Estratégia Antifraude – Pilares da Estratégia Antifraude nas Organizações.

Para prevenir, detetar e corrigir as ocorrências de fraudes, é necessário que a organização empresarial estabeleça uma estratégia antifraude que vise a adoção de medidas antifraudes eficazes e proporcionais ao riscos identificados.

A estratégia antifraude deve ter como objetivo promover uma cultura de prevenção, detecção e correção da fraude, com base no princípio da “tolerância zero” para a prática de atos ilícitos e situações de fraude e na aplicação dos princípios de cultura ética por parte de todos os dirigentes e colaboradores da organização.

Pilares da Estratégia Antifraude:

1. Prevenção: a prevenção do risco de fraude passa pela avaliação de riscos da sua ocorrência e na adoção de medidas preventivas de controle;
2. Detecção: refere-se a capacidade proativa de identificar indícios da prática de fraude com a maior brevidade possível.;
3. Correção: esta relacionada a adoção de medidas eficazes e proporcionais a ameça identificada, para a correção de casos detectados de fraude ou suspeita de fraude.

Dissuasão: capacidade de desestimular atos fraudulentos em função das medidas de controles implementadas e das prováveis consequências negativas ao fraudar em caso de descoberta da fraude.

A estratégia antifraude visa a implementação um sistema de gestão e controles capazes de mitigar efetivamente a possibilidade de ocorrência de situações de fraudes.

O sistema antifraude deverá dar ênfase à qualidade dos controles, ao exercício da supervisão (quer sobre as atividades exercidas pelos colaboradores, quer sobre as tarefas delegadas outras organizações), bem como à segregação de funções.

Os controlos destinados a prevenir e a detetar a fraude devem ser rigorosos, abrangentes e terem com base os resultados da avaliação de risco.

Primeiro pilar da estratégia: Prevenção

Dadas as dificuldades em provar comportamentos fraudulentos e em reparar os danos a reputação é recomendável apostar numa política de forte compromisso na prevenção, detecção e comunicação, porquanto a sua divulgação poderá até alterar comportamentos de potenciais fraudadores.

A prevenção visa a redução da possibilidade da ocorrência de fraude através da implementação de um sistema de gestão e controle robusto, associado a uma avaliação de risco de fraude pró-ativa, estruturada e orientada, bem como à existência de uma política de formação e sensibilização abrangente que promova o desenvolvimento de uma cultura de ética para combater a racionalização de comportamentos.

Ações a desenvolver:

• Elaboração formal de uma Política Antifraude;
• Criação de um código de ética e conduta;
• Elaboração do Plano de Gestão de Riscos de Fraudes;
• Definição de responsabilidades;
• Segregação de funções no âmbito dos sistemas de gestão e controles;
• Implementação de mecanismos de comunicação sobre os novos sinais de alerta e indicadores de fraude;
• Definição de políticas de recursos humanos e de formação de multiplicadores para divulgação da política e procedimentos antifraudes, visando uma maior consciência sobre a fraude e as suas implicações;
• Definição de procedimentos relativos a denuncia de fraude pelos colaboradores;
• Definição de regras adequadas para proteção de colaboradores de sanções no caso de comunicação de situações irregulares ou suspeitas de fraudes.

Segundo pilar da estratégia: Deteção

Conforme referido anteriormente, um sistema de gestão e controle que funcione adequadamente e que se baseie em instrumentos de apoio à detecção de irregularidades e casos de suspeita de fraude, configura um importante mecanismo de detecção da fraude.

Assim, e tendo em vista a detecção de irregularidades e casos de suspeita de fraude, no âmbito da execução das suas funções as organizações devem:

• Ponderar os resultados da avaliação de risco de forma que, as áreas de maior risco sejam contempladas nos controles/auditorias;
• Realizar verificações cruzadas de informação junto de terceiros em casos de suspeita de fraude;
• Utilizar uma ferramenta específica e adequadas para identificar situações suscetíveis de risco de fraude, conflito de interesse ou irregularidade, bem como fazer acompanhamento da informação fornecida por essa ferramenta, de modo a que no âmbito da realização das verificações sejam ponderados os sinais de alerta e indicadores de fraude;
• Elaborar e monitorar uma listagem sobre esquemas fraudulentos, de modo a que no âmbito das verificações sejam referenciadas situações que indiciam risco de fraude elevado;
• Sensibilizar os colaboradores, nomeadamente os que executam os controles/auditorias, sobre situações de fraude;
• Adotar uma política de recursos humanos adequada;
• Monitorar o cumprimento do código de ética e conduta;
• Definir procedimentos de comunicação e gestão de denúncias;
• Considerar no âmbito dos controles/auditorias as denúncias efetuadas.

Terceiro pilar da estratégia: Correção e mecanismos de reporte

As organizações deverão estabelecer procedimentos para o seguimento de qualquer caso de irregularidade e suspeita de fraude relacionado com a recuperação de fundos aplicados de forma fraudulenta, que incluam os seguintes aspetos:

• Registo de irregularidades e casos de fraude;
• Investigação da origem e causa da frade;
• Comunicação de irregularidades, suspeitas de fraude e casos de fraude as autoridades competentes;
• Aplicação de medidas de controle, correção e prevenção;
• Aplicação das medidas disciplinares cabíveis;
• Acompanhamento do processo administrativo e judicial das irregularidades.

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José Sérgio Marcondes – Editor

Referencia Bibliográfica:

Norma Nº 04/AD&C/2015-ESTRATÉGIA ANTIFRAUDE E AVALIAÇÃO DO RISCO DE FRAUDE – PT – 2015