Facilities Management: O que é? Definições, Tipos e Atividades

Facilities Management é o termo utilizado para definição de gestão de serviços, visa a gestão da prestação de serviços (Facilities Services) de forma integrada e otimizada, com foco na coordenação de espaços, infraestruturas, pessoas e organizações.

Tem como objetivo principal fornecer ao menor custo possível conforto, higiene, segurança, manutenção e infra estrutura, permitindo que os contratantes possam desempenhar as suas funções de forma produtiva e dedicada.

“Facilities” refere-se a serviços prestados de maneira terceirizada, tendo como objetivo a otimização do trabalho dos contratantes, com foco na coordenação de espaços, infraestruturas, pessoas e organizações.

Por José Sérgio Marcondes.
Postado 25/06/2020

1. O que é Facilities?

O termo facilities em inglês facility ou em seu plural facilities tem origem no latim comfacio – fazer e facilis – fácil.

Da tradução do inglês significa instalações, além de facilidade, habilidade e docilidade, já a expressão Facilities Management, significa gestão de facilidades.

A palavra facilidade, do inglês “facilities” e do latim “facilitas”, denomina o ato de auxiliar e tornar mais fácil alguma ação (QUINELLO e NICOLETTI, 2006).

“Facilities” podem ser compreendida como serviços prestados de maneira terceirizada, tendo como objetivo a otimização do trabalho dos contratantes, com foco na coordenação de espaços, infraestruturas, pessoas e organizações.

Atualmente o termo Facilities esta mais associada à prestação de serviços em escritórios, centros comerciais e de serviços, indústrias, hospitais, hotéis e condomínios.

A IFM – International Facility Management Association – Define a Facilities Management (Gestão de Facilidades) como a “integração de processos, dentro de uma organização, para manter e desenvolver serviços que apoiam e melhoram a eficácia de suas atividades primárias”.

2. Principais Atividades do Setor de Facilities

Os principais tipos de atividades do setor de facilities são:

• Manutenção Fabril;
• Manutenção Predial;
• Paisagismo;
• Limpeza;
• Descarte de resíduos;
• Alimentação;
• Serviços de entrega;
• Correios e malotes;
• Segurança Patrimonial;
• Zeladoria;
• Serviços de Portaria;
• Bombeiro Civil;
• Recrutamento, Seleção e Treinamento;
• Assistência Médica;
• Tecnologia da Informação;
• Etc.

3. Definição de Facilities Management

Facilities Management é o termo utilizado para definição de gestão de serviços, visa a gestão da prestação de serviços (facilities services) de forma integrada e otimizada, com foco na coordenação de espaços, infraestruturas, pessoas e organizações.

Facilities Management, em português, Gestão de Facilidades, é o termo utilizado para definição de gestão de serviços ou gestão de facilidades. Que tem como objetivo principal fornecer ao menor custo possível conforto, higiene, segurança, manutenção e infra estrutura, permitindo que os contratantes possam desempenhar as suas funções de forma produtiva.

Segundo Lord et al. (2001) o termo “Facilities Management ” (Gestão de Facilidades) surgiu para descrever o crescimento de práticas de terceirização dos serviços bancários, responsáveis pelo processamento de cartões de créditos e outras transações na década de 60.

Segundo o Centro de Facilities Management da Universidade de Strathclydeas Facilities, “Facilities Management” podem ser definidas como um processo pelo qual uma organização entrega e sustenta um ambiente de trabalho de qualidade e oferece serviços de suporte de qualidade para atender aos objetivos da organização ao melhor custo (ALEXANDER, 1994).

Uma definição mais recente define Facilities Management como “a integração de atividades multidisciplinares dentro do ambiente construído e a gestão de seu impacto sobre as pessoas e o local de trabalho” (BARRETe BALDRY, 2003).

De acordo com Edum-Fotwe et al. (2003) o sucesso da gestão de Facilities depende da habilidade de identificar, comunicar e administrar oportunidades para dar suporte aos objetivos organizacionais quando esses precisam passar por mudanças de demanda dos ocupantes.

De qualquer maneira, a gestão da Facilities nunca pode ser considerada estática como o ambiente físico onde ela se encontra (MARANHÃO e MACIEIRA, 2008).

4. História Facilities Management

Os mais remotos registros da história da civilização humana indicam que o homem sempre buscou uma forma de organização visando os seus objetivos, seja individual ou coletivo.

Os grandes empreendimentos humanos, registrados a partir das primeiras civilizações, evidenciam que já se buscava um modelo de organização que permitisse o domínio sobre a natureza e os meios físicos de que dispunha, incluindo o seu próprio trabalho e o seu conhecimento (PEREIRA, 1995).

Com o passar dos anos, esse modelo organizacional foi evoluindo, até que houve o surgimento do fenômeno empresarial e, em consequência, dos modelos de gestão empresarial.

Esse fato ocorreu principalmente a partir da Segunda Revolução Industrial, nas últimas décadas do século XIX. Assim, como não havia até então um padrão de gestão que orientassem a produção em larga escala, os próprios inventores-empreendedores assumiam a tarefa de organizar o processo produtivo (PEREIRA, 1995).

Em resposta a mudanças turbulentas no ambiente de negócios, a influência generalizada de tecnologia da informação, mais independência e uma voz mais forte para os trabalhadores, fez com que surgisse a necessidade de um novo “sistema”, sendo esse denominado de Facilities (ALEXANDER, 1994).

Nesse contexto, a palavra facilidade, do inglês “facilities” e do latim “facilitas”, denomina o ato de auxiliar e tornar mais fácil alguma ação (QUINELLO e NICOLETTI, 2006).

Segundo Lord et al. (2001) o termo “Facilities Management” (Gestão de Facilidades) surgiu para descrever o crescimento de práticas de terceirização dos serviços bancários, responsáveis pelo processamento de cartões de créditos e outras transações na década de 60.

5. Tipos de Facilities Services

Os serviços coordenados e supervisionados pelas equipes de gestão de Facilities são referidos por “facilities services” (serviços de facilidade).

Existe uma série de serviços que podem ser atendidos por Facilities, dependendo, é claro, da linha de operações que a empresa atua.

Tipos de serviços oferecidos por serviço (serviços destinados aos clientes, de engenharia, de sustentabilidade e voltados para a pesquisa acadêmica), e de acordo com a sua complexidade (hard services e soft services).

5.1 Facilities Services baseados na tipologia

Os serviços baseados na tipologia são frequentemente divididos em

1 – Ao cliente, sendo aqueles de suporte interno aos departamentos e funcionários de uma organização, como serviços de arquivamento e destruição de documentos confidenciais; restauração e fornecimento de alimentos; gestão de segurança e hospitalidade.

2-De engenharia, sendo aqueles responsáveis pela manutenção técnica das instalações e a realização de projetos técnicos da empresa.

3- De gestão energética e sustentabilidade, estando incluídos aqueles capazes de gerir os consumos de energia e água da organização, contribuindo para a sustentabilidade ambiental.

4- De pesquisa acadêmica, sendo, nesse caso, um ramo que tem se expandido, uma vez que a concentração de equipamentos em um único laboratório permite a economia dos recursos públicos e a concentração do conhecimento, permitindo a entrega de resultados com mais eficiência.

5.2 Facilities Services baseados na complexidade

Já em termos de complexidade, os Facilities Services são divididos em:

1-Hard services, que englobam os serviços de maior complexidade técnica, envolvendo projetos e manutenção de instalações críticas, como manutenção nas redes e cabines de alta tensão; projetos e construção de rede elétrica; centros de dados; postos de transformação; manutenção de sistemas contra incêndios; segurança; dentre outros.

2-Soft services, que incluem serviços mais correntes e de menor complexidade, geralmente estando associados a serviços de conservação dos espaços e equipamentos de organização, tais como serviço de recepção; de cozinha; jardinagem; serviços de telefonia; limpeza diária e as pequenas reparações.

6. Vantagens e Desvantagens Facilities Services

Para todos os Facilities Services existem vantagens e desvantagens na sua contratação.

Em relação às vantagens a empresa contratante pode manter o foco em sua principal atividade, há economia de tempo e redução de custos com tecnologia e equipamentos, permitindo o investimento nos processos fundamentais para a geração de resultados.

Além de contar com uma equipe especializada e bem treinada, economiza em logística e encargos trabalhistas e pode diminuir a estrutura de seu departamento de recursos humanos.

No entanto, algumas desvantagens podem existir, tais como a ausência de sinergia da equipe externa em relação à empresa contratante, uma vez que para o funcionário terceirizado a empresa contratante não é sua empregadora direta, podendo ocorrer falta de comprometimento.

Outro ponto é a falta ou redundância de supervisão, já que em alguns casos falta clareza sobre quem é o responsável pela supervisão do trabalho terceirizado. E pode ocorrer perda da capacidade interna para realização das tarefas terceirizadas (ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE FACILITIES ABRAFAC, 2018).

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José Sérgio Marcondes

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8. Dados para Citação em Trabalhos

MARCONDES, José Sérgio (25 de junho de 2020). Facilities Management: O que é? Definições, Tipos e Atividades. Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: https://gestaodesegurancaprivada.com.br/facilities-management-definicoes-tipos – Acessado em (inserir data do acesso).

9. Referencias Bibliográficas

Silveira, Fernanda Pereira da FMVZ – Gestão de facilities e sua importância na pesquisa: análise preliminar da experiência da FMVZ/USP / FernandaPereira da Silveira. – 2018. 48 f. : il.

PEREIRA, H.J. Os novos modelos de gestão: análise ealgumas práticas em empresas brasileiras. 1995. 297 p. Tese apresentada ao Curso de Doutorado em Administração de Empresas da Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getúlio Vargas, São Paulo, 1995.

ALEXANDER, K. Facilities management: theory and practice. outledge.2013. 196 p.

QUINELLO, R. e NICOLETTI, J.R. Gestão de Facilidades. Aprenda como a integração das atividades de infra-estrutura operacional de sua empresa pode criar vantagem competitiva. Novatec, 2006. 17 p.

LORD, A. et al. Emergent behavior in a new market: facilities management in the UK. InternationalConferenceofthe Manufacturing Complexity Network, v. 2, p. 357-372, 2001.

BARRET, P. e BALDRY, D. Facilities Management. Wiley. 2003. 300 p.

MARANHÃO, M. eMACIEIRA, B.M.E. O processo nosso de cada dia: modelagem de processos de trabalho. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2008. 250 p.

EDUM-FOTWE, F.T. et al.Designing Facilities management needs into infrastructure projects: Case from a major hospital. Journal of Performance of Constructed Facilities ASCE, v. 17, n. 1, p. 45-50, 2003.

Mc GREGOR, W.; THEN, D. S. S. Facilitities Management and the Business of Space.London: Arnold, 1999. 248p.

TEICHOLZ, P.M. BIM for facilities management. New Jersey: Hoboken, 2013. 54 p.

MOTA, P.P. e RUSCHEL, R.C.Identificação do conhecimento acadêmico de BIM integrado ao gerenciamento de facilities. XVI Encontro Nacional de Tecnologia do Ambiente Construído – ENTAC, p. 4951-4962, 2016.