Compliance – O que é? Conceitos, Abrangência, Elementos e Benefícios.

Compliance empresarial ou corporativo é um conjunto de estruturas, políticas, regras e procedimentos implementados na organização visando assegurar a conformidade do seu funcionamento à legislação vigente e pertinente, às suas normas e procedimentos internos, aos requisitos contratuais e aos padrões éticos desejáveis para o ramo de negócios que atua.

O que é compliance?

O termo compliance tem origem no verbo em inglês to comply, que significa
cumprir, satisfazer, realizar. Porém, a tradução mais adequada para esse termo provavelmente seria conformidade.

Já conformidade, pode ser definida como o atendimento das especificações ou requisitos legais, contratuais, normativos ou procedimentais exigíveis, pretendidos, prometidos ou previamente estabelecidos.

Compliance pode ser definido como “ato de cumprir, de estar em conformidade e executar regulamentos internos e externos, impostos às atividades da instituição, buscando mitigar o risco atrelado à reputação e ao regulatório legal.” Vanessa Alessi Manzi.

Conceitos de Compliance

Compliance é uma opção gerencial de autogestão e de auto-organização empresarial, que possibilita as organizações identificarem melhor os riscos de conformidade envolvidos na sua atuação e a necessidade de adequação de seu funcionamento aos padrões exigidos por órgãos reguladores ou definidos pela própria organização.

Quando se fala em compliance, está-se referindo aos sistemas de controle internos que servem para proporcionar maior segurança à empresa quanto às suas operações, possibilitando uma atuação correta e adequada no meio em que atua, protegendo-a contra os riscos de corrupção e fraudes, por meio de elaboração e atualização de normas e procedimentos internos.

Por meio dos programas de compliance, os colaboradores da organização reforçam seu compromisso com os valores e objetivos ali explicitados, primordialmente com o cumprimento da legislação.

Programas de compliance podem abranger diversas áreas, como corrupção, governança, fiscal, ambiental e concorrência, dentre outras, de forma independente ou agregada.

Objetivos da Compliance

• Permitir que as empresas busquem orientar-se por padrões e modelos de condutas e práticas voltadas à preservação da ética e da integridade;

• Proteger a imagem da empresa, inibir a ocorrência de fraudes internas ou externas, e afastar a empresa do risco de sofrer penalizações por entes reguladores, judiciais e demais autoridades públicas;

• Dar suporte da organização quanto à regulamentação local, bem como políticas e normas específicas do setor em que atua, buscando manter os mais altos padrões éticos;

• Prevenir que a empresa promova a corrupção ou viole a livre concorrência, seja de forma direta ou indireta, em todas as suas áreas e níveis de atuação.

Compliance e a Legislação Anticorrupção

A Compliance deve estabelecer processos e controles para prevenir que a empresa promova a corrupção ou viole a livre concorrência, seja de forma direta ou indireta, em todas as suas áreas e níveis de atuação.

Após o advento da Lei 12.846/13 (a Lei Anticorrupção Brasileira), que trouxe severas penas às organizações que incorram na prática de atos contra a administração pública nacional ou estrangeira, observou-se a necessidade urgente de ajustes nos controles internos das organizações empresariais a fim de se evitar que essas sejam, direta ou indiretamente, agentes de corrupção ou permitam que as suas estruturas e recursos sejam utilizados para práticas de suborno.

A legislação trouxe, inclusive, parâmetros que merecem ser observados na estruturação dos programas de integridade, com vistas a que as empresas gozem de benefícios legais caso sejam alvo de imputação de responsabilidade por práticas de corrupção.

Programas de de compliance efetivos passam, portanto, a ser imprescindíveis para prevenir riscos de práticas de corrupção e reduzir as penalidades aplicáveis às empresas que porventura se vejam direta ou indiretamente envolvidas em processos de responsabilização por corrupção.

Abrangência dos programas de compliance

Os programas de compleance devem ser o mais abrangente possível, a fim de tratar simultaneamente os diversos aspectos legais, normativos e procedimentais existente na organização.

Para isso, cada organização deve levar em consideração suas próprias particularidades quando da implementação de um programa de compliance.

A estratégia mais ampla deve ser a de incorporar o compliance à cultura de negócios da organização, de modo que não seja possível dissociar seu comprometimento com a observância das leis e de suas políticas e normas internas.

O programa de compliance não deve ser visto como um entrave para o alcance das metas de performance e sim como parte das regras fundamentais do negócio.

Quem pode se beneficiar de compliance?

Além da própria organização, a adoção de programas de compliance beneficia terceiros, entre eles investidores, consumidores e parceiros comerciais, na medida em que garante que os mercados permaneçam competitivos, previne a ocorrência de infrações e danos delas decorrentes e evita perda de valor da empresa.

Para as autoridades governamentais, a prevenção é sempre preferível à repressão e representa menor custo à sociedade.

Em linhas gerais, a sociedade, a economia e a concorrência como um todo se beneficiam de programas de compliance.

Benefícios do programa de compliance

A- Prevenção de riscos corporativos

A adoção de programas de compliance identifica, mitiga e remedia os riscos de violações da lei, normas e procedimentos, logo de suas consequências adversas.

B- Identificação antecipada de problemas

A conscientização promovida pelos programas de compliance acerca das condutas indesejadas dos colaboradores, permite a identificação de violações à lei, normas e procedimentos mais rapidamente, favorecendo pronta resposta pela organização.

C- Reconhecimento de ilicitudes em outras organizações

A conscientização promovida pelos programas de compliance permite que os colaboradores identifiquem sinais de que outras organizações, como concorrentes, fornecedores, distribuidores ou clientes, possam estar infringindo a lei.

Essa identificação é relevante na medida em que relacionar-se com terceiros que violam a legislação pode ser prejudicial para organização quando da análise das infrações, especialmente a depender de nível de envolvimento.

D- Benefício a reputação da organização

Ações afirmativas de incentivo à conformidade com a lei, normas e procedimentos, são parte essencial de uma cultura de ética nos negócios, que resulta em benefícios para a reputação da organização e sua atratividade para fins promocionais, de recrutamento e de retenção de colaboradores.

Essas ações tendem a aumentar a satisfação e o comprometimento no trabalho e o senso de pertencimento e identificação com a organização.

O comprometimento com a observância das leis e nomas também inspira confiança em investidores, parceiros comerciais, clientes e consumidores que valorizam organizações que operam de forma ética.

As organizações que têm programas de compliance instalados são cada dia mais consideradas atraentes como parceiros de negócios e como boas instituições para se trabalhar.

E- Conscientização dos funcionários

Colaboradores cientes das políticas, normas e procedimentos da organização, estão em melhor posição para fazer negócios sem receio de violar as leis, assim como para procurar a organização caso identifiquem possíveis questões suspeitas de irregularidades.

O receio de violar as leis, normas e procedimentos – notadamente quando envolvido risco legais – pode intimidar os colaboradores e eventualmente desestimular prática de ato ilícitos.

F- Redução de custos e contingências

A adoção de um programa de compliance pode evitar que a organização incorra em custos e contingências com investigações, multas, publicidade negativa, interrupção das atividades, perda de contratos, indenizações, impedimento de acesso a recursos públicos ou de participação em licitações públicas, etc.

Além de despesas judiciais e administrativas, investigações requerem a alocação de recursos humanos e financeiros que de outra forma poderiam ser empregados na atividade-fim da organização.

Danos à sua reputação da organização podem ser sentidos antes mesmo do desfecho do processo, somente por estarem sob investigação, refletindo-se em perda de clientes, oportunidades de negócios, investimentos, valor de mercado, etc.

Elementos essenciais do Programa de Compliance

Os riscos a que uma organização pode estar exposta variam de acordo com seu tamanho, posição de mercado, área de atuação, objetivos, etc. Por esta razão, não há um modelo único de programa de compliance.

Cada programa de compliance deve respeitar as peculiaridades de cada organização e ser previsto constantemente de modo a contemplar novos riscos que eventualmente possam surgir, como aqueles decorrentes de operações de fusões e aquisições, da introdução de um novo produto no mercado ou da entrada em um novo mercado.

Apesar de possuir características inerentes a cada organização, dependendo
essencialmente da cultura organizacional, os programas de compliance possuem elementos que podem ser considerados como requisitos indispensáveis a todas as organizações, independente de sua cultura, setor de atuação, tamanho e estrutura.

1- Estabelecer padrões de conduta, políticas e procedimentos internos.

Essas serão as ferramentas essenciais para a base de um bom programa de compliance.

Precisam, portanto, ser desenvolvidas levando em consideração a cultura organizacional, o meio em que a organização atua e o perfil dos profissionais que fazem parte dela.

Acima de tudo, porém, tais normas internas devem ser divulgadas a todos os colaboradores em todos os níveis da organização e, para garantir que a comunicação seja feita de forma eficiente, é indispensável que tais documentos estejam em linguagem de fácil assimilação e na língua materna do leitor.

A divulgação dessas normas, sempre que possível, deve ser feita de forma presencial, com treinamentos e possibilidade de questionamentos e esclarecimento de dúvidas.

2- Nomeação formal de um responsável pelo programa (Compliance Officer)

Ainda que a dedicação não seja em tempo integral, o que dependerá principalmente do porte da organização, é de extrema importância a designação formal de colaborador como responsável para os assuntos de compliance e sua autoridade deve ser suportada pelo CEO, presidente ou membros do conselho da organização.

3- Formação de um Comitê de Compliance

As boas práticas de mercado vêm considerando que o profissional de compliance não é suficiente para garantir um ambiente totalmente aderente às normas, políticas e procedimentos estabelecidos.

A formação de um Comitê de Compliance é considerado, assim, um diferencial importante que torna as atividades de compliance ainda mais consistentes.

O comitê deve ser composto, preferencialmente, por indivíduos de diversos departamentos, com perfil condizente a essa função, que consigam transmitir o espírito do programa para toda a organização.

4- Treinamento em Compliance

Outro elemento essencial é o treinamento dado aos colaboradores. É por meio dele que se consegue realmente atingir o público alvo e conquistar a colaboração da grande maioria no desenvolvimento de um compliance eficaz.

5- Monitoramento e auditoria

Apesar de termos similares, são trabalhos totalmente distintos. A auditoria é um método formal, com escopo e critérios bem definidos, realizado de forma independente da gestão e com isenção total de interesses.

Já o monitoramento é um procedimento do dia a dia, usado para auxiliar a identificar aspectos operacionais, sem a necessidade de ser independente.

6- Investigação e reporte

Conseguir encorajar que denúncias sejam feitas de forma voluntária por colaboradores demonstra enorme confiança na estrutura desenvolvida para o programa de compliance, especialmente quando consegue transmitir a garantia de não retaliação e os denunciantes verificam o resultado da denúncia.

7- Medidas disciplinares

Nenhum programa de compliance terá êxito sem que haja incentivos e, principalmente punições em caso de descumprimento das normas estabelecidas.

Portanto, todas as políticas e procedimentos devem trazer também suas respectivas medidas disciplinares, a forma como o não cumprimento será punido.

Não apenas isso, a falta de comunicação de uma irregularidade da qual comprovadamente se tenha conhecimento também deve prever punições.

Tais punições precisam ser justas e adequadas ao grau de seriedade da irregularidade e devem ser aplicadas com consistência e em concordância com as legislações trabalhistas.

8- Reação e prevenção.

Não basta a criação de um canal eficiente de denúncias e o incentivo para que elas ocorram de forma espontânea.

A resposta com investigações, correções e punições quando for o caso é essencial para manter a credibilidade do programa de compliance e de seus profissionais.

A falha em reagir às denúncias pode não apenas colocar em risco o bom funcionamento da organização como, pior ainda, estimular a exposição indevida e distorcida de uma má conduta, irregularidade ou ilegalidade da organização.

Essa exposição pode ocorrer apenas internamente, envolvendo outros colaboradores, mas a maior preocupação se dá quando ela ocorre
externamente, envolvendo autoridades e/ou veículos de comunicação.

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José Sérgio Marcondes – Editor

Referencias Bibliográficas

Instituto Brasileiro de Governança Corporativa, Compliance à luz da governança corporativa. São Paulo, SP : IBGC, 2017. (Série: IBGC Orienta).

Guia para Programas de Compliance, Conselho Administrativo de Defesa Econômica (Cade). Brasília/DF, 2016.

Ética e compliance nas empresas de outsourcing / Wilde Cunha Colares; orientador Daniel Martins Boulos. – São Paulo: Insper, 2014

Guia Como Estruturar um Compliance Empresarial, Sindicato da Indústria da Construção Civil no Estado do Paraná Curitiba, PR, 2016.