Fluxograma de Processo: Conceito. O que é? Como fazer?

O que é Fluxograma?

Podemos conceituar fluxograma como sendo a representação gráfica da seqüência de atividades de um processo. Resumo ilustrativo do fluxo das várias operações de um processo, mostrando todas as suas etapas.

Além da seqüência das atividades, o fluxograma mostra o que é realizado em cada etapa, os materiais ou serviços que entram e saem do processo, as decisões que devem ser tomadas e as pessoas envolvidas (cadeia cliente/fornecedor).

É uma ferramenta de gestão fundamental, tanto para o planejamento (elaboração do processo) como para o aperfeiçoamento ( análise, crítica e alterações) do processo.

O fluxograma facilita a visualização das diversas etapas que compõem um determinado processo, permitindo identificar aqueles pontos que merecem atenção especial por parte da equipe de melhoria.

Objetivo do Fluxograma

Torna mais fácil a análise de um processo à identificação:

• das entradas e de seus fornecedores;
• das saídas e de seus clientes;
• de pontos críticos do processo.

Símbolos utilizados no Fluxograma

O fluxograma utiliza um conjunto de símbolos para representar as etapas do processo, as pessoas ou os setores envolvidos, a seqüência das operações e a circulação dos dados e dos documentos.

Os símbolos mais comumente utilizados são os seguintes:

Operação: Indica uma etapa do processo. A etapa e quem a executa são registrados no interior do retângulo.

Decisão: Indica o ponto em que a decisão deve ser tomada. A questão é escrita dentro do losango, duas setas, saindo do losango mostram a direção do processo em função da resposta (geralmente as respostas são SIM e NÃO).

Sentido do fluxo: Indica o sentido e a seqüência das etapas do processo. Limites: Indica o início e o fim do processo.

Quando utilizar o Fluxograma

• Para entender um processo e identificar oportunidades de melhoria (situação atual);
• Para desenhar um novo processo, já incorporando as melhorias (situação desejada);
• Para facilitar a comunicação entre as pessoas envolvidas no mesmo processo;
• Para disseminar informações sobre o processo.

Como utilizar o Fluxograma

• Defina o processo a ser analisado;
• Escolha um processo que crie o produto ou o serviço mais importante, do ponto de vista do cliente;
• Elabore um mapeamento  de processo, identificando os seus grandes blocos de atividades;
• Monte, para a elaboração do fluxograma, um grupo, composto pelas pessoas envolvidas nas atividades do processo;
• Detalhe as etapas do processo e descreva as atividades e os produtos ou os serviços que compõem cada uma delas.
• Identifique os responsáveis pela realização de cada atividade identificada;
• Cheque se o fluxograma desenhado corresponde à forma como o processo é executado e faça correções, se necessário.

Vantagens

• Por dar suporte a análise de processo, tornam-se um meio eficaz para o planejamento e a solução de problemas;
• O fluxograma permite visão global do processo por onde passa o produto e, ao mesmo tempo, ressalta operações críticas ou situações, em que haja cruzamento de vários fluxos;
• O próprio ato de elaborar o fluxograma melhora o conhecimento do processo e desenvolve o trabalho em equipe necessário para descobrir o aprimoramento.

Relação com outra ferramentas

Brainstorming.

Exemplo:

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José Sérgio Marcondes – Autor Artigo