos previamente definidos.

4. RBM

RBM – Results Based Management (Gestão de projetos com base em resultados) é uma metodologia utilizada pela Agência Canadense para o desenvolvimento Internacional ACDI/CIDA, que busca aproximar a estratégia de negócio das pessoas e dos processos, com vistas a obter o resultado predeterminado no menor espaço de tempo possível. Os projetos são orientados objetivamente para os resultados.

5. PRINCE 2

PRINCE 2 – Projects in Controlled Environments (Projetos em ambientes controlados) é um método de gerenciamento de projetos desenvolvido por uma agência do governo do Reino Unido chamada de CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency).

Desde 1989, tem sido utilizado como um padrão para gerenciamento de projetos do país. Este método foi desenvolvido inicialmente apenas para os projetos de tecnologia e comunicação, a versão atual é consistente com a gestão de todos os tipos de projeto.

6. Metodologias Ágeis

Metodologias ágeis são uma forma de conduzir projetos que busca dar maior rapidez e flexibilidade aos processos e à conclusão de tarefas. Baseia-se no emprego de métodos ágeis, em um fluxo de trabalho mais ágil, flexível, sem tantos obstáculos, com total iteratividade entre as partes envolvidas.

As metodologias ágeis são utilizadas para aprimorar projetos, processos e atividades, visando a melhora de resultados e geração de valor. Visa garantir uma rotina administrativa segura, flexível, ágil, eficaz e eficiente, que não gere riscos, imprevistos e obstáculos ao desenvolvimento do projeto.

Ferramentas de Gerenciamento de Projetos

Ferramentas de gerenciamento de projetos são metodologias, técnicas ou utensílio físico ou intelectual utilizados para auxiliar a realizar alguma tarefa, nas tomadas de decisões e no gerenciamento das atividades. Ferramentas de gestão são recursos que aprimoram processos, organizam tempo, direcionam ações e otimizam resultados. A seguir alguns exemplos de ferramentas de gerenciamento projetos:

• Gráfico de Gantt – permite que o gestor separe um projeto em várias etapas, defina quantos dias cada uma vai durar e quando uma atividade deve ser iniciada tendo como base a anterior. Permite acompanhar e controlar, de maneira visual, o desenrolar o projeto;
• Kanban – Consiste em um método visual de acompanhamento de processos, que tem por objetivo otimizar as tarefas e aumentar a produtividade das equipes. São utilizados cartões de sinalização que costumam ser movimentados entre três diferentes colunas: pendente, em andamento e concluído;
• Scrum – é um método ágil para gestão de projetos que divide um projeto completo em vários microprojetos, micro entregas, ciclos ou fases. Mantém registros visíveis sobre o andamento de todas as etapas;
• Método do Caminho Crítico – é uma representação visual de todas as tarefas que precisam ser executadas, considerando uma linha sequencial temporal. Ajuda a identificar a interdependência entre as atividades;
• Diagrama de Ishikawa – visa identificar problemas e, com isso, analisar as suas possíveis causas, ajudando a identificar pontos de melhoria;
• Matriz SWOT – é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo principal analisar tanto o ambiente interno quanto o ambiente externo de uma empresa, buscando identificar pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças;
• 5W2H – contém um checklist de atividades a serem realizadas pelos colaboradores de uma empresa. Possibilita controlar melhor as tarefas e otimizar o tempo gasto na execução de cada uma.

Processos do Gerenciamento de Projetos

O processo de gerenciamento de projetos inclui um conjunto de ações que permitem o inicio, execução e encerramentos do projeto de forma eficaz (atingir o objetivo) e eficiente (fazer com qualidade). A seguir os cincos grupos de processos do gerenciamento de projetos:

1. Iniciação do projeto – estudo de viabilidade, definição e autorização do projeto ou uma fase dele;
2. Planejamento do projeto – definição de objetivos, e ações e recursos necessária para alcançar os objetivos;
3. Execução – organização, integração e interação de recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto;
4. Monitoramento e controle do projeto – mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao planejado, de forma que possam ser tomadas ações corretivas;
5. Encerramento do projeto – formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado.

Este conjunto de processos e técnicas é mundialmente aceito como sendo um padrão bastante razoável para se aplicar em projetos de todos os tipos e tamanhos, e é considerado um conjunto de técnicas modernas de gerenciamento de
projeto que possibilitam a conclusão do projeto com eficácia e eficiência.

Elementos que integram um Gerenciamento de Projetos

Os itens que integram um gerenciamento de projetos são:

• Escopo, cronograma, orçamento, qualidade, recursos e riscos;
• Levantamento das necessidades e expectativas dos clientes e das partes interessadas;
• Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis;
• Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas;
• Balanceamento das demandas conflitantes de escopo, cronograma, orçamento, qualidade, recursos e riscos.

Fases/Etapas do Gerenciamento de Projetos

1. Conceituação e Iniciação;
2. Planejamento;
3. Implementação e Execução;
4. Conclusão e Encerramento.

1. Conceituação e iniciação:

É o ponto de partida do projeto, consistindo na identificação de uma necessidade ou um desejo de mudança na organização, que dará origem à ideia do projeto ou à visão do produto. Envolve:

• Definição da ideia inicial ou conceito;
• Esboço da proposta;
• Análise do ambiente interno e externo;
• Estimativa de atividades, prazos e custos;
• Estudo de viabilidade e riscos;
• Elaboração da proposta do projeto;
• Apresentação da proposta; e
• Aceitação ou decisão para execução.

2. Planejamento:

Consiste no planejamento formal do projeto, diante da decisão de prosseguir. Nessa fase dá-se o planejamento detalhado em função dos objetivos definidos, e o resultado será o plano do projeto. Envolve:

• Declaração do escopo com os objetivos definidos;
• Definição do plano de atividades;
• Definição do plano de recursos;
• Definição do plano de qualidade;
• Definição do plano de gerenciamento e resposta de riscos;
• Definição do plano de comunicações;
• Elaboração do orçamento;
• Elaboração do cronograma das atividades e desembolsos;
• Estruturação da equipe; e
• Exame dos contratos de recursos;

3. Implementação e execução:

Consiste num período de atividade no qual o produto é gradativamente elaborado. Envolce:

• Realização das atividades planejadas;
• Monitoração e controle do progresso;
• Análise do desenvolvimento do projeto; e
• Administração de mudanças no escopo, prazo e custo.

4. Conclusão e Encerramento:

Consiste no encerramento do projeto com a devida entrega do produto prometido. Envolve:

• Apresentação ou entrega do produto;
• Aprovação do cliente;
• Acompanhamento pós implementação;
• Fechamento administrativo;
• Desmobilização de recursos; e
• Avaliação final do projeto.

Influências Organizacionais

No início do projeto, o potencial de influenciar as suas características finais, assim como os seus custos finais, pelas partes interessadas, são grandes. Diante disso é importante um cuidado para preservar o conceito inicial do projeto, evitando interesses particulares que possam distorcê-lo. Por outro lado, quando justificável as mudanças no projeto, é importante que as modificações sejam realizadas no início, pois menor será o custo dessas para o projeto, uma vez que, na fase inicial, o projeto ainda está no “papel”.

À medida que o projeto se desenvolve, diminui o potencial de influência das partes interessadas em razão de que o produto do projeto vai se tornando real e qualquer mudança passa a ser economicamente inviável, colocando em risco os resultados esperados e até mesmo a própria organização.

Benefícios do Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos traz vários benefícios ao projeto, dentro os quais, aumenta-se significativamente a probabilidade do projeto atingir os objetivos para o qual ele foi criado, dentro do prazo estipulado, e dentro do custo esperado.

Terminar tudo no prazo acertado, com o custo combinado e da forma como os clientes desejam. Isso é o que se espera de qualquer projeto. Porém, a experiência mostra que, na maior parte das vezes, esse não é um desafio fácil de ser cumprido. Inúmeras ações podem fazer com que as expectativas não se cumpram.

As boas práticas de Gerenciamento de Projetos trazem diversos benefícios às empresas, como a redução de custos e do tempo para desenvolvimento de novos produtos, serviços e soluções.

Principais vantagens do Gerenciamento de Projetos:

• Maior satisfação do Cliente;
• Ciclo de desenvolvimento de produtos e serviços mais curto;
• Redução de falhas;
• Redução de custos;
• Decisões mais eficazes;
• Menos improviso;
• Afastamento de surpresas desagradáveis;
• Antecipação das situações desfavoráveis;
• Mecanismo de medição de desempenho;
• Etc.

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Forte abraço e sucesso!
José Sérgio Marcondes – CES
Especialista em Segurança Empresarial
Consultor em Segurança Privada
Diretor do IBRASEP

Leia também…

Sugiro a leitura dos artigos a seguir como forma de complementar o aprendizado desse artigo.

Projeto: O que é, Conceitos, Objetivos, Características e Exemplos

Planejamento, Plano e Projeto: Conceitos, Diferença, Relações

Gestão: O que é, O Que faz, Conceitos e os 3 Tipos de Gestão

Dados para Citação Artigo

MARCONDES, José Sérgio (17 de fevereiro de 2022). Gerenciamento de Projetos: O que é, Objetivos e Áreas de Conhecimento. Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: https://gestaodesegurancaprivada.com.br/gerenciamento-de-projetos-o-que-e-objetivo/– Acessado em (inserir data do acesso).

PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

DINSMORE, Paul Campbell; CABANIS-BREWIN, Jeannette. AMA manual de gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Brasport Livros e Multimídia, 2009. 498 p

NOCÊRA, Rosaldo de Jesus. Gerenciamento de projetos: teoria e prática. Santo André: Ed. do Autor, 2009. 975 p.