Administração de Materiais: O que é? Funções, Processos e Práticas

A administração de materiais é uma das áreas mais importantes dentro de uma empresa, especialmente se ela trabalha com estoques, produção ou prestação de serviços. Trata-se de um conjunto de atividades que envolvem a gestão de todo o ciclo de vida dos materiais, desde a aquisição até a disposição final.

É preciso saber quando e quanto comprar, onde armazenar, como controlar o estoque, entre outras atividades que demandam conhecimentos específicos e habilidades técnicas. Uma boa administração de materiais pode trazer benefícios como redução de custos, otimização de processos, melhorias na qualidade e aumento da produtividade.

Neste artigo, vamos discutir o que é administração de materiais, qual é a sua importância para as organizações e quais são as principais atividades envolvidas nessa área. Se você quer saber mais sobre esse tema e como ele pode ajudar a sua empresa a crescer, continue lendo e descubra tudo o que precisa saber sobre a administração de materiais.

Por José Sérgio Marcondes.
Postado 15/06/2020 e atualizado 17/02/2023

O que é a administração de materiais?

Administração de materiais é uma área da administração responsável pelo gerenciamento de materiais utilizados por uma organização em seus processos produtivos ou de prestação de serviços. Essa área é responsável pela função administrativa de planejar, organizar, controlar e executar as atividades relacionadas à aquisição, armazenamento, movimentação, transporte e distribuição de materiais na organização.

O objetivo principal da administração de materiais é garantir o suprimento adequado de materiais para as operações da organização, ao menor custo possível e com a qualidade exigida. Para isso, é necessário realizar um planejamento eficiente de compras, armazenamento e logística, a fim de evitar desperdícios e reduzir os custos operacionais.

O que é um administrador de materiais?

O administrador de materiais é um profissional responsável por gerenciar todas as atividades relacionadas à gestão de materiais dentro de uma empresa, desde o planejamento da aquisição até o descarte final. Seu objetivo principal é garantir a disponibilidade dos materiais necessários para as atividades da empresa, ao mesmo tempo em que busca otimizar o uso dos recursos e reduzir custos.

Esse profissional precisa ter conhecimentos sólidos em áreas como logística, suprimentos, controle de estoque, planejamento de compras, entre outras. Além disso, é importante que ele esteja atualizado em relação às tendências e tecnologias relacionadas à área de gestão de materiais.

O administrador de materiais tem como principais responsabilidades planejar a aquisição de materiais, realizar a gestão do estoque, definir fornecedores e negociar condições comerciais, controlar a qualidade dos materiais adquiridos, garantir a conformidade das atividades de gestão de materiais com as normas e regulamentações aplicáveis, desenvolver e implementar políticas e procedimentos para a gestão de materiais, entre outras.

Definição de administração de materiais

Administração de materiais pode ser definida como o seguimento da administração voltado para o planejamento, organização, coordenação e controle dos meios necessários, ao suprimento de materiais imprescindíveis ao bom funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.

O bom gerenciamento de materiais é fundamental para empresas que desejam alcançar a excelência operacional e garantir a satisfação dos clientes. Trata-se de uma disciplina que abrange desde a identificação das necessidades de materiais, passando pela sua aquisição, armazenamento e movimentação, até o uso e descarte adequados. Uma gestão eficiente de materiais pode garantir o fluxo contínuo de insumos e produtos, a redução de custos e o aumento da eficiência operacional.

Para que serve a administração de materiais?

A administração de materiais é uma atividade essencial para o bom funcionamento de qualquer organização que trabalhe com produção de bens ou prestação de serviços. De forma geral a administração de material serve para:

1. Garantir o suprimento adequado de materiais: é responsável por garantir que os materiais necessários para as operações da organização estejam disponíveis em quantidade suficiente e no momento certo, a fim de evitar atrasos na produção e comprometimento da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
2. Reduzir custos: também tem como objetivo reduzir os custos operacionais relacionados à aquisição, armazenamento e logística de materiais. Isso é feito através do planejamento eficiente das compras, do controle adequado dos estoques e da escolha de fornecedores que ofereçam melhores preços e prazos de pagamento.
3. Controlar o estoque: o controle adequado do estoque é fundamental para evitar desperdícios e reduzir os custos operacionais da organização. A administração de materiais é responsável por definir as políticas de estoque, determinar os níveis mínimos e máximos de estoque e realizar a gestão dos materiais em estoque.
4. Melhorar a qualidade dos produtos e serviços: também tem como objetivo garantir a qualidade dos materiais utilizados na produção dos bens ou serviços oferecidos pela organização. Isso é feito através da seleção adequada de fornecedores, do recebimento e inspeção dos materiais adquiridos e da gestão dos materiais em estoque.

O que faz a administração de materiais?

A administração de materiais gerencia os recursos materiais da organização, ela contribui para otimizar o uso adequado desses, garantindo que eles estejam disponíveis quando necessários e ao mesmo tempo minimizando o impacto dos custos e despesas de estoque na empresa. Isso contribui para a redução dos custos operacionais, o aumento da produtividade e a melhoria da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

Para realizar todas essas atividades, a administração de materiais utiliza ferramentas e técnicas específicas, como softwares de gestão de estoque e compras, técnicas de previsão de demanda e controle de estoque, entre outras.

Quais são os objetivos da administração de materiais?

O principal objetivo da administração de materiais é garantir que a empresa tenha os materiais necessários para a produção ou prestação de serviços, na quantidade certa, no momento certo e com o menor custo possível. Além disso, ela também busca maximizar a eficiência e a eficácia dos processos de armazenamento, movimentação e distribuição dos materiais, visando a redução de perdas, desperdícios e custos.

Os 5 principais objetivos da administração de materiais

1. Preço baixo – este é o objetivo mais óbvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preço de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade;
2. Alto giro de estoques – implica em melhor utilização do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro;
3. Baixo custo de aquisição e posse – dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de controle de estoques, armazenamento e compras;
4. Continuidade de fornecimento – é resultado de uma análise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produção, expedição e transportes são afetados diretamente por este item;
5. Consistência de qualidade – a área de materiais é responsável apenas pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou serviços constituem-se no único objetivo da Gerência de Materiais.

Quais são os pilares da administração de materiais?

Os pilares da administração de materiais são as áreas fundamentais que a compõem e que devem ser gerenciadas de maneira integrada. São eles:

• Compras: envolve a identificação das necessidades de materiais, a seleção dos fornecedores, a negociação dos preços e condições de pagamento, a emissão dos pedidos de compra e o acompanhamento dos prazos de entrega.
• Armazenagem: refere-se à gestão dos espaços de armazenamento dos materiais, o controle de entrada e saída dos materiais no almoxarifado ou depósito, a organização e disposição dos materiais nas prateleiras e racks, e a adoção de medidas de segurança e proteção.
• Controle de estoques: envolve o monitoramento da quantidade de materiais em estoque, a determinação dos níveis de estoque mínimo e máximo, a definição dos pontos de ressuprimento, o controle do giro dos estoques e a prevenção de perdas e desperdícios.
• Distribuição: refere-se ao processo de disponibilizar os materiais para uso interno ou para o cliente final, incluindo a separação dos materiais no almoxarifado, a preparação dos pedidos, a expedição e o transporte dos materiais.

Esses quatro pilares são interdependentes e influenciam diretamente o desempenho da empresa. A administração eficiente dos materiais, por meio da gestão desses pilares, permite que as empresas sejam mais eficientes, reduzam custos, melhorem a qualidade dos produtos ou serviços e aumentem a satisfação dos clientes.

Qual a importância da administração de materiais?

A administração de materiais é muito importante para a empresa, pois permite a gestão eficiente dos recursos materiais, que representam um investimento significativo para a organização. Além disso, uma gestão eficaz dos materiais impacta diretamente a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, a produtividade da empresa e o seu desempenho financeiro.

Os 5 principais benefícios administração de materiais

A administração de materiais é um conjunto de práticas e processos que visa maximizar eficiência no gerenciamento dos materiais de uma empresa, desde a aquisição até o consumo ou venda, gerando vários benefícios para empresa, incluindo:

1. Redução de custos: permite a gestão eficiente dos estoques, evitando a falta ou o excesso de materiais, o que gera redução de custos de armazenamento e de compras desnecessárias.
2. Aumento da produtividade: com a administração adequada dos materiais, é possível garantir que os materiais estejam disponíveis no momento e quantidade certos, sem atrasos ou interrupções na produção, o que aumenta a eficiência e a produtividade da empresa.
3. Melhoria da qualidade: permite o controle e monitoramento dos materiais utilizados na produção, garantindo que sejam de qualidade adequada e atendam às especificações técnicas.
4. Atendimento às demandas do mercado: com uma boa administração de materiais, a empresa pode atender às demandas do mercado com maior agilidade, garantindo a disponibilidade de materiais para produção ou prestação de serviços.
5. Redução de perdas e desperdícios: permite a gestão eficiente dos estoques, evitando perdas e desperdícios de materiais, o que reduz os custos da empresa e aumenta a sua rentabilidade.

Quais são as funções da administração de materiais?

As funções da administração de materiais incluem a gestão dos recursos materiais da empresa, que englobam o suprimento, armazenamento, movimentação e distribuição dos materiais utilizados na produção ou prestação de serviços.

Essas são algumas das principais atividades da administração de materiais, mas a lista pode variar de acordo com a empresa e o setor de atuação. O objetivo é garantir que a empresa possa gerenciar de forma eficiente e eficaz os materiais que utiliza em seus processos produtivos ou de prestação de serviços.

Os 10 processos da administração de materiais

1. Planejamento de compras: Identificação das necessidades de materiais, análise de demanda, previsão de estoque, determinação dos níveis de estoque e definição dos pontos de ressuprimento.
2. Seleção de fornecedores: Busca e seleção de fornecedores confiáveis, negociação de preços e condições de pagamento.
3. Compra de materiais: Aquisição dos materiais necessários para a empresa, de acordo com as especificações e quantidades definidas no planejamento de compras.
4. Recebimento e inspeção de materiais: Verificação da qualidade e quantidade dos materiais recebidos, comparação com as especificações do pedido e resolução de eventuais problemas.
5. Armazenamento de materiais: Organização do estoque de materiais, definição de localização, controle de acesso e inventário.
6. Controle de estoques: Monitoramento dos níveis de estoque, determinação dos pontos de ressuprimento, gestão de estoque de segurança e redução de perdas e desperdícios.
7. Distribuição de materiais: Preparação e envio dos materiais aos setores ou departamentos da empresa, de acordo com as necessidades e demandas.
8. Movimentação de material: refere se ao processo encarregado do controle e normalização das transações de recebimento, fornecimento, devoluções, transferências de materiais e quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material.
9. Controle de qualidade: atividade para garantir que os materiais adquiridos atendam aos requisitos da empresa em termos de qualidade, durabilidade e desempenho.
10. Descarte de materiais: a disposição final dos materiais pode continuar que não são mais utilizados também é uma etapa importante da administração de materiais. O descarte inadequado pode gerar impactos ambientais e financeiros para a empresa, por isso é necessário seguir normas e regulamentações para a correta disposição dos materiais.

Quais as ferramentas mais utilizadas na administração de materiais?

Existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas na administração de materiais, com o objetivo de tornar a gestão dos recursos mais eficiente e eficaz. Algumas das principais ferramentas utilizadas incluem:

• Sistema de controle de estoque: ferramenta que permite o controle dos níveis de estoque de materiais, evitando a falta ou o excesso de estoque, o que reduz custos e aumenta a eficiência da gestão de materiais.
• Planejamento de compras: processo de planejamento e controle das compras de materiais, que envolve a análise das necessidades da empresa, a definição dos fornecedores e a negociação de preços e prazos.
• Análise ABC: técnica de classificação de materiais com base no seu valor e importância, permitindo a gestão prioritária dos materiais mais críticos e a redução de estoque dos menos importantes.
• Just-in-time (JIT): Just-in-time é um método que visa a produção enxuta e eficiente, com o objetivo de reduzir o estoque de materiais e maximizar a eficiência da produção.
• Six Sigma: metodologia de gestão da qualidade que tem como objetivo a redução de defeitos e a melhoria da eficiência, com a utilização de técnicas estatísticas para a análise e melhoria dos processos.
• Kanban: sistema de controle de produção que utiliza cartões de sinalização para indicar a necessidade de produção ou reposição de materiais.

Essas são apenas algumas das principais ferramentas utilizadas na administração de materiais, que podem ser combinadas e adaptadas de acordo com as necessidades e objetivos da empresa.

Conclusão

A administração de materiais é uma área estratégica para empresas que desejam otimizar processos, reduzir custos e melhorar a qualidade dos seus produtos e serviços. Por meio de um planejamento adequado, gestão eficiente de estoques, seleção de fornecedores confiáveis e adoção de ferramentas modernas, é possível obter vantagens competitivas significativas.

Por fim, lembramos que a administração de materiais é um campo em constante evolução, e que é fundamental acompanhar as tendências e inovações tecnológicas para manter a competitividade no mercado. Seja por meio da implementação de sistemas automatizados de gestão, seja por meio de parcerias estratégicas com fornecedores e prestadores de serviços, as empresas que investem em administração de materiais estão mais preparadas para enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades do mundo contemporâneo.

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José Sergio Marcondes – CES – CPSI – Gestor, Consultor e Diretor do IBRASEP. Sou um profissional com competências sólidas nas áreas de segurança privada e gestão empresarial. Conecte comigo nas redes sociais.

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Dados para Citação em Trabalhos

MARCONDES, José Sérgio (15 de junho de 2020). Administração de Materiais: O que é? Funções, Processos e Práticas. Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: https://gestaodesegurancaprivada.com.br/administracao-de-materiais-conceito – Acessado em (inserir data do acesso).

Referências Bibliográficas

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DIAS, M. A. P. Administração de Materiais: uma abordagem logística. 4ª ed. São Paulo: Atlas, 1993.

FENILI, R. R. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: Abordagem Completa. 3ª edição. São Paulo: Ed. Método, 2014.

MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2009.

POZO, Hamilton. Administração dos recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 2007.