As 4 Funções Administrativas: O que são, Quais são e importância

As funções administrativas são as principais atividades exercidas pelos gestores em uma organização. Elas se referem ao processo de planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades e recursos de uma organização, a fim de atingir os objetivos estabelecidos. Cada uma dessas funções administrativas possui suas próprias características e objetivos específicos.

Cada uma das quatros funções administrativas tem um papel específico no processo de gerenciamento, e juntas, elas compõem um ciclo contínuo de atividades administrativas. Elas ajudam as empresas e gestores a se manterem competitivos no mercado.

Essas funções administrativas são interdependentes e complementares, e precisam ser executadas de forma integrada para que se obtenha sucesso. Neste artigo, vamos explorar mais a fundo as funções administrativas na administração, seus objetivos, benefícios e como elas podem ser aplicadas na prática para melhorar a gestão das organizações, e impulsionar a sua forma de gerir atividades e negócios.

Por José Sérgio Marcondes.
Postado 25/04/2019 e atualizado 28/03/2023

O que é função administrativa?

Função administrativa refere-se as atividades realizadas pelos gestores para gerenciar os projetos e as operações de uma organização, a fim de atingir seus objetivos de forma eficiente e eficaz. Ela é responsável por sincronizar todas as demais funções da empresa, a ponto de torná-las rápidas, ágeis e competitivas, permitindo a produção de produtos e serviços com o mínimo de dispêndio de recursos.

O objetivo da função administrativa é assegurar que a organização alcance seus objetivos e metas de maneira eficiente e eficaz, garantindo a maximização dos recursos disponíveis e a obtenção de resultados positivos.

Os administradores e gestores, no exercício de suas atribuições, exercem quatro funções administrativas básicas (planejamento, organização, direção e controle). Essas funções foram definidas pelo estudioso da administração Henri Fayol, no início do século XX, e são consideradas até hoje como um dos principais fundamentos da administração.

O que são funções administrativas?

As funções administrativas são um conjunto de atividades essenciais para a administração de uma organização. Elas ajudam a garantir que a empresa esteja alinhada com seus objetivos e metas, que seus processos sejam estruturados e eficientes, que as pessoas estejam motivadas e trabalhando em equipe, e que os resultados sejam avaliados e monitorados de forma constante.

As funções administrativas quando consideradas em um todo integrado, formam o processo administrativo, mas quando consideradas isoladamente, constituem as funções administrativas.

Em geral, as funções administrativas são realizadas em diferentes níveis da organização, cada um com sua própria responsabilidade e escopo. Para que a organização seja bem-sucedida, as funções administrativas devem ser realizadas de maneira integrada e eficiente, com base em informações e dados confiáveis, de forma a garantir o alinhamento entre os objetivos e as ações da organização.

Quais são as funções administrativas?

As funções administrativas são planejamento, organização, direção e controle dos recursos humanos, materiais, financeiros e tecnológicos das organizações, visando o alcance dos objetivos de longo prazo, que sejam positivos tanto para a empresa, quanto para os seus funcionários e demais envolvidos.

Essas funções estão inter-relacionadas e são realizadas de forma contínua, pois a administração é um processo dinâmico que exige uma constante revisão e ajuste das atividades. Em resumo, as funções administrativas são os principais pilares da administração, que ajudam a empresa a alcançar seus objetivos e maximizar seus resultados.

As 4 funções administrativas são:

1. Planejamento

O planejamento é a primeira função administrativa e envolve o estabelecimento de objetivos, metas e estratégias, bem como a criação de planos de ação para alcançá-los. O planejamento ajuda a empresa a definir prioridades e recursos necessários para alcançar seus objetivos. É o momento de definir o que se pretende alcançar e como será feito.

O planejamento é baseado em informações e dados coletados do ambiente interno e externo da organização. Ele é realizado em todos os níveis da organização e deve ser flexível o suficiente para se adaptar às mudanças do ambiente.

Os meios utilizados para o planejamento incluem análise de mercado, projeções financeiras, pesquisas de opinião, análise de concorrência, entre outros.

Quero saber mais sobre a função de planejamento na administração

2. Organização

A organização é a segunda função administrativa e envolve a definição da estrutura da organização, designação de responsabilidades e autoridades, definição de processos e fluxos de trabalho. A organização ajuda a empresa a gerenciar seus recursos de maneira eficiente e a criar um ambiente de trabalho integrado e produtivo.

A organização pode ser realizada por meio de diversos mecanismos, tais como diagramas, fluxogramas, organogramas, manuais de processos, manuais de cargos e funções, políticas, entre outros.

A organização como função administrativa complementa a função de planejamento, tendo em vista que, para atingir os objetivos e metas, as organizações devem preparar uma estrutura interna de modo a se tornarem eficientes no desempenho das tarefas necessárias para o cumprimento da sua missão.

Quero saber mais sobre a função de organização na administração

3. Direção

A direção é a terceira função administrativa e envolve a liderança e motivação dos colaboradores, incluindo a supervisão e orientação do trabalho das equipes. A direção ajuda a empresa a garantir que as equipes trabalhem de maneira eficaz e produtiva. É o momento de orientar, supervisionar e apoiar as equipes para que possam cumprir suas metas.

Os meios utilizados para a direção incluem liderança, comunicação, motivação e treinamento dos colaboradores, bem como o estabelecimento de metas e objetivos claros, políticas de remuneração e reconhecimento de desempenho.

Para que uma organização funcione adequadamente ela precisa ser dirigida, ela precisa ser governada e orientada para os objetivos pretendidos. Caso contrário ficaria à deriva, sem rumo certo.

Quero saber mais sobre a função de direção na administração

4. Controle

O controle é a quarta e última função administrativa e envolve o monitoramento e avaliação das atividades e resultados da empresa, comparando-os com os objetivos e metas estabelecidos e tomando ações corretivas para corrigir desvios.

O controle ajuda a empresa a garantir que ela alcance seus objetivos e metas e a corrigir desvios de maneira oportuna. É o momento de identificar desvios e corrigir possíveis problemas, visando garantir que a organização alcance seus objetivos de forma eficiente e eficaz.

Os meios utilizados para o controle incluem o estabelecimento de indicadores de desempenho, monitoramento de processos, avaliação de resultados, auditorias internas e externas, entre outros.

O objetivo do controle na administração é aumentar a eficiência e a eficácia da empresa, garantindo que recursos importantes, como tempo, dinheiro e pessoal, sejam usados de maneira eficiente. Ele também ajuda a identificar problemas e oportunidades de melhoria contínua, o que permite à empresa se adaptar e se desenvolver de maneira constante.

Quero saber mais sobre a função de controle na administração

Para que servem as funções administrativas?

As funções administrativas servem para ajudar os gestores a gerenciar efetivamente as operações e recursos de uma organização, a fim de alcançar os objetivos e metas estabelecidos. Cada uma das quatros funções administrativas (planejamento, organização, direção e controle) tem um papel específico no processo de gerenciamento, e juntas, elas compõem um ciclo contínuo de atividades administrativas.

A finalidade do planejamento é estabelecer objetivos e metas, bem como criar um plano de ação para alcançá-los. Em resumo, as funções administrativas são essenciais para a administração de uma organização, pois ajudam os gestores a gerenciar seus recursos e equipes de maneira eficaz e a alcançar os objetivos e metas estabelecidos.

Quais são os objetivos das funções administrativas?

As funções administrativas visam ajudar a empresa a alcançar seus objetivos e metas, gerenciar seus recursos e equipes de maneira eficaz, criar um ambiente de trabalho produtivo e garantir que as atividades da empresa estejam alinhadas aos seus objetivos estratégicos.

As funções administrativas têm como objetivos principais:

1. Estabelecer objetivos e metas, bem como criar um plano de ação para alcançá-los. Assim como ajudar a empresa a definir prioridades e recursos necessários para alcançar seus objetivos.
2. Definir a estrutura da organização, designar responsabilidades e autoridades, definir processos e fluxos de trabalho. Com a finalidade de ajudar a empresa a gerenciar seus recursos de maneira eficiente e a criar um ambiente de trabalho produtivo.
3. Direcionar, liderar e motivar os colaboradores, incluindo a supervisão e orientação do trabalho das equipes para garantir que as equipes trabalhem de maneira eficaz e produtiva.
4. Monitorar e avaliar as atividades e resultados da empresa, comparando resultados obtidos e tomando ações corretivas quando necessário.

Quais são os níveis das funções administrativas?

As funções administrativas são realizadas em diferentes níveis na organização, dependendo do escopo e da complexidade das atividades envolvidas. Os três níveis básicos das funções administrativas são:

1. Nível estratégico: responsável pela gestão estratégica da organização, definindo seus objetivos e metas a longo prazo, identificando oportunidades e ameaças do ambiente externo e definindo as diretrizes para a alocação de recursos. As funções administrativas nesse nível são principalmente de planejamento estratégico.
2. Nível tático: responsável pela implementação das estratégias definidas pelo nível estratégico, traduzindo os objetivos estratégicos em planos de ação de médio prazo, definindo a estrutura organizacional e os processos internos, gerenciando as equipes e alocando recursos. As funções administrativas nesse nível são principalmente de organização e direção.
3. Nível operacional: responsável pela execução das atividades diárias da organização, produzindo bens ou serviços, monitorando a qualidade, a produtividade e o desempenho das equipes, gerenciando os recursos materiais e financeiros. As funções administrativas nesse nível são principalmente de controle.

Qual a importância das funções administrativas?

As funções administrativas são de extrema importância para o sucesso de uma empresa, pois elas permitem a gestão eficiente dos recursos da organização e a tomada de decisões estratégicas. São a base do processo da administração da organização e servem para orientar as atividades da empresa em direção aos objetivos estabelecidos.

As funções administrativas são essenciais para qualquer tipo de organização uma vez que trazem vários benefícios, tais como:

1. Previsibilidade: O planejamento permite que os administradores antecipem problemas e oportunidades, reduzindo os riscos e aumentando as chances de sucesso da organização.
2. Maior eficiência: A organização adequada dos recursos e processos permite que a funcione de forma mais eficiente, reduzindo o desperdício e melhorando a produtividade.
3. Maior eficácia: A direção adequada dos colaboradores, a comunicação clara dos objetivos e a coordenação das atividades da organização contribuem para uma maior eficácia da organização.
4. Monitoramento de progresso: O controle permite que os gestores monitorem as atividades da organização e verifiquem se estão de acordo com os objetivos estabelecidos, possibilitando a correção de desvios e a tomada de decisões mais assertivas.
5. Maior flexibilidade: A gestão adequada das funções administrativas permite que a organização seja mais flexível e adaptável às mudanças do ambiente externo, reduzindo os riscos e aproveitando oportunidades.

Conclusão

As funções administrativas são essenciais para o sucesso de qualquer empresa ou organização. Elas fornecem um modelo para gerenciar os processos e recursos, e ajudam a garantir que os objetivos sejam alcançados de maneira eficiente e eficaz. O planejamento, organização, direção e controle são fundamentais para a gestão de qualquer empreendimento, independentemente do tamanho ou setor de atuação.

Cada uma dessas funções tem seus próprios meios e estratégias, mas todas elas devem trabalhar juntas para garantir que a empresa possa crescer e se adaptar às mudanças e oportunidades do mercado. É importante lembrar que a gestão administrativa deve ser contínua e adaptável, a fim de manter a empresa competitiva e bem-sucedida no longo prazo. Portanto, a adoção das funções administrativas como prática da administração pode ser um diferencial para as empresas que buscam uma vantagem competitiva no mercado.

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José Sergio Marcondes – CES – CPSI – Gestor, Consultor e Diretor do IBRASEP. Sou um profissional com competências sólidas nas áreas de segurança privada e gestão empresarial. Conecte comigo nas redes sociais.

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Dados para Citação Artigo

MARCONDES, José Sérgio (28 de fevereiro de 2023). As 4 Funções Administrativas: O que são, Quais são e importância .Disponível em Blog Gestão de Segurança Privada: /– Acessado em (inserir data do acesso).

Referências Bibliográficas

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CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 6. ed. Rio de Janeiro,Elsevier, 2000.

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. Uma visão abrangente da moderna administração das organizações: edição compacta. 3. ed. Rio de Janeiro, Elsevier, 2004.

MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Introdução à administração. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2000.

MONTANA, Patrick J. Administração. São Paulo: Saraiva, 1998.