Ferramentas de Gestão: O que são, para que servem, quais as principais?

As ferramentas de gestão são técnicas e métodos que fornecem subsídios (dados, informações e meios), que ajudam, embasam e dão respaldam a tomada de decisões nas empresas. A partir delas, torna se possível a utilização de técnicas conhecidas, testadas e respeitadas, que reduzem os riscos e aumentam a assertividade das decisões e ações.

Elas tem como objetivos tornar as atividades mais fáceis, rápidas e precisas, agregando mais produtividade e qualidade ao resultado final.

As ferramentas de gestão servem para facilitar, agilizar e otimizar os processos da gestão organizacional. São uma força extra para o gestor, permitindo ganho de tempo e aumento de produtividade.

Existem muitas ferramentas de gestão para diferentes processos de gestão da organização. Dentre as mais conhecidas estão: Balanced ScoreCard, Matriz, SWOT, 5 Forças de Porter, Kanban e Diagrama de Ishikawa.

Por José Sérgio Marcondes – CES
Especialista em Segurança Empresarial e Consultor em Segurança Privada
CEO/Diretor do IBRASEP
Postado 16/02/2015

Índice do Conteúdo

O que é Gestão?
O que são Ferramentas de Gestão?
Quais os Objetivos das Ferramentas de Gestão?
Qual a importância das Ferramentas de Gestão?
Vantagens em Usar as Ferramentas de Gestão?
Quais são as Principais Ferramentas de Gestão?
Como escolher a Ferramenta de Gestão ideal?
Quais as Ferramentas de Gestão mais utilizadas?
Business Model Canvas (BMC)
Balanced Scorecard (BSC)
Matriz SWOT
Benchmarking
CRM
6 Sigma
KANBAN
Diagrama de Ishikawa
FMEA
Indicação de Artigos Complementares
Dados para Citação Artigo
Referencias Bibliográficas


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O que é Gestão?

Gestão pode ser definida como a atividade administrativa que visa atingir os objetivos pretendidos pela organização, valorizando e utilizando o conhecimento e as habilidades das pessoas.

Envolve ato de gerenciar pessoas, processos, ativos e estratégias em direção a um objetivo específico, com foco nas pessoas, por meio da liderança.

O conceito de gestão tem relação direta com o gerenciamento dos recursos disponibilizados pela organização. Esses recursos podem ser tanto materiais e financeiros, como humanos, tecnológicos ou de informação.

Enquanto o foco da administração está voltado para empresa como um todo, a gestão é focada em recursos e processos processos específicos.

Neste contexto a função do gestor é tirar o melhor proveito das estruturas, das tecnologias, do capital e das pessoas para alcançar os objetivos e metas estabelecidos pela organização.

A função de gestão está baseado em quatro pilares básicos: planejamento, organização, liderança e controle.

Para o bom funcionamento desses pilares se faz necessário o uso de técnicas e ferramentas de gestão adequadas ao proposito de cada um deles.

O uso correto da ferramenta de gestão certa para o negócio/processo auxiliará o gestor na descoberta de necessidades não atendidas, na construção de capacidades diferenciadas e na exploração da vulnerabilidade dos concorrentes.

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O que são Ferramentas de Gestão?

Antes de conhecer as principais ferramentas de gestão, é preciso compreender o conceito de ferramenta de gestão.

Do latim ferramenta, uma ferramenta é um instrumento/recurso que permite realizar determinados trabalhos com mais facilidade, rapidez e qualidade, elas foram concebidas para facilitar a realização das tarefas. São exemplo de ferramentas: machado, chave de fenda, câmeras, computadores, hardwares e etc.

Com o tempo, o termo ferramenta também passou a descrever elementos/recursos (não físicos) que a pessoa utilize para melhorar sua inteligência, seu modo de trabalho, sua percepção e forma de administrar, seu diálogo, etc. Exemplo: ferramentas de gestão, técnicas de liderança, plataformas virtuais, softwares, portais e sites da internet, entre outros.

As ferramentas tem entre seus objetivos tornar as atividades mais fáceis, rápidas e precisas, agregando mais produtividade e qualidade ao resultado final.

As Ferramentas de Gestão auxiliam os gestores no processo de tomada de decisão. A partir delas, torna se possível a utilização de técnicas conhecidas, testadas e respeitadas, que reduzem os riscos e aumentam a assertividade das decisões e ações.

Em muitos casos as ferramentas de gestão dão mais credibilidade e força para decisões e ações propostas, melhoram a capacidade de argumentação e convencimento.

As ferramentas de gestão são técnicas e métodos que fornecem subsídios (dados, informações e meios), que ajudam, embasam e dão respaldam a tomada de decisões nas empresas.

Elas podem ser utilizadas por empresas de diferentes segmentos e tamanhos e permitem que o gestor tenha controle sobre os processos da empresa.

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Quais os Objetivos das Ferramentas de Gestão?

Dentre os principais objetivos das ferramentas de gestão estão:

• Diagnosticar causas de problemas;
• Identificar e corrigir falhas de processos;
• Priorizar problemas de acordo com sua gravidade, urgência e tendência;
• Avaliar custos, benefícios e exequibilidade de ações e decisões;
• Controlar e monitorar resultados.

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Qual a importância das Ferramentas de Gestão?

Atualmente vivemos um cenário de incertezas e mudanças constantes, em que é primordial que as organizações, para se manterem ativas, competitivas e sustentáveis, tenham meios de identificar e avaliar suas vulnerabilidades, ameaças e oportunidades de melhoria, buscando a evolução contínua da sua gestão, gerando valor de forma ética, eficiente e sustentável.

Para assegurar a excelência da gestão a organização tem a necessidade de adotar meios que posam atender a um ou mais processos gerenciais exigidos.

Neste contexto, as ferramentas de gestão surgiram para auxiliar os gestores na suas tarefas de administrar o negócio e os recursos da organização.

Elas ajudam os executivos a atingirem seus objetivos, sejam eles aumentar receitas, reduzir custos, inovar, melhorar a qualidade ou planejar o futuro.

As ferramentas de gestão oferecem uma visão mais detalhada do negócio, processo, atividade ou problema. Dessa forma, é possível analisar previamente os pontos negativos, positivos e possibilidades de uma situação ou cenário, antes de se tomar uma decisão.

Ainda, é possível criar ações capazes de corrigir os erros para atingir os resultados esperados.

Além disso, as ferramentas de gestão possibilitam liderar as equipes de trabalho de forma mais eficaz, acompanhando, inclusive, o seu desenvolvimento, e implementado ações corretivas.

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Quais as Vantagens e Motivos para Usar as Ferramentas de Gestão?

Dentre as principais vantagens da utilização das ferramentas de gestão estão:

• Aumento da Produtividade;
• Redução de custos e aumento de receitas;
• Melhora da qualidade dos produtos ou serviços;
• Maior satisfação dos clientes atuais e aumento da capacidade de conquistar novos;
• Aumento da motivação e produtividade da equipe;
• Otimização do tempo gasto em cada tarefa, evitando trabalhos repetitivos e desnecessários;
• Prevenção de riscos e problemas futuros.

Para que servem as Ferramentas de Gestão?

As ferramentas de gestão servem para facilitar, agilizar e otimizar os processos da gestão organizacional. Elas são uma força extra para o gestor, permitindo ganho de tempo e aumento de produtividade.

Algumas dessas ferramentas têm como principal objetivo o de detectar problemas/falhas, minimizando seus possíveis impactos nos processos da organização.

Embora cada gestor tenha seus métodos e técnicas para controlar as atividades sob sua responsabilidade, o uso adequado das ferramentas de gestão podem automatizar, agilizar e facilitar o acesso às informações e dados essenciais para as tomadas de decisões, o que é extremamente útil e benéfico para os resultados dos processos.

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Quais são as Principais Ferramentas de Gestão?

Existem muitas ferramentas de gestão para diferentes processos de gestão da organização. Há aquelas voltadas para o planejamento estratégico, para o gerenciamento da rotina, para a solução de problemas, para o relacionamento com clientes, como para muitos outros processos.

A tabela abaixo apresenta alguns dos possíveis processos gerenciais
e algumas ferramentas de gestão normalmente utilizadas para atender
a esse processo.

Processo gerencial	Ferramentas mais usadas
Planejamento, posicionamento estratégico, definição do modelo de negócio.	Balanced ScoreCard (BSC), Business Model Canvas (BMC), Análise SWOT, 5 forças de Porter, Análise e VRIO.
Gestão da produção	Kanban,Produção Enxuta (Lean Production, Sistema Toyota).
Solução de problemas ou tratamento de falhas	Método de Análise e Solução de Problemas (MASP), Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe), Análise da Causa Fundamental, 5 Porquês), FMEA, e CRM.
Desenvolvimento de novos produtos ou implementação de melhorias e inovações	Brainstorming, Benchmarking.
Gestão da qualidade	Normas ISO 9000, 6 sigmas, Controle Estatístico do Processo (CEP), Padronização, Folha de Verificação, Cartas de Controle, Desdobramento da Função Qualidade (QFD), Auditorias de padrão, Avaliação de processos, 5 S, Cadeia de Valor, Fluxograma, Diagrama de Pareto, Histograma, Diagrama de Dispersão.
Gestão de Riscos	Brainstorming, Delphi, Listas de verificação, APP., HAZOP, APPCC, SWIFT, BIA, LOPA, Matriz de probabilidade/ consequência, MCDA.

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Como escolher a Ferramenta de Gestão ideal?

De acordo com o instrutor do curso “Ferramentas de Gestão” da FNQ, Antonio Tadeu Pagliuso, não existe ferramenta ruim.

“O que existe é a falta de compreensão sobre a ferramenta, além de sua adaptação a cada caso, considerando a maturidade da organização, assim como sua cultura organizacional”.

No processo de escolha da ferramenta ideal para cada circunstância, o gestor deve identificar os pontos que precisam ser melhorados e verificar a ferramenta que melhor atende a essas necessidades.

É possível que uma ferramenta de gestão possa atender ou ser utilizada em mais de um processo gerencial. Assim como para um único processo gerencial, mais de uma ferramenta de gestão pode ser utilizada com um mesmo propósito dentro da organização. Isso pode acontecer tanto quando as ferramentas se complementam entre si.

Neste contexto você precisa realizar um diagnóstico prévio nos processos organizações, e buscar pelas dificuldades, falhas ou problemas existentes.

Ao listar quais processos precisam ser melhorados, você pode começar a buscar pelas ferramentas disponíveis no mercado, que possam vir a atender a sua demanda.

A escolha da ferramenta correta auxiliará vai te ajudar na descoberta de necessidades não atendidas, na construção de capacidades diferenciadas e na exploração da vulnerabilidade dos concorrentes.

Neste contexto é muito importante ter em mente que, ” a ferramenta deve ser adaptada à situação particular da organização e não, o contrário”.

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Quais as Ferramentas de Gestão mais utilizadas?

• Business Model Canvas(BMC);
• Balanced Scorecard (BSC);
• Matriz SWOT
• Benchmarking;
• Gerenciamento do Relacionamento com Clientes (CRM)
• 6 Sigma;
• KANBAN;
• Diagrama de Ishikawa;
• Failure Mode and Effect Analysis(FMEA).

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Business Model Canvas(BMC)

A Business Model Canvas(BMC) é indicada para organizações de todos os portes, a ferramenta auxilia a gestão na definição do modelo de negócio, tornando possível a visualização sistêmica, integrada e rápida de toda extensão da organização.

Por meio de um mapa visual pré-formatado, que divide o negócio em nove blocos, é possível entender como cada área da organização funciona, permitindo discutir e integrar percepções e determinar estratégias de atuação de forma mais ampla e estratégica.

A análise corresponde aos seguintes blocos dentro de uma organização:

• segmento de clientes;
• proposta de valor;
• canais;
• relacionamento com clientes;
• fontes de receita;
• recursos-chave;
• atividades-chave;
• parcerias;
• custos.

Uma vez aplicado, espera-se que o BMC promova uma visão integrada do negócio, de modo que valorize as experiências e os apontamentos de todas as áreas da organização.

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Balanced Scorecard (BSC)

Derivado da visão estratégica, o Painel de Controle o BSC define os indicadores de desempenho e avalia se eles estão ou não atingindo os resultados esperados.

Traduz a missão e a visão da empresa em um conjunto de objetivos e métricas de desempenho claros e mensuráveis e indica seu desdobramento para todos os processos e todas as áreas da organização.

Ao articular a visão de negócios e a estratégia da empresa, a ferramenta auxilia os gestores a identificar os melhores indicadores, considerando sempre a compatibilidade com as estratégias traçadas, com o desenvolvimento de métricas e, por fim, com os resultados gerados, contemplando o sistema como um todo.

Muito utilizado na redefinição de estratégias de uma organização, o BSC relaciona os objetivos às metas de longo prazo e viabiliza mudanças organizacionais, possibilitando maior compreensão da visão e estratégia da empresa entre gestores e colaboradores.

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Matriz SWOT

Matriz SWOT (acrônimo oriundo da língua inglesa, que em tradução livre significa:

Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças – também conhecida como Matriz FOFA), identifica forças e fraquezas no ambiente interno, assim como oportunidades e ameaças externas à empresa.

Incentivando o gestor a analisar seu negócio sob variadas perspectivas, a Matriz desperta o olhar para as ações simples, objetivas e propositivas.

Visa identificar os pontos fortes e fracos, as oportunidades mais vantajosas e as ameaças mais importantes do ambiente competitivo, torna-se possível traçar planos de atuação do negócio

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Benchmarking

Benchmarking tem o objetivo de identificar oportunidades de melhoria da eficiência operacional e de desenvolvimento de produtos, o benchmarking é fundamental para comparar capacidades, aumentar o conhecimento da organização, trazer novas ideias e facilitar o compartilhamento de informações e, consequentemente, garantir o seu sucesso.

Fazer com que os gestores comparem o desempenho de seus produtos e/ou processos com as principais organizações de referência e, internamente, com outras áreas da empresa que realizam atividades similares, faz com que sejam identificados os pontos que precisam ser melhorados. Ao identificá-los, as empresas buscam melhorias por meio da inovação, adaptando e incorporando novas práticas às suas operações.

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Gerenciamento do Relacionamento com Clientes (CRM)

O CRM é utilizado para melhor compreensão do grupo de clientes de uma organização, o Gerenciamento do Relacionamento com Clientes auxilia na identificação e na resolução de problemas específicos de forma rápida e eficaz, proporcionando a implementação de mudanças de acordo com as necessidades de cada caso.

O CRM permite que a organização faça um estudo sobre cada cliente, coletando e gerenciando dados que fornecem insights sobre comportamento e necessidades dos consumidores, permitindo planejar estratégias exclusivas para determinados segmentos.

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6 Sigma

A ferramenta 6 Sigma é utilizada para estabelecer metas de desempenho, organizar e mobilizar times a fim de atingir altos níveis de melhorias nos processos gerenciais da organização.

Após a identificação das oportunidades críticas da organização, o Six Sigma ajuda os gestores a atingirem qualidade superior, de maneira rápida e eficiente, por meio do estabelecimento de responsabilidades e metas.

Dividido em cinco etapas, o Six Sigma é utilizado para a resolução de problemas, o desenvolvimento de soluções e a adoção de novos hábitos organizacionais, da seguinte forma:

1. definir – identificar as necessidades, isolar o problema e estabelecer metas concretas;
2. medir- identificar fontes de informação e obter dados;
3. analisar- desenvolver hipóteses e identificar as variáveis mais importantes;
4. melhorar – gerar soluções e transformá-las em ações;
5. controlar- desenvolver processos de monitoramento para assegurar o desempenho contínuo de alta qualidade.

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KANBAN

Uma vez utilizado para facilitar os processos de entrega e produção, o Kanban indica, por meio de cartões, caixas ou sistemas eletrônicos integrados, maior controle da linha de produção de uma organização.

Responsável pelo ritmo da produção de uma empresa, o método é dividido em duas categorias de atuação: o Kanbande Produção, que circula entre o setor fornecedor e o produtivo e indica as demandas de cada item e o Kanban de Movimentação (ou de Transporte), que gerencia a movimentação física dos produtos.

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Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe, o Diagrama de Ishikawa permite a organização do raciocínio, com o intuito de estruturar, em uma escala de importância, causas dos problemas de uma organização e oportunidades de melhorias e crescimento.

Parte do grupo das sete ferramentas da qualidade, o diagrama é utilizado no gerenciamento e controle da qualidade organizacional, sendo, assim, um instrumento prático para avaliação dos processos da empresa.

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Failure Mode and Effect Analysis(FMEA)

Importante ferramenta para identificação de falhas e desenvolvimento de soluções, o FMEA facilita a sistematização de atividades com o objetivo de detectar problemas e analisar os impactos nos processos e produtos da organização.

Aplicado para diminuir a ocorrência de falhas e riscos de erros e, consequentemente, para aumentar a confiabilidade dos produtos e serviços oferecidos, o FMEA é separado em quatro categorias, sendo elas:

1. Design: que avalia o projeto de produção com o objetivo de evitar falhas no produto;
2. Processos: que analisa o planejamento e a execução dos projetos;
3. Sistemas: que considera os sistemas e subsistemas nas fases conceituais e de projeto;
4. Serviços: que analisa os processos gerenciais dos serviços antes de chegarem ao consumidor final, identificando tarefas críticas e estabelecendo melhorias.

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Se você deseja alcançar um objetivo de forma rápida e eficiente, o melhor recurso é utilizar o planejamento. Assim você obtém mais clareza e visão para a tomada de decisão. Ao realizar um planejamento, mesmo que simplificado, as chances de alcançar o objetivo são muito mais efetivas.

Com o planejamento o gestor de um projeto poderá controlar melhore as situações e imprevistos que surgirem, terá uma visão geral do que deve ser feito, vai saber utilizar melhor os recursos que tem e que são limitados e, por fim, será um gestor proativo, isto é, ter em mente o que poderá acontecer e tomar medidas preventivas.

Quanto melhor for sua capacidade de planejar mais sucesso você terá em sua vida pessoal e profissional. Para que aprimore sua capacidade de planejar sugiro a leitura do Livro Planejamento Organizacional.

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Autor: José Sérgio Marcondes – CES
Especialista e Consultor em Segurança Privada
CEO/Diretor IBRASEP

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Indicação de Artigos Complementares

Sugiro a leitura dos artigos a seguir como forma de complementar o aprendizado desse artigo.

Gestão Estratégica: O que é? Conceito Planejamento Gestão Estratégica

Gestão: O que é, O Que faz, Conceitos e os 3 Tipos de Gestão

Gestão Organizacional/ Empresarial. O que é? Funções

Gestor: O que é, O que faz, Qual é o papel e Como ser um Bom Gestor

Gerente Organizacional: Conceitos, Função, Perfil e Atribuições

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Dados para Citação Artigo

MARCONDES, José Sérgio (16 de fevereiro de 2021). Ferramentas de Gestão: O que são, para que servem, quais as principais?. Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: https://gestaodesegurancaprivada.com.br/ferramentas-de-gestao-o-que-sao-para-que-servem-principais/– Acessado em (inserir data do acesso).

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Referências Bibliográficas